Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными суммами называются денежные авансы, вы­даваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйст­венные и командировочные расходы. Расчеты наличными денеж­ными средствами между юридическими лицами на территории Республики Беларусь допускаются в исключительных случаях с разрешения руководителя обслуживающего банка в размере не более 50 базовых величин в месяц . Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы. Повторная выдача сумм под отчет возможна только при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

Сумма аванса, выдаваемого под отчет на командировочные расходы, определяется по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, расходов по найму жилого помещения и дру­гих расходов. Организации могут возмещать командировочные расходы по нормам, определенным положением о командирова­нии работников данной организации, утвержденным ее высшим органом управления.

В установленные сроки подотчетные лица обязаны предста­вить отчеты о действительно израсходованных суммах с прило­жением оправдательных документов (проездной билет, счет, кви­танции гостиниц, командировочное удостоверение с отметками о прибытии и убытии). Отчеты по командировкам должны быть представлены в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки, а неизрасходованные суммы аванса возвращены в кассу. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются и утвер­ждаются руководителем организации.

Авансы на хозяйственные расходы выдаются на срок, установленный руководителем организации:

- не более трех рабочих дней - на расходы, производимые в месте нахождения организации;

- не более 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне мес­та расположения организации;

- до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей одной базовой величины.

Список работников, имеющих право получать деньги под от­чет на хозяйственные нужды, определяется приказом руководителя организации в начале года. В течение трех рабочих дней по истечении срока, на который суммы были выданы, лица, получившие аванс, должны представить авансовый отчет об израсхо­дованных суммах либо вернуть деньги в кассу организации. В качестве оправдательных к авансовому отчету должны быть приложены первичные документы, подтверждающие произведен ные работником расходы: кассовые чеки с приложенными ко­пиями товарных чеков, квитанции к приходным кассовым орде­рам, квитанции формы 20-фс и др.

Подотчетные суммы учитываются на синтетическом счете 71. Выдача наличных денег под отчет:

- Д 71 К50 - при выдаче наличных денежных средств из кассы организации;

-Д71 К55/7 - при получении наличных денег подотчетным лицом с карт-счета.

Израсходованные подотчетными лицами суммы списывают­ся бухгалтерскими записями:

Д26 (15, 20) К71 - на сум­му командировочных расходов, утвержденную руководителем ор­ганизации в зависимости от характера произведенных расходов.

Товарно-материальные ценности, приобретенные за счет сумм, полученных на хозяйственные расходы, приходуются бух­галтерской записью:

Д10 (08 ,41 ,50/3 и др.) К71

НДС, выделенный в документах при приобретении ценностей: Д18 К71

Стоимость работ (услуг), оплаченных подотчетными лицами наличными за счет сумм, выданных под отчет на хозяйственные расходы:

Д26 (20 , 91/2 и др.) К71 - на сумму оплаченных работ без НДС;

Д18 К71 - на сумму НДС, выделенного в расчетных документах и включенного в стоимость работ.

Остатки неиспользованных сумм возвращаются подотчетными лицами в кассу организации, что в бухгалтерии отражается записью: Д50 К71