Роль экономического анализа в системе управления предприятием.

Процесс управления - это непрерывный, целенаправленный социально-экономический и организационно-технический процесс, осуществляемый с помощью различных методов и технических средств для достижения поставленных задач.

Основной целью системы управления является обеспечение ус­ловий, необходимых для реализации поставленных целей, а среда них решающее место отводится экономическим методам целена­правленного воздействия на объект управления.

Управление можно рас­сматривать как процесс воздействия органов управления на мате­риальное производство с использованием определенных методов.

Управление, представляя собой информационный процесс, как правило, остается неизменным по структуре операций; К ним от­носятся: получение, обработка, хранение информации, выработ­ка управляющего решения, передача управляющего воздействия на объект, контроль исполнения, анализ результатов воздействия принятого решения.

Выработка управляющего решения составляет одну из главных задач процесса управления предприятием. Экономический анализ в процессе управления выступает как элемент обратной связи между управляющей и управляемой системами. Управляющий орган пе­редает командную информацию на объект управления, который, изменяя свое состояние, через обратную связь сообщает управля­ющему органу о результатах выполнения команды и о своем но­вом состоянии.

Если учет поставляет информацию, то экономический анализ должен превратить ее в пригодную для принятия решения. Логи­ческая обработка, причинное изучение, обобщение фактов, их си­стематизация, выводы, предложения, поиск резервов - все это задачи экономического анализа, который призван обеспечить обоснованность управляющего решения и повысить его эффек­тивность. Экономический анализ выполняет сопутствующую, об­служивающую функцию в процессе принятия решения, являясь методом исследования управляемой системы. Без качественного осуществления обратной связи в процессе управления, которая достигается путем автоматизации экономического анализа, нельзя добиться полной эффективности системы управления пред­приятием.

Экономический анализ, занимая промежуточное положение между обработкой данных и принятием решения, оказывает не­посредственное влияние на качество принимаемых управленчес­ких решений. Подготовка и принятие решений требуют содержа­тельного экономического анализа, который указывает пути реа­лизации решения, а выбор методов и средств их реализации во многом зависит от результата анализа. Анализ представляет со­бой содержательную сторону процесса управления организацией. Он является инструментом подготовки управляющего решения.

Роль экономического анализа в управлении органи­зацией заключается в следующем:

1) позволяет установить основные закономерности развития предприятия, выявить внутренние и внешние факторы, стабиль­ный или случайный характер отклонений и является инструмен­том обоснованного планирования;

2) способствует лучшему использованию ресурсов, выявляя не­использованные возможности, указывая направления поиска ре­зервов и пути их реализаций;

3) способствует воспитанию коллектива организации в духе бе­режливости и экономии;

4) воздействует на совершенствование механизма самоокупае­мости предприятия, а также самой системы управления, вскрывая ее недостатки, указывая пути лучшей организации управления.

Экономический анализ способствует выявлению связей между отдельными объектами управления, правильному обоснованию цели и отбору эффективного варианта решения. В процессе при­нятия решения экономический анализ уменьшает неопределен­ность исходной ситуации и риск, связанный с выбором правиль­ного решения.

В процессе выработки решений можно выделить четыре основ­ные фазы.

1. Изучение исходного положения, сбор и передача информа­ции о фактическом состоянии объекта управления. Это важный аспект аналитической работы органов управления, позволяющий определить современные и будущие условия, в которых находится объект управления, и сравнить их с общими целями, для того что­бы сформулировать основные проблемы решений.

2. Обработка информации, подготовка и принятие решений. В этой фазе производится всесторонняя обработка информации, сопоставление, выяснение причин, разрабатываются возможные аль­тернативы вариантов, определяются критерии. В этой фазе осу­ществляется разработка проектов, их технико-экономическое обо­снование, определение общих целей и задач при учете имеющихся ресурсов. Задачей экономического анализа на данном этапе явля­ется выбор лучшего варианта.

3. Организация и осуществление решений, выдача команд объекту управления для устранения выявленных отклонений.

4. Расчет и контроль осуществления решений. На этом этапе анализируется фактическая эффективность решений. Одним из важнейших видов решений является план, а экономический анализ обоснования планов, выбора вариантов, оценки степени их выполнения и факторов, повлиявших на отклонение от плана

Процесс управления расчленяется на основные и обслуживающие функции.

К основным функциям относятся:

1. Функция планирования, которая включает долгосрочное, текущее и опе­ративное планирование. При этом выполнение всех видов работ идет взаимосвязанными этапами: оценка внешней ситуации; оп­ределение спроса на продукцию; создание системы связей и фор­мирование потоков информации для планирования; определение главных целей и задач; разработка общих планов на длительный период, текущих планов. Оперативное планирование дополняет текущее планирование и связано с разработкой планов на корот­кие промежутки времени.

2. Функция организации обеспечивает формирование пространственно-временных отклонений, пропорций в использовании материально-вещественных элементов производства и труда.

3. Функция контроля следует за учетом, включает регулярный и периодический контроль, который проявляется в выявлении и отборе данных, отражающих выполнение плановых заданий, нормативов и отклонений от них.

4. Регулирование – функция управляющей системы, которая обеспечивает направление деятельности объекта управления в соответствии с планом. Ее роль выражается в коррекции, благодаря которой устраняются случайные отклонения системы. В зависимости от объектов различают регулирование запасов, затрат на производство, календарных планов.

К обслуживающим функциям относятся:

1. Функция учета призвана отражать результаты производственно-хозяйственной деятельности предприятия, обеспечивать данные о состоянии объекта управления за определенный период и включает бухгалтерский, статистический, оперативный учет.

2. Экономический анализ, который включает оценку внутренних и внешних факторов создавшейся ситуации, общих тенденций развития экономических процессов, возможных резервов повышения эффективности производства; предусматривает оценку степени напряженности и выполнения плана по всем видам показателей, изучение хода оперативного выполнения плана, и т.д. В основании управленческого решения экономический анализ способствует решению таких вопросов, как обоснование альтернатив и отсев нерациональных, сравнение и выбор наиболее предпочтительных вариантов, анализ ожидаемых результатов.

Экономический анализ, опираясь на данные учета, составляет базу обоснованного планирования, предваряет планирование, за­вершает выполнение плана и идет в ходе его оперативного осуще­ствления. Анализ тесно связан с учетом и контролем. Учет несет информацию о состоянии объекта управления. Контроль базиру­ется на сопоставлении учетной информации с нормативной, пред­полагает ревизию, административные санкции. Если контроль ус­танавливает только факт самого отклонения, то задача анализа, используя данные, накопленные учетом и контролем изучить; за­кономерности отклонений, их стабильность; фактору вызвавшие их конкретные причины; размер возможных резервов при устра­нении возмущающих воздействий; возможные пути реализации резервов; их эффективность; перспективы развития. Задачи эко­номического анализа гораздо шире контрольных функций.

Рациональная организация производственного процесса возможна только на основе тщательного экономического анализа всех ситуа­ций управления, а увеличение технических возможностей управле­ния позволяет сместить цели от оценки деятельности за прошлый период к анализу текущих и будущих ситуаций, необходимому для обоснованного принятия тактических и стратегических решений.

Укрупненная модель системы аналитического обеспечения (САО) состоит из блоков, соответствующих объектам управления и процессам производственно-хозяйственной деятельности. Произ­водственно-хозяйственная деятельность представляет собой нало­жение процессов на ресурсы. Входом являются ресурсы, матери­ально-вещественные потоки, которые, проходя через процессы, в том числе производственный процесс, выходят в виде результатов (готового продукта, прибыли, финансовых операций), завершаю­щих старый и начинающих новый цикл процессов.

Структура САО может быть представлена в виде блока-матрицы. Каждый блок соответствует объекту управления на определенной стадии кругооборота. Объекты управления рассматриваются в уп­равляющей и управляемой системах. При этом под управляемой системой понимается само производство с его обслуживанием, а под управляющей системой - совокупность элементов, на производство для реализации определенной цели управления.

Под объектами управления понимаются ресурсы (средства труда, предметы труда, труд и заработная плата, финансовые ресур­сы) и результаты (продукт труда, затраты, прибыль, финансовые операции).

Необходимо четко выделить объекты управленческого и финансо­вого анализа.

Объектами управленческого, или внутреннего, анализа пред­приятия являются ресурсы и результаты (продукция и себестоимость); финансового анализа - прибыль, финансовые потоки и финансовые операции.

Если взять процессы кругооборота хозяйственной деятельнос­ти, то управленческий анализ охватывает материальные потоки (снабжение, производство и частично, реализация), а финансовый анализ - финансовые потоки, на­чиная с формирования прибыли на стадии процесса реализации и в процессе расчетов и распределения.

Задачи управленческого анализа фор­мируются по решению администрации предприятия, являются внутренним его делом и направлены на осуществление производственно-хозяйственной деятельности. Управленческий анализ не затрагивает интересы внешних пользователей.

Проведение финансового анализа предусмотрено законодательством, и его результаты интересуют широкий круг как внут­ренних, так и внешних пользователей.

Содержание экономического анализа

Под наукой в широком смысле слова понимается совокуп­ность знаний о природе, обществе и мышлении. Эта совокупность отражает достигнутое на каждом историческом этапе и .соответствует степени осознания объективных законов раз­вития природы и общества.

Экономический анализ как наука представляет собой систему специальных знаний, связанную:

а) с исследованием экономических процессов в их взаимо­связи, складывающихся под воздействием объективных эконо­мических законов и факторов субъективного порядка;

б) с научным обоснованием бизнес-планов, с объективной оценкой их выполнения;

в) с выявлением положительных и отрицательных факто­ров и количественным измерением их действия;

г) с раскрытием тенденций и пропорций хозяйственного развития, с определением неиспользованных внутрихозяйст­венных резервов;

д) с обобщением передового опыта, с принятием оптимальных управленческих решений.

Анализ хозяйственной деятельности является одной из основных функций системы управления экономикой и зани­мает промежуточное место между сбором информации и принятием управленческих решений. Он предшествует управленческим решениям, подготавливает и обосновывает их. Для эффективного, оптимального руководства работой предприятий и организаций необходимы сведения .об имеющихся ресурсах и мощностях, о ходе хозяйствен­ного развития. Такую информацию получают при помощи экономического анализа. При планировании, особенно на длительный период, трудно учесть все возможности улучшения хозяйственной деятельности предприятий. Многие из них выявляются в процессе экономического анализа. Следовательно, анализ не только дает объективную оценку выполнения планов., но и помогает изучать и обобщать передовой опыт работы. До составления планов анализируется хозяйственная дея­тельность предприятий за предплановый период, что способствует обоснованию плановых заданий и более полному отражению в них имеющихся резервов. В процессе анали­за изучается качество планирования и согласованность плановых показателей, полнота учета имеющихся возмож­ностей повышения эффективности хозяйствования и т. п. Все это содействует составлению оптимальных планов, обеспечивающих высокие темпы роста и правильные про­порции развития отдельных сторон хозяйственной деятель­ности предприятий.

Исследование экономических процессов начинается, если пользоваться методом индукции, с малого, с единичного — с отдельного хозяйственного факта, явления, ситуации, кото­рые в совокупности и представляют хозяйственный процесс, выражающий сущность хозяйственной деятельности в том или ином звене управляемой подсистемы и управляющей системы. Однако способ индукции должен использоваться в единстве с методом дедукции. Это означает, что, анализируя единичное, нужно в то же время учитывать и общее. Например, изучая деятельность производственной бригады и от­дельных исполнителей, следует одновременно принимать во внимание показатели цеха и место в нем данной бригады; в таком же соотношении рассматриваются цех и предприятие, предприятие и акционерное объединение, общество с ограни­ченной ответственностью и другие ассоциации.

В ходе экономического анализа хозяйственные процессы изучаются в их взаимосвязи, взаимозависимости и взаимообу­словленности. Установление взаимосвязи, взаимозависимости и взаимообусловленности - наиболее важный момент анали­за. Причинная связь, о которой упоминалось выше, опосредует все хозяйственные факты, явления, ситуации, процессы. Вне этой связи хозяйственная жизнь немыслима.

Причинный, или факторный, анализ исходит из того, что каждая причина, каждый фактор получают надлежащую оцен­ку. С этой целью причины - факторы предварительно изучают­ся, для чего классифицируются по группам: существенные и несущественные, основные и побочные, определяющие и не­определяющие. Далее исследуется влияние на хозяйственные процессы прежде всего существенных, основных, определяю­щих факторов. Изучение несущественных, неопределяющих факторов ведется, если требуется, во вторую очередь. Устано­вить воздействие всех факторов крайне сложно и практически не всегда необходимо.

Раскрыть и понять основные причины, оказавшие опреде­ляющее влияние на выполнение бизнес-плана, выяснить их действие и взаимодействие — значит разобраться в особен­ностях хозяйственной деятельности анализируемого объекта. Но в процессе анализа не только вскрываются и характеризу­ются основные факторы, влияющие на хозяйственную деятель­ность, но и измеряется степень (сила) их действия. Для этого применяются соответствующие способы и приемы экономи­ческих и математических расчетов.

Значением, содержанием и предметом экономического ана­лиза определяются и стоящие перед ним задачи. К числу важнейших из них следует отнести:

1). Повышение научно-эко­номической обоснованности бизнес-планов и нормативов (в процессе их разработки). Эта задача достигается в пер­вую очередь осуществлением обстоятельного ретроспективно­го анализа хозяйственной деятельности:

- построение времен­ных рядов за значительный период позволяет установить определенные тенденции в хозяйственном раз­витии.

- выявление и количественная оценка основных факторов, которые оказы­вали в прошлом и могут оказывать в будущем существенное влияние на хозяйственную деятельность данного предприятия .(ассоциаций, обществ, концернов, промышленно-торговых фирм и др.).

Особое внимание обращается на анализ хозяй­ственной деятельности за текущий период, который является в то же время и предплановым.

Ретроспективный и текущий анализ завершается перспек­тивным (прогнозным) анализом, который дает прямой выход на планово-предположительные показатели.

2). Объективное и всестороннее ис­следование выполнения бизнес-планов и соблюдения нормати­вов.В процессе реализации этой задачи изучается по данным учета и отчетности выполнение установленных бизнес-планов и соблюдение нормативов по количеству, структуре «качеству выпущенной и реализованной продукции, выполненных работ и услуг и т.д.

На промышленных предприятиях, например, в процессе анализа тщательно исследуется выполнение производственной программы по количеству и ассортименту важнейших изделий, сортности, комплектности и качеству продукции, ритмичности производства, реализации продукции, выполнению договоров поставки; на транспорте — по грузообороту; в организациях связи — по числу оказанных услуг и т. д. В торговле основное внимание обращается на объем оптового и розничного това­рооборота, на его ассортиментную структуру, на соотношение элементов товарного баланса, качество торгового обслужива­ния населения.

3). Определение экономи­ческой эффективности использования трудовых, материаль­ных и финансовых ресурсов (отдельно и в совокупности). На промышленных предприятиях, например, в этом плане отдельно исследуется эффективность использования:

средств и предметов труда (зданий и сооружений, технологи­ческого оборудования, инструментов, сырья и материалов);

рабочей силы (по численности и профессиональному составу работников, основному, вспомогательному, обслуживающему и управленческому персоналу, производительности труда и т.д.);

финансовых ресурсов, взятых в их совокупности (т.е. собственных и заемных, основных и оборотных).

В сельском хозяйстве и в некоторых отраслях промышлен­ности (лесной, горнодобывающей и др.) анализ использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов непосредст­венно увязывается с анализом использования природных бо­гатств, со строгим соблюдением определенных экологических требований.

4). Оценка конечных финансовых результатов. При оценке финансовых результатов деятельности пред­приятий используются количественные и качественные показа­тели (в их необходимой увязке). Так, размер прибыли про­мышленного предприятия определяется не только количест­вом и ассортиментом выпускаемых изделий, но и их себесто­имостью. Прибыль торгового предприятия зависит как от выполнения плана товарооборота (по объему и структуре), так и от фактически сложившегося уровня издержек обращения.

Правильная оценка финансовых результатов требует подразделения повлиявших на него фак­торов на зависящие я не зависящие от предприятий. Устранение влияния сторонних факторов (путем соответствующих расчетов) позволяет более правильно проанализировать финансовые результаты предприятия и его собственников. Подразделение факторов на зависящие и не зависящие от предприятий стало особенно необходимым в условиях рыноч­ных отношений.

5). Выявление и измерение внутренних резервов (на всех стадиях производст­венного процесса). Экономический анализ, являясь дисциплиной прикладной, оправдывает себя в полной мере лишь тогда, когда он прино­сит реальную пользу. Повышение темпов развития экономики непосредственно зависит от того, приведены ли в действие все имеющиеся в хозяйстве резервы, соблюден ли непреложный принцип режима экономии - достижение наибольших результатов с наименьшими затратами. Действительная полезность экономического анализа состоит и в выявлении неиспользованных резервов на всех стадиях производственного процесса.

6). Содействие принятию оптимальности управленчес­ких решений (на всех ступенях иерархической лестницы). Успех хозяйственной деятельности на всех ступенях управленческой иерархии непосредственно зависит и от уровня руководства, от своевременно принимаемых управленческих решений. Принять правильное управленческое решение, вы­явить его рациональность и эффективность можно лишь на основе предварительного экономического анализа.

Задачи экономического анализа, конечно, не исчерпывают­ся приведенным выше перечнем. Многогранность и многова­риантность хозяйственных ситуаций ставят перед ним многие задачи автономного характера.

Для того, чтобы анализ мог выполнить стоящие перед ним задачи, он должен быть:

- систематическим, т.е. носить не дискретный, а перманентный характер;

- комплексным, т.е. охватывающим все взаимосвязанные аспекты хозяйственной деятельности предприятий и организаций;

- конкретным. Конкретность анализа проявляется в количественной оценке факторов, влияющих на показатели хозяйственной деятельности, вскрытии конкретных причин отклонений фактических показателей от плановых, от аналогичных показателей прошлых периодов и т.д.;

- своевременным, т.е. проводиться с набольшей оперативностью;

- действенным, т.е. анализ должен проводиться не ради самого процесса изучения хозяйственной деятельности, а для принятия конкретных управленческих и плановых решений.