Зберігання готівкових коштів в касі та документальне оформлення касових операцій

Готівкові розрахунки в діяльності підприємств

Під готівковими розрахункамислід розуміти платежі готівкою підприємств (підприємців) та фі­зичних осіб за реалізовану продукцію (товари, виконані роботи, надані послуги), а також за опе­раціями, що безпосередньо не пов'язані з реалі­зацією продукції (товарів, робіт, послуг) та іншого майна (п. 1.2 Положення № 637).

Готівкові розрахунки передбачають розрахунки не лише за реалізовану продукцію (товари, роботи, послуги), а й за позареалізацій­ними операціями. До позареалізаційних над­ходженьвідносять надходження від операцій, з погашення дебіторської заборгованості, заборгованості за позиками, безоплатно отримані кошти, відшкодування ма­теріальної шкоди, внески до статутного фонду, платежі за надане в лізинг (оренду) майно, роялті, дохід (проценти) від володіння корпоративними правами, повернення невикористаних підзвітних сум та інші надходження.

Суб'єкти підприємницької діяльності провадять готівкові розрахунки між собою, а також з фізич­ними особами за рахунок готівкової виручки або коштів, отриманих у банках. При цьому готівкові розрахунки здійснюються через:

—реєстратори розрахункових операцій (РРО) або з використанням розрахункових квитанцій (РК);

—касу підприємства з оформленням прибут­кових та видаткових касових ордерів;

—установи банків шляхом унесення готівки на відповідні рахунки.

Більшість операцій з отримання готівкових грошових коштів у сфері торгівлі, гро­мадського харчування та послуг потребують за­стосування РРО чи РК. Виняток становлять опе­рації, зазначені у ст. 9 Закону про РРО.

Якщо розрахунки провадяться шляхом уне­сення готівки до установ банків без відкриття поточного рахунка для подальшого перераху­вання їх на рахунки підприємств (підприємців) або фізичних осіб, то такі розрахунки є для покупців (платників коштів) готівковими,а для підприємств-продавців —безготівковими(п.п. 2.5 Положення № 637).

Зберігання готівкових коштів в касі та документальне оформлення касових операцій

Для приймання, зберігання та витрачання го­тівкових коштів підприємства повинні мати касу.

Згідно з п. 1.2 Положення № 637касоюнази­вається приміщення чи місце здійснення готівко­вих розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів. Виходячи з цього визначення касою може вважатися:

—окреме приміщення (кімната), обладнане відповідно до вимог, що висуваються до збері­гання грошових та інших цінностей;

—робоче місце касира (у тому числі якщо воно знаходиться у приміщенні, в якому працюють інші працівники бухгалтерії), на якому здійснюються готівкові розрахунки та ведеться касова книга;

—місце проведення готівкових розрахунків у торговельній точці (точці надання послуг, ви­конання робіт).

Разом із тим керівники підприємств мають за­безпечити відповідне облаштування кас, надійне зберігання готівкових коштів у них, а також збе­реження готівкових коштів при доставці з уста­нови банку і здаванні до установи банку. Якщо з вини керівників не було створено необхідні умови для забезпечення збереження коштів під час їх зберігання і транспортування, вони несуть за це відповідальність у встановленому законо­давством України порядку (п. 4.1 Положення № 637).

Згідно з п. 3.13 Положення № 637виносити касові документи з приміщення дозволяється лише за наявності письмового дозволу керівника чи го­ловного бухгалтера підприємства. У цьому випадку такі документи має бути повернено до приміщення підприємства до кінця робочого дня.

Відповідальною особою в касі підприємства є касир. Він несе повну матеріальну відповідальністьза збереження всіх прийнятих ним цінностей.

Слід звернути увагу, що зберігання в касі готівки та інших цінностей, що не належать підприємству, забороняється.

Одним із головних питань дотримання касової дисципліни є правильне документальне оформ­лення операцій з готівкою. Будь-який пер­винний документ має юридичну силу та є підста­вою для відображення господарської операції в бухгалтерському обліку тільки за умови запов­нення всіх його обов'язкових реквізитів. У свою чергу, неправильне оформлення первинних до­кументів про рух готівки може обернутися для підприємства штрафними санкціями.

Порядок оформ­лення касових операцій, так само як і інші питання готівкового обігу, регулюється Положенням № 637.

Приймання готівки до каси підприємства здій­снюється за прибутковими касовими ордерами(п. 3.3 Положення № 637), а видача готівки оформляється видатковими касовими орде­рамита видатковими (платіжними) відомостями(п. 3.4 По­ложення № 637).

До передачі в касу підприємства касові ордери реєструються в Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів(п. 3.11 По­ложення № 637). Крім того, для обліку готівки в касі застосовуються касова книгата книга об­ліку прийнятих і виданих касиром грошей.

Послідовність дій бухгалтера та касира при оформленні касових операцій показано на схемі документообігу (див. рис. 4.1.).

Бухгалтер	Виписує прибутковий касовий ордер, видатковий касовий ордер та видаткову відомість
Бухгалтер	Реєструє прибутковий касовий ордер, видатковий касовий ордер та видаткову відомість у Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів
Бухгалтер	Передає прибутковий касовий ордер, видатковий касовий ордер та видаткову відомість на підпис головному бухгалтеру та/або директору
Керівник та /або головний бухгалтер	Підписує прибутковий касовий ордер і проставляє на квитанції до прибуткового касового ордера відбиток печатки, видатковий касовий ордер та видаткову відомість
Бухгалтер	Передає підписаний прибутковий касовий ордер, видатковий касовий ордер та видаткову відомість. касиру
\
Касир	Перевіряє правильність оформлення ордерів, видаткової відомості та підписи уповноважених осіб

При не правильному оформленні документів, вони не проводяться по касі.

При правильному оформленні документів, касир та бухгалтер проводить слідуючі операції;

Касир	Одержує (оприбутковує) готівку за прибутковим касовим ордером, проводить видачу за видатковим касовим ордером та по платіжній відомості
Касир	Підписує прибутковий касовий ордер, видатковий касовий ордер та платіжну відомість
Касир	Здійснює записи у касовій книзі на підставі вказаних первинних документів про поступлення та витрачання коштів
Касир	Наприкінці дня зводить книгу та передає касові документи і звіт касира бухгалтеру під підпис у касовій книзі
Касир	На основі касової книги заносить дані у книгу обліку прийнятих і виданих касиром грошей
Бухгалтер	Заносить дані з прибуткового касового ордера, видаткового касового ордера та платіжної відомості в персональний комп’ютер у програму «1 С Бухгалтерія»

Рис.4.1.Послідовність дій бухгалтера та касира при оформленні касових опер

Приблизний перелік документів, на підставі яких оформляються прибуткові касові ордери, наведено в табл.4.1.

Таблиця 4.1

Прибутковий касовий ордер, за яким отримано готівку, додається до звіту касира.

Орієнтовний перелік документів, на підставі яких оформляються видаткові касові ордери, наведено в табл.4.2.

Таблиця 4.2.