Тестовые задания для закрепления материала главы 5

1. Какая функция руководителя обеспечивает условия необходимые для целенаправленной работы подчиненных:

а) администратора;

б) организатора;

в) общественного деятеля;

г) воспитателя.

2. При детальном планировании численности определяют:

а) расстановочную численность;

б) списочную численность;

в) стратегическую численность;

г) явочную численность;

д) тактическую численность.

В системе управления организацией субъект управления - это?

а) управляющая подсистема;

б) управляемая подсистема;

в) связующая подсистема.

В каком виде может быть реализовано в процессе управления управляющее воздействие?

а) приказ, распоряжение, указание;

б) план, задание;

в) отчет;

г) данные контроля.

Что является предметом труда работников управления?

а) сырье, материалы;

б) готовая продукция;

в) информация;

г) ресурсы.

Что является, продуктом труда менеджера?

а) выполненная функция;

б) решенная задача;

в) готовая продукция;

г) управленческое решение.

Какие из ниже перечисленных функций относятся к специфическим функциям управления?

а) мотивация;

б) коммуникационные;

в) организация труда;

г) общее руководство;

д) оперативное управление.

Какие методы традиционно выделяют в управлении?

а) экономические;

б) бюрократические;

в) административные;

г) социально-психологические;

д) демократические.

Что можно отнести к инструментам организационно-распорядительных методов управления?

а) регламенты;

б) нормы и нормативы;

в) приказы и распоряжения;

г) ГОСТы;

д) системы материального стимулирования;

е) должностные инструкции.

Что представляет собой норма управляемости?

а) регламент;

б) приказ;

в) технологический норматив;

г) организационный норматив;

д) технический норматив.

Практические задания к главе 5

Рациональное планирование своего времени

Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, Вы должны ясно представлять себе, насколько ограничен временной период. Мы планируем не только наши профессиональные и личные цели, но и текущую связанную с работой нагрузку, чтобы лучше справляться с принятием, отклонением или откладыванием новых задач и требований. Таким образом, чем лучше мы представляем свой временной бюджет и совокупность своих задач, тем больше мы готовы перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки.

При планировании своего времени воспользовавшись приведенными в таблице 5.3 рекомендациями, заполните ее.

Таблица 5.3

События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты («поглотители» времени), а также личные интересы и потребности не могут быть запланированы целиком без остатка. Соответственно свое время надо распределить между тремя блоками:

60 % – запланированная активность;

20 % – непредвиденная активность (резервы времени и не планируемые действия);

20 % – спонтанная активность (управленческая деятельность, творчество).

В зависимости от вида и рода Ваших занятий указанные величины могут отклоняться в ту или иную сторону. Более точно Вы можете их определить, исходя из анализа отдельных видов деятельности и расхода времени, представляющего собой основу всякого планирования времени заполнив таблицу 5.4.

Таблица 5.4

Таким образом, Вы приобретаете:

- постоянное представление о расходе своего бюджета времени;

- опыт как основу для будущей потребности во времени;

- исходные позиции для совершенствования применяемой Вами методики работы и распределения времени и т. д.

Следуя указанным в таблице 5.5 рекомендациям, заполните ее.

Таблица 5.5

Чтобы составленный Вами план расхода времени был достаточно хороший, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Разделите их, например, на долго-, средне- и краткосрочные задачи. Установите их приоритетность и действуйте в соответствии с нею, даже если менее важные дела, как это зачастую бывает, даются намного легче, чем более важные. Работа по системе и соблюдение временных планов является основополагающим фактором эффективного использования Вашего времени. Заполните таблицы 5.6 – 5.12 в соответствии с приведенными в них рекомендациями.

Таблица 5.6

Таблица 5.7

Таблица 5.8

Таблица 5.9

Таблица 5.10

Таблица 5.11

Таблица 5.12

Пример:

вместо: «позвонить г-ну Иванову»

лучше: «согласовать с г-ном Ивановым программу для ЭВМ».

Таким образом, Ваша активность будет изначально направлена непосредственно на достижение какой-то Вашей цели, и Вы сумеете избежать эскалации внеплановой деятельности, например обсуждения того, что Вам спонтанно приходит на ум.

Постоянно задавайтесь вопросами:

В чем цель этого разговора, этой работы и т.п.?

Чего я хочу достичь?

Опыт показывает – на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Если Вы, например, назначили на промежуток между 10 и 12 часами совещание, то оно продлится именно два часа, хотя его цель может быть достигнута намного быстрее.

Норматив типа «Обсуждение стратегии сбыта в мае с. г.» (продолжительность – 90 мин) задает точные рамки и вынуждает концентрироваться на самом важном (рабочее совещание – не дискуссионный клуб), чтобы достичь желаемого результата.

Установив точные сроки исполнения для всех видов деятельности. Таким образом, Вы приучите себя к самодисциплине, избегая нерешительности, промедления и откладывания дел. Целесообразно при этом заполнить таблицу 5.13 с указанием конкретных сроков исполнения намеченных видов деятельности

Таблица 5.13

Устраните из своего обихода неопределенные, неточные формулировки типа «Как можно скорее». Что, собственно, это означает? Через час? В течение дня? На следующей неделе? Через 2-3 недели?

Без фиксации точных сроков при договоренности с другой стороной Вы создаете питательную среду для такого рода упреков и конфликтов: «Вы же обещали мне прислать это как можно скорее! Я жду уже третий день!» или «Я еще в среду Вам сказал: «Как можно быстрее!» – А вы приносите мне отчет только сегодня!»

Заключайте конкретные соглашения («минидоговоры») относительно срока окончания работ. Спрашивайте или говорите, к какому сроку задание должно быть выполнено, и заручайтесь при этом согласием другой стороны. Если Ваши представления не совпадают, Вы можете прийти к другому, более реалистичному соглашению. В это вам поможет заполнение таблиц 5.14, 5.15 используя указанные в них рекомендации.

Таблица 5.14

Таблица 5.15

Самое срочное (спешное) дело не всегда бывает самым важным, однако именно спешные и «неотложные» дела занимают часто большую часть нашего драгоценного времени. «Тирания» спешного коренится в забвении приоритетов, в предпочтении неважного важному, и только лишь потому, что вследствие недостаточности планирования неважные дела становятся срочными.

Редко бывает, когда самую важную задачу надо решать «сегодня» или даже «на этой неделе». Срочная задача предполагает непосредственный поступок. Кажется, что невозможно противостоять сиюминутной притягательности этих задач, и в результате они поглощают нашу энергию. Но в свете более или менее длительной перспективы их кажущееся огромным значение исчезнет. С чувством потери мы вспоминаем о важных задачах, которые были отодвинуты в сторону.

Для более эффективного планирования рабочего времени воспользуйтесь рекомендациями таблиц 5.16 – 5.26 и постарайтесь в соответствии с предложенными рекомендациями их заполнить.

Таблица 5.16

Таблица 5.17

Таблица 5.18

Таблица 5.19

Таблица 5.20

Таблица 5.21

Таблица 5.22

Таблица 5.23

Таблица 5.24

Таблица 5.25

Таблица 5.26

Система планирования времени. В рамках общего планирования планирование времени ориентируется на соответствующие стратегические долгосрочные цели, которые в свою очередь подразделяются на оперативные частичные цели. Установление периодов времени, которые требуются для достижения Вами личных и профессиональных целей, дает Вам чувство уверенности и представление о наиболее предпочтительном распределении времени и наиболее целесообразной очередности дел.

В деловой жизни оправдали себя следующие плановые периоды:

• долгосрочные цели от 3 до 5 лет (или более) – планы на несколько лет;

• среднесрочные цели от 1 до 3 лет – годовые планы;

• текущие цели от 1 недели до 3 мес. – месячные, декадные планы.

Планирование времени должно осуществляться таким образом, чтобы были отчетливо видны взаимосвязи между отдельными видами планов – долгосрочные планы конкретизируются в соответствующих средне- и краткосрочных, а также в планах текущего периода. Последние в конце концов воплощаются в планах дня. По истечении соответствующего планового периода посредством сравнения «план – факт» определяются результаты периода, которые могут учитываться для корректировки планов на последующий период.

План на несколько лет вперед. Он служит исходным пунктом процесса планирования. На основе плана жизни Вы выводите свои долгосрочные цели на ближайшие годы и составляете план на несколько лет вперед.

На основе разработанного плана эффективного использования рабочего времени составьте долгосрочный план от 5 до 10 лет, пример плана приведен в таблице 5.27.

Таблица 5.27

План на 2015-2020 гг.

Годовой план. Из плана на несколько лет вперед Вы выводите годовой план, перенося в него из соответствующего «годового столбца» все те задачи и цели, которые Вы там наметили. Следите за тем, чтобы не взяться за задачи, которые относятся к более поздним целям.

В конце уходящего года (самое позднее – в начале следующего) надо установить наиболее существенные задачи и цели на ближайшие 12 месяцев. При этом в большинстве случаев бывает достаточно разбивки на кварталы. Во всяком случае, Вы можете запланировать только имеющиеся в Вашем распоряжении рабочие дни, поскольку большая часть Вашего рабочего времени уходит на рутинную работу, совещания, командировки и т.п.

Квартальный план. Квартальный план служит инструментом контроля за выполнением годового плана. В течение года через равные промежутки времени Вы побуждаете себя к тому, чтобы обдумать события истекшего периода и при необходимости внести изменения или перенести сроки (промежуточный контроль). В конце каждого квартала Вы можете установить ориентиры на ближайшие три месяца и определить, какие задачи в следующем квартале надо вычеркнуть, какие – перенести, а какие добавить.

Месячный план. Учитываемые в месячном плане задачи и цели переносятся из квартального плана, а также в случае надобности из плана истекшего месяца. Поскольку с приближением временного горизонта повышается точность планирования, в месячном плане задачи учитываются уже с большей детализацией (расход времени ведется в часах).

Предпосылка составления реальных месячных и недельных планов состоит в том, что Вы определяете еще и так называемое свободно планируемое время. Предусматривайте в своем временном плане также резервы времени («буферы») для решения дополнительных и непредвиденных задач так, чтобы можно было соблюсти плановые сроки без стресса и цейтнота.

Декадный план. Декадный план предполагает еще более детальный, более точный прогноз предстоящего периода. Исходя из своего месячного плана составьте на неделю распорядок всех своих дел и задач в соответствии с их объемом и необходимым для их исполнения временем.

Вспомогательные вопросы для планирования работы в течение недели:

На чем я должен сконцентрироваться в первую очередь на этой неделе (центральная задача)?

Какая задача на этой неделе самая существенная и требующая наибольших затрат времени?

Какие другие дела на этой неделе необходимо завершить, подготовить к завершению или начать (обязательные задачи)?

Какую рутинную работу (писанина, телефонные разговоры, совещания и т.п.) я должен выполнить?

К каким нерешенным вопросам следовало бы приступить (возможные задачи)?

Что было бы еще целесообразно, желательно или уместно сделать?

Какие события могут быть предусмотрены?

Дневной план. Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей и строится на базе декадного плана. В нем устанавливается, какие задачи и дела должны быть выполнены в течение соответствующего рабочего дня, причем к предусмотренным ранее, запланированным прибавляются непредусмотренные.

Планирование предполагает постепенное продвижение вперед, разложение общей задачи на частные, с тем, чтобы различные действия можно было распределить во времени.