Адресування та оформлення тексту документа.
Якщо документ адресовано установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування даються у називному відміннику, наприклад:
Міністерство освіти та науки України
або
Міністерство молоді та спорту України
Департамент олімпійських видів спорту
Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відміннику, а посада і прізвище адресата – у давальному, наприклад:
Міністерство молоді та спорту України
Департамент олімпійських видів спорту
Головному спеціалісту
Тарасюку В.І.
Адресуючи документ керівнику установи
або його заступнику, найменування установи включають до складу найменування посади адресата, наприклад:
Голові центральної ради ВФСТ “Колос”
МЕНДУСУ О.П.
У разі необхідності вказують почесне звання та вчений ступінь адресата, наприклад:
Національний університет фізичного виховання і спорту України
Завідуючому кафедри менеджменту і економіки спорту
проф. Мічуді Ю.П.
Надсилаючи документ багатьом однорідним установам, адресата зазначають узагальнено, наприклад:
Начальникам управлінь з питань фізичної культури і спорту
Повна поштова адреса зазначається в разі направлення документа разовим кореспондентам, наприклад:
Редакція журналу “Персонал”
252039, Київ-39, вул. Димітрова, 8
Адресуючи документ приватній особі, спочатку зазначають поштову адресу, потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:
327028, м. Миколаїв
вул. Очакіська 27, кв.10
Хмелику А.П.
Якщо документ надсилається органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам, їх потова адреса на документі не проставляється, наприклад:
Інститут “Київдніпротранс”
Начальнику відділу кадрів
Звягінцевій Г.В.
Текст(реквізит 21) – головний реквізит, заради якого створюється документ;
- це сукупність речень, об'єднаних у тематичну й структурну цілісність за правилами певної мовної системи.
Вимоги до тексту документа:
l має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи;
l повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження;
l оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм;
l суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.
Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах.
Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи:
l вступ (зазначається причина написання документа);
l основну частину (викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування);
l закінчення (вказується мета, заради якої складено документ).
Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:
1. Текст викладати від третьої особи:
l Комісія ухвалила... ;
l Інститут просить... ;
l Ректорат клопочеться...
2. Від першої особи пишуться:
l заяви,
l автобіографії,
l доповідні й пояснювальні записки,
l накази.
3. Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.
4. Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу:
l відповідно до,
l у зв'язку з,
l згідно з,
l з метою,
l необхідний для,
l в порядку.
5. Використовувати синтаксичні конструкції типу:
l Доводимо до Вашого відома, що... ;
l Нагадуємо Вам, що... ;
l Підтверджуємо з вдячністю... ;
l У порядку надання матеріальної допомоги...;
l У порядку обміну досвідом...;
l У зв'язку з вказівкою...;
l Відповідно до попередньої домовленості...;
l Відповідно до Вашого прохання...
6. Дієприслівникові звороти вживати
на початку речення:
l Враховуючи...;
l Беручи до уваги...;
l Розглянувши...;
l Вважаючи...
7. Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.
8. Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки — після опорного слова, вставні слова — на початку речення).
Заголовок до тексту (реквізит 19)
– відбиває головну ідею тексту і, як правило, оформлюється за допомогою віддієсловного іменника як відповідь на запитання:
l НАКАЗ (про що?) про створення підрозділу установи;
l ПРОТОКОЛ (чого?) засідання експертної комісії;
l АКТ (про що?) про відсутність працівника на робочому місці;
l ЗВІТ (про що?) про наукову діяльність;
l ПОЛОЖЕННЯ (про що?) про проведення чемпіонату університету з легкої атлетики;
l ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ (кого?) викладача з фізичного виховання;
l ПРОТОКОЛ (чого?) загальних зборів трудового колективу спортвної школи.
Під час складання заголовку документа слід дотримуватися таких правил:
l Заголовок до тексту має бути лаконічним і точним, максимально повно розкривати зміст документа.
l Заголовок до тексту документа оформлюють без відступу від межі лівого берега, максимальна довжина рядка — 73 мм (приблизно 28 знаків, надрукованих гарнітурою Times New Roman із розміром шрифту 14 друкарських пунктів, через один міжрядковий інтервал). Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).
l Текст від заголовка, як правило, розміщується через 3-4 інтервали.
l Лише документи (передусім службові листи), надруковані на папері формату А5, дозволяється надсилати без заголовка. Крім того, не потрібно складати заголовок до текстів заяв, телеграм і телефонограм.
4. Погодження та засвідчення документа.
Мета – підвищити якість ділових паперів шляхом компетентної оцінки їх змісту, редакції, оформлення відповідними службовими особами.
Форми погодження документів:
1. Внутрішнє з:
l підрозділами;
l службовими особами.
2. Зовнішнє з:
l підвідомчими організаціями;
l сторонніми організаціями.
Внутрішнє погодження проекту документу є його візування.
Віза (реквізит 25) складається з:
l підпису особи, яка візує;
l дати;
l в разі необхідності зазначається посада, а підпис розшифровується;
Дата добавления: 2016-02-09; просмотров: 1511;