ОТКРЫТЫЕ И ЗАКРЫТЫЕ СИСТЕМЫ.

С помощью системного подхода обеспечивается всесторонний анализ строения организации. Система - набор взаимосвязанных и взаимозависимых частей, составленных в таком порядке, который позволяет воспроизвести целое. Внутренние отношения частей являются особенной характеристикой при рассмотрении систем. В каждой системе существует интеграция (чтобы поддерживать отдельные части в одном организме и формировать завершенное целое) и дифференциация. Организации распадаются на отдельные части (составные элементы) и при этом сами являются подсистемами в рамках более крупной системы.

Различают открытые и закрытые системы. Второе понятие - закрытые системы - появилось в физике; оно обозначает систему, являющуюся самосдерживаемой, a i основной чертой является существенное игнорирование внешнего воздействия. Идеальной системой закрытого i типа была бы такая система, которая не принимает энергии от внешних источников и не дает энергию внешней среде. Закрытая организационная система применяется мало.

Открытая система вступает в динамическое взаимодействие с миром, ее окружающим. Организации получают сырье и человеческие ресурсы из окружающего мира, зависят от клиентов и заказчиков, потребляющих их продукцию. Финансовые учреждения, рабочая сила_, поставщики, заказчики - все является частью внешней среды.

Разделение систем на открытые и закрытые не является жестким, установленным навсегда. Открытая система может стать закрытой и не отрицается возможность обратной ситуации. Открытые системы тяготеют к дифференциации и усложнению, т.е. рост открытой системы сопровождается повышением уровня специализации ее элементов и усложнением структуры, расширением границ системы или созданием суперсистемы.

Все системы имеют вход, трансформационный процесс и выход: получают сырье, энергию, информацию, ресурсы, преобразуют их в товары и услуги, прибыль, отходы и пр.

Одна из особенностей открытой системы- признание взаимозависимости между системой и внешней средой. Существует граница, определяющая систему от ее окружения; изменения в системе воздействуют на внешнюю среду, и наоборот, изменения во внешней среде влияют на один или несколько элементов системы.

Внешняя среда организации:

1 )технологическая система - развитие науки, технологий;

2)экономическая система - уровень жизни, капитал, поставщики, потребители, конъюнктура, цены;

3)политическая система - конституционные основы, формы собственности, особенности законодательства, политическая стабильность;

4)социальная система - социальные нормы, социальные воззрения, этические нормы;

5)ресурсная система - рабочая сила, природные ресурсы, инфраструктура, территориальное положение.

Организация должна отражать состояние внешней среды, т.к. она должна создаваться таким образом, чтобы могла нормально функционировать. Действенная организация не может быть статичной, т.к. постоянно должен обеспечиваться вклад каждого ее члена в общую работу и эффективная помощь работникам в достижении поставленных целей. Организация должна оценивать изменения внешней среды и выбирать наилучшую ответную реакцию на них, чтобы способствовать достижению поставленных целей.

Обратная связь очень важна для открыты систем. Организации постоянно получают информацию из внешней среды, что способствует их приспособлению и позволяет предпринимать корректировочные действия по отношению к параметрам системы. Под обратной связью для организации понимается приток инсрормации или денег, позволяющий модифицировать производство или наладить выпуск новой продукции. Необходимо учитывать при укомплектовании организации недостатки и привычки людей.

Для руководителя организации очень важным является фактор выполнения ролей в организации различным людьми, в ней работающими.

Роли в организации: 1)определение основных обязанностей или областей деятельности -межличностные роли (главный руководитель, лидер, связующее звено); 2)определение свободы действий и полномочий - информационные роли (приемник информации, распространитель, представитель); 3)обеспечение информацией и другим инструментарием

роли, связанные с принятием решений (предприниматель, устраняющий нарушения; распределитель ресурсов, ведущий переговоры).

Внутренняя среда организации - это поведение ее членов. Для функционирования всех элементов организации и их разумной координации необходимо непрерывное поступление ресурсов - производственного аппарата, технологий, новых работников, материалов. Эти ресурсы необходимо вовремя заменять элементами равной производительности. Иные внутренние проблемы могут возникнуть из-за недостаточной скоординированности работы отделов внутри организации. Например, работники часто увольняются, а акционеры не торопятся вкладывать деньги в организацию из-за неудовлетворенности условиями труда и вознаграждением за участие в организации; в результате может возникнуть угроза существованию самой организации. Состав внутренней среды организации: 1)технологии; 2)цели; 3)люди; 4)структуры; 5)технико-технологическая система; 6)капитал; 7)система социальной организации.

Организации свойственен циклический характер функционирования: выходная продукция системы обеспечивает средства для нового инвестирования. Цикличность считается устойчивой и обеспечивающей жизнеспособность организации, если доходы промышленных организаций адекватны расходам на оплату кредитов, труда рабочих и погашения займов.

Организационные системы расположены к распадению на части или сокращению. Закрытая система может сокращаться, т.к. не получает ресурсов из внешней среды. Открытая система пользуется притоком ресурсов из внешней среды, превышающим их отток, поэтому она может избежать ликвидации, реконструировать себя, вырасти (= негативная энтропия). Стабильное положение достигается за счет постоянного обмена ресурсами.

Большие и сложные организационные системы имеют тенденцию к дальнейшему расширению, т.к. они получают запас прочности, выходящий за пределы простого выживания. Многие подсистемы в рамках системы имеют возможность получать больше ресурсов, чем требуется для производства продукции.

С ростом организации вышестоящие руководители должны передавать полномочия по выработке решений нижестоящим звеньям. Поэтому изменяется и их роль в организации: вместо выработки решений они руководят процессом выработки решений. При увеличении организации возникает необходимость разделения труда в сфере управления. Руководители высшего звена обладают первичными полномочиями и несут ответственность за определение характера системы управления организацией; прочие руководители подчиняются им и вырабатывают решения.

Открытые системы добиваются согласования двух конфликтных стратегий: действия по поддержанию сбалансированности системы обеспечивают взаимодействие с внешней средой, что предотвращает резкие изменения, способные разбалансировать систему. Действия по приспособляемости системы способствуют процессу адаптации к динамике внутреннего и внешнего и спроса. Стабильные организации, которые не способны адаптироваться к изменению условий, не могут долго существовать.

Организационная система может достичь своих целей, используя разные комбинации ресурсов и стратегий, поэтому-то и важно рассматривать разные способы и формы решения возникающих проблем, а не искать один «оптимальный» выход, приводящий к быстрым результатам.