Лекция 4. Принципы комплексного подхода к описанию и анализу бизнес-процессов организации

Отрицательную роль указанных недостатков функциональной структуры можно заметно уменьшить при правильной организации работ и взаимодействия подразделении. Например, если Вы, как руководитель, подписываете документ автоматически после проверки этого документа Вашим подчиненным, то найдите в себе смелость дать право подписи таких документов этому подчиненному.

Почему важен комплексный подход к описанию, анализу и реорганизации бизнес-процессов организации? Это связано, в первую очередь с тем, что:

• только повышение результативности и эффективности процессов может обеспечить организации конкурентоспособное будущее;

• реальная деятельность представляет собой процессы;

• необходимо решать не отдельные проблемы деятельности при помощи текущих административных мер, а устранять причины возникновения этих проблем (снижение вариации процессов — новая философия управления);

• большинство проблем возникает на границах между подразделениями организации; эти проблемы можно устранить, только рассматривая деятельность как процесс.

Опираясь на классификацию бизнес-процессов, рассмотрим рис. 9.

Здесь приведена схема прохождения потока документов между операциями процесса.

Рис. 9. Пример описания потока документов в рамках процесса.

Любая организация является сложной, многогранной системой, для описания которой необходимо использовать несколько различныхспособов: текстовой, табличный, графический. Применяемые способы описания зависят, во-первых, от уровня рассмотрения организации (для верхнего уровня — одни модели, для нижнего — другие), во-вторых, от поставленных целей.

Примеры комбинации различных способов описания процессов в зависимости от задач приводятся в табл. 4.1.

Следует подчеркнуть, что описание процессов должно иметь четко определенную цель. Например, подробное описание деятельности при помощи моделей.

Моделирование бизнес-процессов — это отражение субъективного видения реально существующих в организации процессов при помощи графических, табличных, текстовых способов представления.

При моделировании бизнес-процессов очень важно принять решение о структуре объектов моделирования, а также о том, из каких элементов должен состоять бизнес-процесс.

Любой достаточно сложный бизнес-процесс может включать в себя пять основных элементов, которые должны быть отражены при формировании моделей:

· планирование,

· осуществление деятельности,

· регистрация фактической информации,

· контроль и анализ,

· принятие решений.

Рис. 10. Классификация процессов по составу работ.

1. Первым элементом любого бизнес-процесса является планирование деятельности (например, планирование производства готовой продукции).

2. Второй элемент — собственно выполнение работы (например, изготовление готовой продукции). Модели, описывающие деятельность, должны иметь входы от всех остальных элементов: плановые и учетные данные, данные анализа, уп­равленческие решения и т.д.

3. Третий элемент — группа функций по регистрации фактической информа­ции по выполнению процесса. На практике, как правило, — это функции учета: производственного, управленческого, бухгалтерского и т.п.

4. Четвертым элементом являются функции по контролю и анализу исполне­ния плановых показателей.

5. Пятый элемент — функции принятия управленческих решений в рамках про­цесса. На практике эта группа функций является одной из самых сложных для описания, так как реально сочетает в себе элементы оперативного (ежедневного) управления и стратегического управления.

Реальным выходом этой группы функций являются изменения в планах работы, решения о переподготовке персонала, изменения документации (положений, регламентов, должностных и рабочих инструкций, технологической документации и т.д.), решения о покупке или продаже оборудования или даже целых направлений в бизнесе.

Важно, что отсутствие хотя бы одного из указанных элементов в бизнес-процессе приводит к тому, что система становится плохо управляемой (неуправляемой) и неэффективной.

Допустим, например, что в рамках процесса решена задача учета фактической информации, однако не работает система контроля и не прописаны функции по принятию решений. В этом случае, даже при наличии удовлетворительной системы учета, процесс в целом будет неэффективен.