Поняття інформаційного обслуговування

В ІО практично всіх систем управління виділяють три рівні: філософські принципи, політичний і структурний. Філософські принципи ІО базуються на загальних цілях комунікацій, які є обов’язковими для двох інших рівнів. Ці принципи включають принципи установки учасників в комунікації, організацію ІО й інші основні вимоги до комунікації. В свою чергу принципові установки охоплюють відношеннями довіри та відкритості для нововведень. Відношення довіри уможливлює встановлення відкритого обміну думками, що підкріплюється чистим і відкритим обміном інформацією. Цей принцип знаходить конкретне вираження в ряді правил в практиці ІО, включаючи такі, як відмова від надання хибної інформації, гарантія її точності, періодичний обмін, співставлення даних, розмежування між фактами й оцінюванням даних, надання необхідних, планомірних і оперативних даних.

За змістом інформацію класифікують за ознакою інтересів користувачів: господарська діяльність, кадрова політика, розвиток підприємства, стимулюючі, організаційні, культурні, соціальні проблеми, зовнішні аспекти діяльності фірми тощо.

Форми подання інформації різноманітні, але частіше в письмовому вигляді: тексти, таблиці, графіки, доповідні записки, звіти, акти, протоколи, техніко-економічна обумовленість, оглядове подання, коментарі, узагальнення, висновки. Інформація повинна викладатися мовою без вузькоспеціалізованих термінів.

Що стосується термінів подання інформації, то їх обирають такими, щоб забезпечити завчасну поставку необхідних даних до запланованого заходу. Своєчасною інформацією вважають таку, яка залишає користувачу достатньо часу для реакції на неї. Інформація повинна бути актуальною. Своєчасності віддають перевага навіть перед її точністю. В системі управління не повинно бути банальної інформації. Вся інформація повинна бути дійсно релевантною, тобто відповідати за змістом і значенням вирішуваним задачам. При цьому користувач вважає повною інформацію, якщо він отримав всю релевантну інформацію. Вся інформація отримана користувачем повинна бути використана. Повинно мати місце визначення рівноваги між об’ємами подання інформації і можливістю її опрацювання.

Серед багатьох показників ІО необхідно виділити дані, що уможливлюють підготовку й оцінювання альтернативних рішень в цьому плані, в інформації повинні зосереджуватися часткові судження зі значимих тем. Нарешті, інформація не повинна бути перевантажена рутинними звітами, для цього треба користуватися додатковими спеціальним звітами.