Основные характеристики команды проекта

ФОРМИРОВАНИЕ И РАЗВИТИЕ КОМАНДЫ

Основные понятия

При организации работы над проектом необходимо решить две главные задачи:

1. как сформировать команду проекта;

2. как организовать эффективную работу команды.

В зависимости от специфики, размера и типа проекта в его реализации могут •Принимать участие от одной до нескольких десятков (иногда — сотен) организации и отдельных специалистов. У каждой из них свои функции, степень участия и мера ответственности за его реализацию. Специалистов и организации, в зависимости от выполняемых ими функций, принято объединять в совершенно конкретные группы (категории) участников проекта, в состав которых входят: заказчики, инвесторы, проектировщики, поставщики ресурсов, подрядчики, консультанты, лицензиары, финансовые институты — банки, и, наконец команда проекта, работающая под руководством руководителя проекта — менеджера (в принятой на Западе терминологии проект-менеджера), а также другие :и в зависимости от специфики проекта (см. главу 3).

Следует отметить, что участники проекта категория более широкая, чем команда проекта.

Команда проекта — одно из главных понятий управления проектами (9, 12 – 14). Это группа сотрудников, непосредственно работающих над осуществлением проекта и подчиненных руководителю проекта; основной элемент его структуры, так как именно команда проекта обеспечивает реализацию замысла проекта Организационная структура управления проектом это совокупность взаимосвязанных органов управления, расположенных на различных ступенях системы, а организационная форма-это организация взаимодействия и взаимоотношений между участниками проекта.

Использование методологии управления проектами предполагает создание специальной группы (команды проекта), которая становится самостоятельным участником проекта (или структурно входит в состав одного из этих участников) и Осуществляет управление инвестиционным процессом в рамках реализуемого проекта. Эта группа создается на период реализации проекта и после его завершения распускается.

Очевидно, что количество людей в команде определяется объемом работ, предусмотренным проектом. Как правило, лидеры (менеджеры) функционально и/или предметно ориентированных групп специалистов и составляют команду управления проектом. Лидеры групп — это руководители, координаторы усилий членов группы, члены группы — непосредственные исполнители, которые возможность концентрироваться на конкретной работе. При необходимости некоторые роли членов команды могут совмещаться.

Взаимоотношения участников проекта внутри команды проекта, создаваемой для управления проектом, раскрывает организационная структура команды проекта. Существует два основных принципа формирования команды для управления проектом.

1. Ведущие участники проекта - заказчик и подрядчик (кроме них могут быть и другие участники) создают свои собственные группы, которые возглавляют руководители проекта, соответственно, от заказчика и подрядчика Эти руководители подчиняются единому, руководителю проекта. В зависимости от организационной формы реализации проекта руководитель от заказчика или от подрядчика может являться руководителем всего проекта. Руководитель проекта во всех случаях имеет собственный аппарат сотрудников, осуществляющих координацию деятельности всех участников проекта.

2. Для управления проектом создается единая команда во главе с руководителем проекта. В команду входят полномочные представители всех участников проекта для осуществления функций согласно принятому распределению зон ответственности.

В западной системе управления проектами выделяется специальная подсистема - управление человеческими ресурсами (human resource management) Правильнее было бы назвать ее управление командой проекта, поскольку в составе ресурсов проекта фигурируют и трудовые ресурсы, работающие совместной с материально-техническими ресурсами в реализации проекта (например при строительстве объектов проекта). Управление трудовыми ресурсами в указанном контексте рассмотрено в Главе 20. Далее мы будем употреблять термин «управление командой проекта» или «управление персоналом» вместо «управление человеческими ресурсами», что представляется более точным.

Подсистема управления командой проекта включает организационное планирование, кадровое обеспечение проекта, создание команды проекта, а также осуществляет функции контроля и мотивации трудовых ресурсов проекта для эффективного хода работ и завершения проекта. Подсистема нацелена на руководство и координацию деятельности команды проекта, использует стили руководства методы мотивации, административные методы, повышение квалификации кадров на всех фазах жизненного цикла проекта. На рис. 21.1.1 приведена структура системы управления командой проекта.

Организацию команды проекта отличают:

1. четкое закрепление прав и обязанностей за каждой ролью;

2. последовательная ориентация на конечный результат;

3. каждая роль исполняется в проекте от его начала до конца.

Это очень важно, т. к. роли продуманы таким образом, что все главные сферы проекта оказываются в зоне внимания на протяжении всего процесса Каждый член команды представляет интересы своей роли на всех стадиях при любых согласованиях проекта.

Для эффективной работы команды требуется соблюдение следующих условий:

1. ясное и четкое понимание каждым членом команды своей роли, что позволяет каждому выполнять свои задачи, не пересекаясь с работой других;

2. спецификация проекта и график работ согласованы со всеми членами команды;

3. члены команды хорошо взаимодействуют друг с другом и испытывают взаимное уважение к профессиональным качествам друг друга;

4. все члены команды имеют четкое представление о модели процесса, которая будет использоваться в ходе выполнения проекта;

5. каждый член команды должен основательно знать все аспекты плана проекта.

Сложность и комплексность задач по управлению проектом вызывает потребность в высокой технической компетентности, владении большими объемами экс комических, правовых, управленческих знаний, поэтому создание профессиональной проектной команды является необходимым условием эффективной работы на проектом. Несомненным преимуществом проектной команды является ее прогрессивность и экономичность. Это выражается в возможности решать сложные задачи, используя сравнительно небольшое число людей, обладающих высокой квалификацией при хорошем взаимопонимании между ними и проект-менеджером, за счет оптимального сочетания интересов производства и интересов коллектива.

При формировании команды следует учитывать ряд трудностей. Одна из них — это высокие требования к психологической готовности участников. Командная работа предполагает наличие общей и профессиональной культуры, хороших деловых взаимоотношений, желания работать как единое целое, готовности всесторонне обсуждать работу, анализировать совместные действия. Это требует наличия коллективного самосознания, открытости, зрелости. Правильный отбор членов команды, поиск удовлетворяющих всех способов совместной деятельности, создание такой обстановки в команде, чтобы каждый член, зная общую цель, мог увя­зать с ней свои личные установки — это задача для проект-менеджера и фактор успеха проекта.

Создание и функционирование управленческих команд как одной из форм коллективного управления (не только для проектов, но и для групп внутри организаций) основано на процессе делегирования полномочии и перераспределении ответственности.

Суть команды заключается в общем для всех ее членов обязательстве, определяемом наличием некоего назначения, в которое верят все члены команды, — ее миссии,которая для проекта заключается в эффективной его реализации. Существует отличие целей команды от ее назначения (миссии): цели команды позволяют следить за своим продвижением по пути к успеху, а миссия как более глобальное по своей сути понятие придает всем конкретным целям смысл и энергию.

Для команды проекта необходимо наличие у ее членов комбинации взаимодополняющих навыков, составляющих три категории:

1. технические и/или функциональные, т. е. профессиональные навыки;

2. навыки по решению проблем и принятию решений;

3. навыки межличностного общения (принятие риска, полезная критика активное слушание и т. д.).

Деловые отношения в команде проекта должны включать такие понятия, как чувство локтя, дух партнерства и товарищества.

Она обладает такими существенными признаками, как:

1. внутренняя организация, которая состоит из органов управления контроля и санкций;

2. групповые ценности, на основе которых формируется чувство общности в команде и создается общественное мнение;

3. собственный принцип обособления, отличающий ее от других команд;

4. групповое давление, то есть воздействие на поведение членов команды общими целями и задачами деятельности;

5. стремление к устойчивости благодаря механизму отношений, возникающих между людьми в ходе решения общих задач;

6. закрепление определенных традиций.

Иначе говоря, команда — это самостоятельный субъект деятельности, который может быть рассмотрен с точки зрения свойств, процессов, параметров, характерных для социальной группы.

Основные характеристики команды проекта

Основными характеристиками команды являются:

1. состав;

2. структура;

3. групповые процессы.

Состав — это совокупность характеристик членов команды, важных для анализа ее как единого целого. Например, численность, возрастной, половой состав и т. д.

Структура рассматривается с точки зрения функций, выполняемых отдельными членами команды, а также с точки зрения межличностных отношений в ней. Выделяют структуры предпочтений, власти и коммуникаций.

К групповым процессам относятся такие показатели динамики, как процесс развития, сплочения группы, процесс группового давления, выработки

Совокупность показателей, определяющих положение человека в команде включает:

1. систему групповых ожиданий;

2. систему статусов и ролей членов группы.

По отношению к каждому члену у группы есть система ожиданий в отношении его поведения. Поведение, соответствующее групповым нормам и правилам поощряется, несоответствующее наказывается.

Статусно-ролевые отношения отражают систему взаимосвязей, складывающихся в группе. Каждый человек занимает определенное положение в группе: по вертикали — руководство и подчинение, по горизонтали — сотрудничество. Это отражается на статусе каждого члена. Статус реализуется через систему ролей, то есть функций, выполняемых человеком в соответствии с его положением в группе.