Этапы построения модели кадрового контроллинга в системе управления персоналом в организации

Приемы и методы контроллинга

Кадровый контроллинг и кадровое планирование

4.1. Контроллинг: основные понятия, цели и задачи

Контроллинг персонала (КП) — это система внутрифирменного планирования и контроля в сфере работы с человеческим ресурсом, которая помогает «преобразовывать» стратегии в плановые величины и конкретные мероприятия, а также формировать основные положения по управлению сотрудниками. Контроллинг персонала подразумевает разработку и предоставление инструментов для обеспечения потенциала производительности труда на предприятии.

Кадровый контроллинг в системе управления персоналом — это не просто контроль над кадрами, персоналом, выполнением запланированных показателей, а система управления, разработка четкой системы плана (заданий), фиксация этих планов (заданий), контроль над их выполнением и реализацией и принятие мер рекомендательного характера в случае отклонения.

Методология кадрового контроллингаосновывается на гармоничном сочетании системного, процессного и ситуационного подходов к управлению персоналом современной организации (табл. 12).

Выделяются три задачи кадровогоконтроллинга в современной организации:

1) кадровыйконтроллинг оптимизирует систему управления персонала в современной организации;

2) кадровыйконтроллинг является инструментом перехода от классической системы управления персоналом к системе управления персоналом н принципах информационного общества;

3) кадровыйконтроллинг направлен на получение синергетического эффекта в результате гармоничного сочетания двух аспектов: реализации потенциала и компетенций персонала.

На рис. 7 отражено содержание кадрового контроллинга в системе управления персоналом.

Кадровый контроллинг имеет сложную структуру, каждый элемент кото­рой вносит свой вклад в получение информации, необходимой для принятия управленческих решений в системе управления персоналом.

Первый элемент кадровогоконтроллинга — это процедуры кадрового кон­троллинга. Процедуры кадрового контроллинга в системе управления персо­налом включают:

• четкий порядок организации и функционирования кадрового контрол­линга в системе управления персоналом в соответствии с детально разрабо­танными нормативно-методическими документами;

• планы, нормативы и стандарты, в которых формально определяется и документально закрепляется порядок деятельности системы управления персоналом организации;

• движение информации от момента зарождения до архивирования;

• контролируемые параметры объекта контроля. К контролируемым объ­ектам контроля в системе управления персоналом относятся трудовой потен­циал организации, трудовые процессы, функции и система управления пер­соналом.

Второй элемент — среда организации, определяющая не только внешнее по­ложение, но и внутреннюю структуру кадровогоконтроллинга (табл. 13).

Третий элемент — система учета, т. е. определенным образом упорядочен­ная и подчиненная внутреннему регламенту система процедур определения, сбора, измерения, регистрации и обработки кадровой информации, а также передача этой информации менеджерам (управленческому персоналу), осу­ществляющим контроль и принимающим управленческие решения.

Четвертый элемент — субъекты управленческого контроля (табл. 14).

На основе анализа субъектов управленческого контроля в системе организации можно выделить следующие варианты позиционирования системы ка­рового контроллинга в организации (табл. 15).

Пятый элемент — диагностика и аудит в системе кадрового контроллинга. Диагностика позволяет выявить проблемы в управлении персоналом на основе наиболее характерных, ярко выраженных признаков или показателей. Аудит в кадровомконтроллинге способствует защите от ошибок и злоупотреблений, определению возможностей устранения будущих недостатков, идентификации и устранению слабых мест в системах управления.

Кадровыйконтроллинг можно классифицировать по целевым установкам (затрат, результатов, эффективности), по виду измерения (количественный и качественный), по объекту (стратегический, тактический и оперативный).

На современном этапе развития экономики доминируют количественныйи оперативный кадровый контроллинг. Он включает в себя установление и координацию целей персонала с целями организации, текущий сбор и обработку информации для анализа и принятия тактических решений, осуществление функций контроля, анализ отклонений фактических показателе от плановых, а также подготовку рекомендаций для принятия управлениских решений. С усложнением структуры взаимодействия в современных организациях расширяется предмет кадрового контроллинга — он выполняет функцию управления качеством управления и становится инструментом оптимального принятия управленческих решений.

При этом служба контроллинга (специалисты по контроллингу) не занимаются вопросами, что планировать, как и когда планировать, а занимаются оценкой возможности реализации запланированных мероприятий. Контроль за реализацией планов предполагает разработку форм и методов ведения контроля, а также определение масштаба и объема его проведения. На основании плановых документов разрабатываются контрольные документы, в которых фиксируются сроки проведения контрольных мероприятий и содержание контрольных операций. Для этого заранее определяются допустимые отклонения контрольных величин. В соответствии с контрольными документами проводится сопоставление фактических и плановых характеристик, вы является степень достижения поставленной цели. Далее осуществляется анализ отклонений и выясняются причины их появления.

Процесс постановки кадрового контроллинга в системе управления персоналом организации включает следующие аспекты:

1) постановку целей системы управления персоналом;

2) разработку мероприятий системы управления персоналом, обеспечивающих их достижение;

3) контроль за полученными результатами;

4) формирование выводов и рекомендаций на следующий планируемы период.

Являясь информационно-аналитической и методической поддержкой системы принятия управленческих решений, кадровыйконтроллинг уменьшает степень неопределенности при достижении организацией поставлен мы целей и задач в условиях жесткой конкуренции. Поэтому информация, которую обрабатывает система кадровогоконтроллинга, должна отвечать требованиям: достоверности, полноты, релевантности, полезности, понятности своевременности и регулярности.

В табл. показаны функции кадрового контроллинга в системе управления персоналом.

Организационная модель кадрового контроллинга состоит из функциональных компонентов и модульных блоков.

Модульные блоки (табл. 17) организационно-экономической модели кад­ровогоконтроллинга направлены на достижение основной цели — принятие качественных управленческих решений в условиях жесткой конкуренции.

Среди функциональных блоков следует назвать следующие.

Первый функциональный блок «Определение проблемных моментов, планирование факторных показателей функциональных компонентов интегральной эффективности»с использованием метода мозгового штур­ма, комплексного анализа документов, результатов социологических иссле­дований.

Набор факторных показателей функциональных компонентов модульных блоков организационно-экономической модели кадровогоконтроллинга зависит:

• от отрасли;

• размера организации;

• организационной структуры;

• корпоративной культуры;

• стратегических целей и задач;

• динамичности факторов внешней и внутренней системы.

Такой анализ позволяет определить состояние отдельных элементов производственной системы, вскрыть резервы по совершенствованию их функционирования, разработать проектные кадровые мероприятия .

Второй функциональный блок «Организация информационных потоков».Информация выступает как средство контроля за соответствием кадрового потенциала организационным целям. Основными требованиями, предъявляемыми к контроллинговой информации, являются оперативность и надежность в связи с динамичностью большинства процессов, определяющих кадровую ситуацию. Например, текучесть персонала, структура персонала (по полу, по возрасту, стажу работы и т.д.), внутриорганизационное движение кадров между структурными подразделениями (должности, позиции, уровень квалификации).Контроллинговая информация должна быть связана с производственными, финансово-экономическими и социальнымиметрами системы управления организации. Помимо этого контроллинго­вая информация включает количественные характеристики степени рацио­нального использования рабочей силы, оценки результативности труда и т. д.

Контроллинговая информация делится на первично-отчетнуюи первич­но-учетную. Основной источник первично-учетной информации - это доку­менты отделов кадров (личные листки по учету кадров, личные карточки ра­ботников, личные дела), приказы и распоряжения, издаваемые руководством предприятий и организаций и структурных подразделений в отношении лич­ного состава работников. Первично-отчетная документация — это отчеты о выполненных работах и произведенной оплате, документация непромыш­ленных структурных подразделений, обслуживающих предприятие, и т.д. Другой источник отчетной информации — сами работники со своим мнени­ем по разным вопросам, материалы социологических исследований (анкети­рование, интервью, собеседование и другие виды), результаты психофизио­логических исследований (тестирование работников). В данном случае важно обеспечить защиту контроллинговой информации, носящей конфи­денциальный характер.

Третий функциональный блок «Сбор данных и мониторинг за интег­ральными показателями» На данном этапе производится сбор данных в соответствии с контроллинговой информацией, определяются желатель­ные (идеальные) параметры в соответствии с целями и задачами СУП, выте­кающими из организационных целей и задач. Определяются контрольные сроки для мониторинга фактических показателей. Организуется процесс стандартизации информационных потоков.

Четвертый функциональный блок «Анализ и контроль за отклонени­ями показателей системы управления персоналом».Для обеспечения эф­фективности организации необходимо сопоставить полученные результаты :со сложившимися на момент контроля показателями. Анализ, заключаю­щийся в выявлении всех обстоятельств, нацелен на получение исчерпываю­щей информации обо всех факторах функциональных компонентов органи­зационно-экономической модели кадровогоконтроллинга. Для анализа используются данные, полученные с помощью анализа информационных по­токов. Функциональные компоненты организационно-экономической моде­ли кадрового контроллинга включают как количественные, так и качествен­ные показатели, не имеющие общих единиц измерения, поэтому для получения объективной оценки эффективности совокупность частных групп показателей приводится к интегральному измерителю по единой шкале.

Поскольку степень влияния функциональных показателей оценки орга­низационно-экономической модели на интегральный (обобщающий) показа­тель различна и зависит от внешних и внутренних факторов, соответственно, необходимо выразить динамику показателей в их взаимном отношении. Дру­гими словами, в организационно-экономической модели кадрового контрол­линга предлагается оцепить возможность достижения стратегических и так­тических целей организации путем анализа каждого функционального компонента модели в их взаимном отношении с учетом прогнозного, нормативного состояния, используя различные инструменты (SWOT и PEST-анализ).

Комплексный анализ интегральной эффективности организационно-экономической модели кадровогоконтроллинга рассчитывается по формуле:

где а_и а₂, а₃, а₄ — коэффициенты весомости соответствующих функциональных компонентов; а, + а_г + а₃ + a₄= 1;

Р1, Рг, Р3, Р4 — показатели функциональных компонентов модели кадрового контроллинга;

N — количество служб, входящих в состав управления персоналом, ил количество специалистов службы управления персоналом.