Информационное обеспечение экономического анализа.

Хозяйственные процессы и их результаты, складывающиеся под воздействием объективных и субъектив­ных факторов, получают соответствующее отражение в систе­ме экономической информации. Эта система представляет со­бой совокупность данных, всесторонне характеризующих хо­зяйственную деятельность на различных уровнях.

Информаци­онная система весьма динамична; она включает в себя совоку­пность входных данных, результаты их промежуточной обработки, выходные данные и конечные результаты, поступа­ющие в систему управления.

Экономический анализ базируется на системе экономи­ческой информации, которая лежит в основе оптимальных управленческих решений. Рационально организованный и соответствующим образом регулируемый информационный поток служит надежной базой для экономического анализа, а следовательно, и для принятия оптимальных управленческих решений.

Процессы пла­нирования и принятия решений могут быть эффективными только в том случае, если они базируются на точной и самой свежей информации.

Создание рационального потока информации должно опираться на определенные принципы:

- выявление информационных потребностей и способов наиболее эффективного их удовлетворения;

- объективность отражения процессов производства, обращения, распределения и потребления, использования природных, трудовых, мате­риальных и финансовых ресурсов;

- единство информации, поступающей из различных источников (бухгалтерского, статистического и оперативного учета), а также плановых данных, устранение дублирования в первичной информации;

- оперативность информации, обеспечивающаяся применением новейших средств связи и внедрением методов дистанци­онной передачи первичных данных;

- всесторонняя обработка первичной информации на ЭВМ с выведением на ее основе необходимых производных показателей;

- возможное ограни­чение объема первичной информации и повышение коэффициента ее использования;

- разработка программ использования и анализа первичной информации для целей планирования и управления.

Объективность отражения процессов производства, обра­щения, распределения и потребления, использования природ­ных, трудовых, материальных и финансовых ресурсов — ос­новное требование, которому должны удовлетворять дейст­вующие в настоящее время системы информации, учета и от­четности. Первичные документы, которые составляются заин­тересованными сторонами (преимущественно материально ответственными лицами), и сейчас в массе своей объективно отражают суть той или иной хозяйственной операции.

Информация об анализируемых предприятиях и организа­циях включает:

1)планово-нормативные источники анализа (данные планов, нормы расхода топлива, электроэнергии, материа­лов, сырья, обеспеченности и использования торговых и складских площадей, другие нормативные материалы, проектно-сметные документы, технические паспорта и т. п.);

2) данные бухгалтерского, статистического и опера­тивного учета и отчетности. В первую очередь изучают данные отчетности, так как они содержат обобщенные показатели. В отчетности предприятий и хозяйственных организаций содержится важнейшая информация об их хозяйственной деятельности (степени выполнения планов, эффективности хозяйствования, результатах работы, со­ставе, размещении и использовании хозяйственных средств и их источников образования и т.д.). Наиболее подробные сведения приводятся в годовых отчетах.

Особое значение для всех пользователей отчетными дан­ными имеет пояснение к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках.

Бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, другие формы отчетности могут служить солидной информационной основой экономического анализа хозяйственной деятельности предприятий и других коммерчес­ких структур. На их основе можно судить о выполнении обязательств, прежде всего, перед акционерами, инвесторами, покупателями, а также о возможных финансовых затруднениях, ведущих порой к «предынфарктному» финансовому состоянию.

Внутренняя система информации дает возможность ориен­тировочно (в порядке первого приближения) определить выс­шую и низшую границы продажных цен, установить зону коммерческого риска, линию финансового равновесия, крити­ческую точку финансовой устойчивости. В связи с этим боль­шое значение приобретает сейчас оперативная (ежедневная) информация.

Информационная ценность бухгалтерской отчетности, не­сомненно, повышается, если учетное хозяйство предприятия было предварительно проверено соответствующей аудиторс­кой службой

Для выяснения причин выявленных отклонений от планов используют текущий (и прежде всего бухгалтерский) учет, обладающий обширной аналитической информацией. По данным пер­вичных документов можно установить причины перерасхо­дов, уплаты штрафов, виновных лиц, изучить законность и целесообразность совершаемых хозяйственных опе­раций:

3) данные документальных ревизий, проверок, прика­зов и распоряжений предприятий, организаций, вышестоя­щих органов, хозяйственно-правовые материалы (догово­ры, спецификации, наряды, заявки и заказы на поставку товаров, решения арбитража и др.), протоколы заседаний балансовых комиссий, экономических советов, производ­ственных совещаний и т. п.;

4) личные наблюдения, материалы хронометража, фотографирования рабочего дня. Комплексное использование всех перечисленных источников информации дает возможность всесторонне и глубо­ко изучить хозяйственную деятельность предприятий, выявить и использовать имеющиеся резервы. Объем ин­формации определяется задачами анализа и периодом, за который он проводится.

Прежде чем проводить анализ хозяйственной деятель­ности, следует проверить оптимальность планов; соответ­ствие плановых показателей, приводимых в бухгалтерской и статистической отчетности, утвержденным планам; увязку плановых показателей между собой, обоснован­ность применяемых на предприятиях норм и нормативов. Проверяя качество отчетных материалов, устанавливают: соответствие отчетности действующим формам; правиль­ность заполнения всех форм отчетности; обеспеченность преемственности и сопоставимости отчетных и плановых данных; увязку показателей в различных формах отчет­ности; правильность и своевременность отражения в учете и отчетности всех хозяйственных операций и т.д. Все формы отчетности должны быть заполнены в соответст­вии с действующими инструкциями.