Заголовок документа.

Заголовок документа розміщується у

верхній частині документа, включає:

l повну назву організації або підприємства (автора документа);

l адрес;

l номери телефонів;

l номер факсу,

l коди тощо.

Форма заголовка, його дизайн, виконана в кольорі – обличчя підприємства.

l Державний герб (реквізит 1)

розташовується посередині бланка або

у кутку над серединою рядка з назвою

організації. Державний герб наносяться

на бланки документів органів державної

влади, інших державних органів.

l Емблема організаціїчи підприємства(реквізит 2) – це символічне графічне зображення, що розкриває направлення її діяльності. Розміщується поряд з назвою організації. Емблему можна використовувати як товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.

l Зображення державних нагород (реквізит 3) - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа.

Код підприємства, установи, організації та код форми документа (реквізит 4, 5) - вказуються в разі потреби. Згідно з відповідними класифікаторами.

Найменування автора (реквізит 6, 7, 8) назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині сторінки.

l Індекс підприємства зв'язку (реквізит 9),

поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу,

номер телефону, факсу, номер рахунку в банку – розміщується тільки на бланках листів та розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил:

252030; м. Київ, вул. Пирогова, 9, т. 22 1-99-33.

На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунку у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО №321 518.

l Назва виду документа (реквізит 10). Визначається як найменування сукупності документів, що виконують однорідні функції (наказ, протокол, акт, довідка тощо) – один обов’язкових реквізитів, що сприяє прискореному визначенню змісту документа.

2. Датування та індексація документа.

Дата (реквізит 11) є обов'язковим елементом будь-якого документу. Позбавлений дати, він певною мірою втрачає юридичну силу. Датою документа може стати день підписання (лист, наказ) або затвердження (план, звіт, інструкція).

Документи набувають чинності з моменту їх підписання або затвердження, якщо у тексті або законодавством не передбачена інша дата.

Документи, які підлягають державній реєстрації у Мінюсті України набувають чинності через 10 днів після реєстрації.

Проставляється дата підписання документа в його лівій частині разом з індексом на спеціально відведеному для нього місці бланку. Якщо документ складається не на бланку, його дата проставляється нижче підпису, ліворуч.

l Індекс документа (реквізит 12)

найчастіше включає три пари арабських

цифр, де перша пара – індекс структурного

підрозділу, друга – номер справи, де зберігається копія вихідного документа, третя – порядковий номер за журналом обліку (наприклад: вхідний номер №07-18/76).

l Посилання на індекс та дату вхідного документа (реквізит 13) має включати дату й індекс, вказані установою, що видала або уклала документ на який дається відповідь (наприклад: на №04-20/83 від 12.12.14).

l Місце складання або видання (реквізит 14) включає в себе назву населеного пункту, де видається документ. Проставляється на тому ж місці, що реквізит 13.