Организация аналитической работы.

Эффективность анализа хозяйственной деятельности во многом зависит от правильности его организации.

Экономический анализ должен проводиться в определенной последовательности.

Основными этапами экономического анализа являются.

1. Определение цели и объектов анализа. Целью анализа может быть проверка выполнения бизнес-плана по определенным показателям, выявление тенденций в развитии хозяйственной деятельности, оценка эффективности использования ресурсов и т.д. В качестве объектов может выступать вся хозяйственная деятельность, отдельная отрасль (вид деятельности), отдельное предприятие, отдельный показатель.

2. Составление программы анализа. Программа анализа зависит от того, где проводится анализ, за какой период, с какой целью он проводится.

Если хозяйственная деятельность предприя­тий анализируется за длительный период (квартал, год), то программа анализа обычно имеет вид специального вопросника. При оперативном анализе вопросы могут не разрабатываться, а его данные заносятся в специальные аналитические таблицы.

3. Подбор материалов для анализа. Необходимо выяснить какие материалы, за какой период нужны для проведения анализа, объем этих материалов, их местонахождение.

4. Проверка собранных материалов. При проверке применяются различные способы:

- арифметическая проверка;

- логическая проверка;

- встречная проверка

и т.д.

5. Группировка материалов, приведение их в сопоставимый вид.

6. Составление аналитических таблиц. Аналитические таблицы - это способ наглядного оформления материалов анализа. Они заполняются на основании данных плана, проверенных бухгалтерских и статистических отчетов.

7. Обработка материалов анализа. В процессе обработки рассчитываются необходимые показатели, рассчитывается влияние факторов, влияющих на изучаемые показатели, устанавливаются основных из них. В процессе обработки применяются различные методы анализа. составляются графики, диа­граммы.

8. Оформление результатов проведенного исследования хозяйственной деятельности составляется аналитическая записка, в которой обобщаются результаты анализа, даются предложения по устранению выявленных недостатков в работе, по совершенствованию хозяйственно-финансовой деятельности.

9. Контроль за реализацией принятых по материалам анализа решений.

Организация анализа и глубина исследования хозяйст­венной деятельности зависят от места его проведения. В вышестоящих организациях, финансовых и кредитных учреждениях и органах статистики экономический анализ проводится в основном по данным отчетности (внешний анализ); на предприятиях (внутренний анализ) - с привлечением всех других источников информации. В результате внутренний анализ является более полным и глубоким.

Одним из основных требований, предъявляемых- к анализу хозяйственной деятельности, является его опера­тивность. В связи с этим на предприятиях всех отраслей экономики для выполнения аналитических работ должна применяться современная вычислительная и дру­гая техника.

Машинная обработка информации на кла­вишных вычислительных машинах снижает трудоемкость аналитических расчетов и повышает производительность труда работников управления в 3—6 раз, но не вносит принципиально нового в содержание экономического ана­лиза. Применение ПК позволяет коренным образом из­менить методику и содержание экономического анализа. Своевременно полученная, быстро и точно обработанная экономическая информация служит ценным материалом для оперативного управления предприятиями и хозяйст­венными организациями, достижения наилучших резуль­татов при наименьших затратах труда и средств.

Знание методики анализа хозяйственной деятельности является обязательным требованием для руководителей на всех уровнях управления экономикой. На предприятиях и в организациях торговли и общественного питания аналитическую работу по одним показателям (издержкам, финансовым результатам, основным и оборотным средст­вам и источникам их формирования, использованию прибыли) возглавляет главный бухгалтер, по другим - ру­ководители экономического, торгового, производственно-тех­нического и других отделов. Непосредственными исполни­телями работ по анализу хозяйственной деятельности яв­ляются экономисты, бухгалтеры, финансисты и работники других служб. По рекомендациям ученых-экономистов, изучению научно-технической информации и передового опыта руководители должны посвящать не менее 20—25 % своего рабочего времени. К сожалению, большинство руководителей на эти цели расходует лишь 5 % бюджета рабочего времени; другие работники —только 2—3 %.

В настоящее время в торговле и общественном питании нет типовых методик анализа хозяйственной деятельности и каждое предприятие (организация) прово­дит анализ по своей методике. Поэтому выводы и предло­жения по результатам проведенного экономического ана­лиза носят субъективный характер и в значительной степени зависят от эрудиции и квалификации работников. Не всегда достигаются глубина, комплексность и систем­ность анализа хозяйственной деятельности. Типовые методики должны охватывать все звенья управления отраслью в целом (от предприятия до министерства) как торгово-хозяйственного комплекса. В них наряду с тради­ционными вопросами анализа (изучением торгово-финан­совой деятельности, выполнения планов, использования товарных, трудовых и финансовых ресурсов, материально-технической базы) должны содержаться показатели оцен­ки выполнения плана, повышения эффективности торговли (общественного питания) и ее дальнейшей интенсифика­ции, внедрения в практику достижений научно-техническо­го прогресса, в том числе и новых технологий. В организациях торговли и общественного питания для каждого отдела должны быть разработаны должностные инструкции с указанием, какие показатели, в какой последовательности и детализации должны анали­зироваться работниками каждого отдела.