Учёт персонала предприятия. Документальное оформление учета численности работников, отработанного времени и выработки

Основным документом по организации и оплате труда является Трудовой Кодекс, а также некоторые статьи Гражданского Кодекса и другие документы.

Все хозяйственные операции по начислению заработной платы должны быть документально оформлены и обоснованы.

Перечень первичных документов по учету использования рабочего времени, расчетов по оплате труда утвержден Госкомстатом.

Данные учёта личного состава являются базой для учёта использования рабочего времени и расчёта фонда оплаты труда. В указанных документах необходимо присутствие достаточных и необходимых сведений о работнике, таких как- форма документа, его дата, № ,Ф. И .О. работника, тип трудового соглашения ,должность , условия приёма, оклад ,режим работы, шифр производственных затрат для начисления заработной платы, подпись руководителя.

Для учёта личного состава используют формы первичных учётных документов:

-Приказ(распоряжение) (Т-1) о приёме на работу- составляется на каждого члена трудового коллектива работником отдела кадров или лицом ,ответственным за приём на работу. На оборотной стороне приказа руководитель указывает в качестве кого может быть использован новый работник, его разряд, испытательный срок. После этого приказ визируется в соответствующей службе с целью подтверждения оклада и его соответствия штатному расписанию ,затем подписывается руководителем организации.

Трудовой договор, контракт-это соглашение между работником и работодателем, по которому работник обязуется выполнять работу по определённой специальности, квалификации или должности. Работодатель обязуется выплачивать работнику зарплату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективному договору и соглашению сторон.

-Личная карточка (Т- 2) заполняется на каждого работника организации в одном экземпляре. Содержит общие сведения о работнике. Одновременно работнику присваивается табельный номер .

-Приказ (распоряжение) (Т-5) о переводе на другую работу составляется в 2- х экземплярах в отделе кадров при оформлении перевода работника из одного подразделения в другое. Один экземпляр остаётся в отделе кадров, другой передаётся в бухгалтерию. Приказ визируется руководителем подразделения и руководителем организации. На оборотной стороне даётся справка о несданных имущественных ценностях.

-Приказ (распоряжение) (Т-6, Т-6а) о предоставлении отпуска- применяется для оформления ежегодного отпуска и отпусков других видов. Содержит необходимые сведения для расчёта отпускных и удержаний.

-Форма Т- 7- график отпусков. Применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений предприятия на календарный год по месяцам.

-Приказ(распоряжение) о прекращении трудового договора(Т-8) составляется в 2-х экземплярах в отделе кадров ,подписывается руководителем организации. В приказе указывается причина и основание увольнения, номер и дата постановления. В форме приводится расчёт по начисленным и удержанным суммам, приводятся данные о несданных имущественных ценностях.

-Приказ о направлении в командировку (Т-9).

-Приказ ( распоряжение) о поощрении работника ( Т -11 и Т-11а)- типовые формы для оформления и учёта поощрений за успехи в работе Составляется на основании представления руководителя структурного подразделения, в котором работает работник.

-Табель учёта использования рабочего времени(Т-13). При этом для каждого работающего указывается:

-время работы- урочное, свенхурочное;

-время работы в ночные часы ( с22 час. до 6 утра.);

-время работы в выходные и праздничные дни;

- неотработанное время в связи с нахождением работника в отпуске (очередном, учёбном), в связи с выполнением государственных и общественных обязанностей;

- отсутствие с разрешения администрации, по болезни, прогулы и др.

Табель учёта использования рабочего времени сдаётся в бухгалтерию для расчёта заработной платы работников.

- Форма Т-49 «Расчётно - платёжная ведомость». Ведомость составляется в одном экземпляре. Начисление заработной платы производятся на основании данных первичных документов по учёту выработки, фактически отработанного времени ,листков на доплату и других документов.

-Лицевой счёт работника Т- 54, Т- 54 а заполняется в течение года бухгалтером. В нём ежемесячно отражаются все виды начислений и удержаний и заработной платы. Хранится 75 лет .Это основной документ аналитического характера, в котором за каждый месяц в отдельности регистрируются все сведения о суммах начисленной зарплаты по её видам, поощрений ,компенсаций, удержаний , вычетов и сумм к выдаче на руки. В лицевом счёте создаётся база для заполнения расчётной ведомости по строке с фамилией и табельным номером данного лица. Так как лицевой счёт заполняется на основе первичных документов по зарплате, в нём фиксируется количество отработанных часов, дней и прочие справочные данные ,которые служат в дальнейшем для расчётов отпускных , больничных листов , а также пенсии.

9.3 Учёт использования рабочего времени.

Согласно ст. 91 ТК ,рабочее время- время, в течении которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности.

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 час. в неделю. Работодатель обязан вести учёт времени ,фактически отработанным каждым работником. Учёт использования рабочего времени ведётся в табелях учёта использования рабочего времени, в годовых табельных карточках. Они необходимы не только для учёта использования рабочего времени всех категорий, но и для контроля ,за соблюдением персоналом установленного режима рабочего времени, расчётов по зарплате.

Табель составляется в одном экземпляре; подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передаётся в расчётный отдел бухгалтерии два раза в месяц. Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности ,справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, заявлении о совместительстве, письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях предусмотренных законодательством).Количество дней и часов указывается с десятичным знаком. В организациях применяется форма табеля учёта использования рабочего времени ф.№.Т-13.

Для отдельных категорий работников действует трудовое законодательство, устанавливающее сокращённую продолжительность рабочего времени. При 6 дневной рабочей недели продолжительность ежедневной работы не может превышать 7 час. , при недельной норме 40 час. ;6 час. - при недельной норме 36

часов и 4 часа при недельной норме 24 часа.

Пример: график работы при поденном учёте рабочего времени может выглядеть следующим образом: числа ( дни недели)-1234567; количество рабочих часов 7 7 7 7 7 5 В (В – выходной воскресенье).

Недельный учёт заключается в том, что установленная трудовым законодательством норма продолжительности рабочей недели реализуется графиком или распорядком в рамках каждой календарной недели.

Суммарный учёт рабочего времени является специальным порядком распределения и учёта рабочего времени, который позволяет учитывать продолжительность отработанного времени в сутки и неделю в тех случаях, когда оно отклоняется от установленной трудовым законодательством нормы.