Информационное обеспечение управления и его место в управленческом цикле.

· Содержание понятия «информация».

· Механизм информационного обеспечения процесса управления.

· Особенности реализации новых информационных технологий в управлении.

В процессе управления большое значение для достижения цели организации имеет обмен информацией. Если люди не могут обмениваться информацией ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Поэтому управление организацией требует достоверной и достаточной информации, именно от этого зависит качество управленческих решений.

Информация (от лат. Informatio – разъяснение, изложение) – в самом общем виде - передача сообщений между передающей и принимающей системами, что ведет к изменению разнообразия состояний последней. Первоначально это понятие связывалось исключительно с коммуникативной деятельностью в обществе. Позднее был осознан тот факт, что информационные процессы свойственны также и неживой природе, в связи с чем этот термин был воспринят и соответствующими науками.

Информация существует в идеальной форме и проявляется в материальных объектах, знаках. В 20-30 е годы появляется ряд работ по журналистике, в которых обсуждались сущность информации, ее источники и виды, влияние на потребителя, такие ее свойства как достоверность, полнота, убедительность.

С конца 40-х годов XX века с выходом в свет работ Н. Виннера и К. Шеннона, развивается математическая теория информации которая определяет понятие «информация» как меру уменьшения неопределенности знания при совершении какого – либо события. Математическая теория информации стала важнейшим стимулом развития кибернетики – науки разрабатывающей общие принципы создания управленческих систем и общие законы получения, хранения, передачи и переработки информации. Кибернетический подход к обществу позволил рассматривать последнее как сложную, самоорганизующуюся, динамическую систему управляемую на основе информационных процессов.

В контексте использования информации в управленческой деятельности информация рассматривается как совокупность сведений необходимых для активного воздействия на управляемую систему с целью ее оптимизации. Управление без информации невозможно.

По источникам поступления информацию можно разделить на внешнюю и внутреннюю.

Внешняя информация состоит их директивных указаний вышестоящих органов, различных материалов центральных и местных органов, документов, поступающих из других организаций и предприятий – смежников.

Внутренняя информация отражает данные о ходе дел в организации, о деятельности подразделений, о выполнении функций различными службами, об экономическом состоянии организации, о проблемах и т.д. (на производстве о ходе производства, о выполнении плана, о работе цехов, участков, служб, о сбыте продукции, об экономическом состоянии отдельных сторон производства).

Все виды информации необходимые для управления, представляют информационную систему. Система управления и система информации на любом уровне управления образуют единую систему.

Система управления может иметь разную структуру в зависимости от масштабов производства, состава функций управления, специфики целей и задач.

Информационная система по структуре всегда одинакова. Она определяется тем, что при любых объектах производства, при любой технике управления будет происходить сбор, хранение, обновление, переработка и передача информации. Рост объема производства или функций организации, усложнение структуры управления увеличивают объем информации, которую должен переработать руководитель, чтобы принять решение и выработать команду.

Обмен информацией в организации состоит из 3-х этапов:

· Инициирование обмена информацией (ежегодные и ежемесячные отчеты требуют предварительной подготовки. С этой целью кому-то дается задание подготовить их).

· Передача информации из источника ее происхождения в пункт назначения.

· Воздействие информации на получателя. Информация считается «переданной» не тогда, когда ложится на стол получателя, а когда отложится в его мозгу.

Афанасьев В.Г. считает, что информационное обеспечение включает следующие этапы:

8. Производство информации в виде научных исследований, изобретений, открытий, обобщения практического опыта в области производства, культуры и образования и т.д.

9. Сбор, отбор, оценка информации, необходимой для управления.

10. Переработка информации (анализ, классификация, аннотирование, реферирование, кодирование и т.д.).

11. Хранение и поиск информации.

12. Размножение и распространение информации, передача ее потребителю

13. Использование информации.

14. Контроль за эффективностью использования информации.

Предпосылкой создания эффективной системы информации и руководства являетсяопределение потребности в информации.Оно предполагает установления того минимума знаний, которыми должен располагать член коллектива для оптимального выполнения возложенных на него задач, а также целесообразные формы, интервалы, время в которое надо проводить информирование. Потребность определяется теми задачами, которые решаются в процессе трудовой деятельности конкретным работником или руководителем, а также от масштаба и важности принимаемых решений, от количества и характера управляемых, регулируемых параметров, от количества и качества показателей характеризующих возможное состояние организации, поведения сотрудников, результаты функционирования организации.

От учета потребностей сотрудников и разных звеньев организации в информации зависит эффективность управления. Для определения потребности в информации целесообразно учесть ряд рекомендаций:

· Информационные потоки должны быть организованы таким образом, чтобы каждый работник и коллектив знали не только о цели, задачах и способах их выполнения, но они должны понимать значение выполняемой задачи для организации и общества в целом. Они также должны знать о требованиях и последствиях выполняемой работы. Здесь важной формой информирования и повышения активности работников является обсуждение перспективных и годовых планов организации и конкретного подразделения, привлечение их к разработке окончательного варианта, корректировка в ходе его выполнения.

· Для изучения и удовлетворения потребностей в информации следует использовать все виды и формы коммуникации, определять степень удовлетворенности информацией, получаемой подчиненными и и коллективом. При этом необходимо учитывать, потребность в информации увеличивается сростом квалификации работников.

· Организация информационных процессов в коллективе требует индивидуального подхода к каждому сотруднику.

· Руководитель не должен оставлять без внимания равнодушное отношение работников к задачам коллектива и вопросам связанным с совершенствованием системы управления.

· Важно точно установить источники информации и закрепить ответственность за обеспечение информацией за конкретными лицами.

· Необходимо постоянно проверять степень действенности системы информации.

В любой организации существуют планируемая (формальная) и непланируемая (неформальная) системы передачи информации.

Стандартными формами передачи информации являются бланки, анкеты, официальные письма, менее формализованной формой являются отчеты. Они позволяют экономить время, достигать взаимопонимания, однако формальная система обмена информации имеет свои ограничения.

· Она не может полностью удовлетворить потребности организации в информации. Поскольку невозможно формализовать все, что происходит в организации.

· Формальные каналы не могут вместить все многообразие потребностей в обмене информацией.

· Формальная передача информации не доносит всех смысловых тонкостей того, что предполагается сообщить.

· Формальный обмен информацией часто не может выразить реальные нужды и потребности организации из-за своей медлительности и негибкости.

Недостатки формальной системы обмена информацией особенно остро ощущает новый руководитель, поскольку придя в организацию кроме официальных каналов в него мало контактов, которые позволили бы ему передавать или получать информацию необходимую для сотрудничества с другими подразделениями организации.

Чтобы быть эффективным обмен информацией должен быть шире , чем официальная схема. В связи с этим в любой организации должна работать неформальная система передачи информации. Она выстраивает свои главные каналы на основе социальных групп входящих в организацию. Эта система является необходимой, неизбежной, но часто и раздражающей. С одной стороны она дает возможность организации быстрее, чем по формальным процедурам приспособиться к меняющейся окружающей среде, а с другой – она вносит разлад в официальные соотношения полномочий и затрудняет координацию деятельности ее подразделений, поскольку неформальная информация бывает искаженной и неверной, ибо не подлежит официальному контролю.

Развитая система неформальной передачи информации, которая дополняет формальную, часто дает организации возможность выполнять свои задачи более оперативно и быстро. При этом сотрудники могут легче достичь понимания, чем при наличии лишь формальной системы. Насколько можно полагаться на неформальную систему передачи информации, в основном зависит от размера организации и восприятия ее целей.

Крупные организации должны больше полагаться на формальную передачу информации, однако там где формальная система перестает отвечать требованиям организации, необходимо использовать неформальную информацию.

Распространение информации в организации постоянно регулируется. Причем регулировать информационные потоки могут как инициатор, в процессе передачи, так и адресат. Те, кто инициирует или передает сообщения могут решить

4. должно ли оно быть доведено до всех служащих организации или только до конкретных лиц.

5. Должно ли оно быть направлено вверх или вниз по иерархической лестнице или передано по другим неиерархическим каналам.

В первом случае используется метод «доведения информации до каждого» или метод «доведения информации до конкретного адресата». Здесь используются как иерархические так и неиерархические каналы. Во втором случае используются только иерархические каналы. Здесь каждый уровень действует как пункт селекции, на котором принимается решение какая информация должна передаваться дальше вверх или вниз в каждом конкретном случае.

Иерархические каналы очень важны для обеспечения обмена информацией, связанной с планами и предложениями до того, как по ним будет принято конкретное решение.

В связи с этим либо инициатор должен быть наделен полномочиями и определять кто должен участвовать в подготовке решения. либо он должен осуществлять формальную процедуру согласования подготовки решения.

Иерархическая лестница является широко используемым каналом передачи официальных приказов и движения информации вверх и вниз. Однако, движется она очень медленно из-за неизбежности перекрещивания информационных потоков. Если бы иерархические каналы были единственным средством обмена информацией, то этот процесс был бы крайне замедленным и громоздким, а руководители, занимающие высшие ступени, в организации превратились бы в непреодолимую преграду на пути информационных потоков. Поэтому в организации информационные потоки должны идти по различным каналам.

При передаче и получении информации происходит ее «отсеивание», чтобы оградить руководителей от чрезмерного объема информации и привлечь внимание к наиболее важным сообщениям. Для этого информация может просматриваться их помощниками и из всего потока сообщений отбирать те, которые требуют личного внимания руководителя. В некоторых случаях информации может подаваться в форме дайджеса. «Просеивание позволяет сократить количество посетителей к руководителю. В ряде организаций происходит «просеивание» всей входящей информации. (военные ведомства).

В связи с этим важное значение имеет выявление и изучение основных факторов, определяющих интенсивность использования информации управленцами:

- Организационная культура управленца, в частности умение быстро и квалифицированно найти информацию и использовать ее.

- Адекватность содержания информации, изменяющимся состояниям управляемого объекта.

- Форма представления информации.

- Знания, умения, навыки и установки управленца. Информация бесполезна до тех пор, пока менеджер не знает, как ее интерпретировать, осмыслить, оценить и как действовать на ее основе.

Чтобы информация работала необходимо определить наилучшее место принятия управленческих решений. Это определяется тем, куда наиболее оперативно, легко и эффективно может быть передана информация из источника ее происхождения и откуда также легко и эффективно принятое решение может быть передано в пункт его выполнения.

При определении уровня управления, на котором будут приниматься конкретные решения, необходимо учитывать также простоту и сложность обмена информацией, а также то «как далеко» можно делегировать полномочия.

Делегирование полномочий является одним из механизмов уменьшения трудности передачи информации о конкретной ситуации в центр принятия решений и информацию о принятом решении в место его исполнения.