Види комунікації в управлінні

По відношенню до організації виділяють зовнішні та внутрішні комунікації.

Зовнішні комунікації здійснюються між організацією та окремими людьми/групами з великою кількістю сегментів суспільства, з яким взаємодіє організація. Із споживачами організації спілкуються за допомогою реклами та інших програм просування товарів на ринок; у сфері відносин із суспільством значна увага приділяється створенню позитивного іміджу. Організації підпорядковуються державному регулюванню і відправляють контролюючим органом великий перелік звітної документації. Організації намагаються вплинути на зміст майбутніх законів і рішень влади. Для цього вони використовують лобістів, роблять внески на користь різних політичних партій, груп, комітетів. В галузях, де створено профспілки, організації повинні підтримувати зв’язки із законними представниками найманих робітників.

За допомогою перелічених та інших комунікацій організації реагують на події та фактори зовнішнього середовища, частиною якого вони є.

Внутрішні комунікації здійснюються всередині організації, вони можуть бути формальними і неофіційними, лінійними і функціональними, вертикальними і горизонтальними.

Внутрішні комунікації забезпечують зв’язок та скоординованість дій частин організації: рівнів керівництва, підрозділів, посадових осіб, керівників та підлеглих.

За напрямком виділяються вертикальні та горизонтальні комунікації.

Вертикальні комунікації – це обмін інформацією між керівниками і підлеглими, який має субординаційний характер. Вертикальні комунікації поєднують ієрархічні рівні в організації та її частинах. За напрямом вертикальні комунікації розподіляються на висхідні (спрямовані від підлеглих до керівництва; здійснюються у формі звітів, пропозицій, пояснювальних, службових записок; мають за мету оповіщення вищого керівництва про те, що робиться на нижчих рівнях ієрархічної системи), та нисхідні (спрямовані від керівництва до підлеглих; здійснюються у формі наказів, розпоряджень доведення інформації).

Через вертикальні комунікації вирішуються проблеми влади і впливу в організації. Із розвитком і зростанням організації, розширенням масштабу її бізнесу ефективність вертикальних комунікацій погіршується.

Існують певні правила успішного здійснення вертикальних комунікацій:

- правильний, ввічливий стиль мови;

- достатня гласність, що перешкоджає виникнення чуток;

- недопущення дріб’язкової опіки над підлеглими;

- дотримання принципу єдності керівництва.

Горизонтальні комунікації – це обмін інформацією між рівними за статусом частинами чи членами організації; вони забезпечують виконання принципу координації і сприяють взаємодії частин організації при вирішенні спільних проблем. Умовою ефективного здійснення горизонтальних комунікацій є чіткий розподіл обов’язків, повноважень і відповідальності структурних підрозділів, дотримання службової етики взаємовідносин, використання сучасних засобів зв’язку тощо. Формами реалізації горизонтальних комунікацій є проведення зборів, нарад, робочих зустрічей, створення робочих цільових груп і команд. Горизонтальні комунікації найбільш розвинуті в організаціях з матричними і плоскими структурами управління, при демократичному стилі керівництва.

За змістом управлінські організації розподіляються на лінійні та функціональні.

Лінійні комунікації – це відносини, в яких керівник реалізує свої посадові повноваження і здійснює пряме керівництво підлеглими. Лінійні комунікації спрямовані в організаційній ієрархії зверху вниз, як правило, вони мають форми наказів, розпоряджень, команд, вказівок і забезпечують досягнення організаційних цілей. Більше розповсюдження лінійні комунікації мають в підрозділах постачання, виробництва, продажу.

Функціональні комунікації спрямовані в організаційній ієрархії знизу вверх, мають дорадчий характер і виступають у формі порад, рекомендацій, альтернативних рішень, інформування. Функціональні комунікації підвищують якість рішень, які приймаються лінійними менеджерами, компенсують їх незнання деталей у таких областях, як науково-дослідні та дослідно-конструкторські роботи, кадри, фінанси, бухгалтерія, технологія, маркетинг, законодавство.

За специфікою здійснення комунікації можуть бути організаційними і міжособистісними.

Менеджери і фахівці повинні мати уявлення про перепони в організаційних комунікаціях. До них відносяться:

- фільтрація, зміна змісту повідомлень між рівнями керівництва;

- перевантаження каналів комунікації та менеджерів, які не в змозі ефективно реагувати на всю інформацію;

- незадовільна структура організації, наприклад, значна кількість рівнів керівництва;

- неефективне використання робочих груп, персоналу; конфлікти між підрозділами організації.

Способами удосконалення організаційних комунікацій можуть бути наступні:

- регулювання інформаційних потоків в організації;

- систематичні короткі робочі зустрічі керівника з одним, кількома чи усіма підлеглими для розподілу завдань, обговорення пріоритетів, проблем;

- застосування систем зворотнього зв’язку (переміщення працівників, опитування персоналу);

- впровадження систем збирання пропозицій;

- застосування сучасних інформаційних технологій.

За формами організації виділяються такі види комунікації як ділова розмова, суперечка, дискусія, ділова бесіда, торги, наради, ділові переговори.

Ділова розмова – це розмова з колегами і партнерами, клієнтами, замовниками, суперниками і конкурентами.

Суперечка як форма організаційної комунікації має такі особливості:

- конфліктний характер обговорення;

- участь принаймні двох суб’єктів (пропонента і опонента), які ведуть боротьбу за власні тези і спростовують тези іншої сторони;

- учасники спору рівнозначні у своїй ролі в процесі обміну думками за ступенем активності, видами і формами прямого і зворотного зв’язку між собою;

- предметом суперечки є положення, про яке кожна сторона має власну думку;

- суперечка як вид ділового спілкування не регламентується у часовому, просторовому, процедурному відношенні;

- наслідками суперечки часто є конфронтація його учасників.

Дискусія як форма ділового спілкування зв’язана з організованістю, упорядкованістю, колективною діяльністю з’ясування істини. Дискусія має такі особливості:

- учасники дискусії виступають партнерами, співавторами у колективному обговоренні спірних положень;

- мета дискусії – не спростувати точки зору опонентів, а проаналізувати їх, знайти ї використати позитивні тези;

- позиції сторін можуть бути не тільки взаємовиключними, але й взаємодоповнюючими;

- обговорення спірних положень пов’язані із аналізом, колективною діяльністю, формування спільної точки зору;

- на відміну від суперечки з її конфліктністю і протилежністю думок дискусія веде до компромісу.

Ділова бесіда являє собою форми усної комунікації між кількома людьми у вузькому колі.

Офіційні рішення по результатами ділових бесід приймаються не завжди, але їх учасники одержують інформацію для наступних дій.

Бесіди є важливим елементом таких управлінських процедур, як оформлення на роботу, звільнення співробітників, прийом відвідувачів, консультування, ділові переговори, зустрічі.

Ділові бесіди можуть бути: офіційними і неофіційними (робочими); цільовими, що переслідують конкретні завдання та загальними; регламентованими, що проводяться у відповідності з певними правилами і нерегламентованими.

Для ділової бесіди як форми комунікації властиві тісні контакти, безпосереднє спілкування, обов’язковий зворотній зв’язок.

Збори – форма колективного обміну інформацією, який закінчується прийняттям конкретних рішень. На зборах повинен бути присутнім весь персонал організації (підрозділу). Розглядаються і обговорюються загальні питання, що накопичились за певний проміжок часу. Метою зборів часто може бути підведення підсумків діяльності та визначення планів на майбутнє.

За рівнем регламентації розрізняють формальні та неформальні комунікації.

Формальні комунікації організуються по офіційним каналам і мають зміст та форму, які визначені керівництвом. Забезпечують обмін інформацією між ієрархічними частинами, посадовими особами організації. Можуть визначатися установчими документами підприємства.

До найбільш поширених формальних каналів комунікації в організаціях належать інформаційні бюлетені, дошки оголошень, електронна почта, регулярні збори, наради, бланки документації, а також особисте спілкування посадових осіб.

Проблемою формальних комунікацій у великих організаціях є наростання інформаційного перевантаження менеджерів, що знижує ефективність управлінських рішень.

Неформальні комунікації реалізуються в обхід офіційних каналів і розвиваються тоді, коли формальні комунікації організовані неефективно. В основі неформального обміну інформацією знаходяться відносини між людьми, а не посадами, які вони займають. Найбільш поширеними прикладами неформальної комунікації є слухи, чутки. Неформальні комунікації характеризуються широким охопленням (інформація передається скрізь, де зустрічаються люди) і високою швидкістю розповсюдження (більш високою, чим розповсюджується офіційна інформація). Чутки не замінюють офіційну інформацію, а доповнюють її. Для керівництва організації та персоналу чутки мають і позитивні сторони. Вони можуть бути ранньою системою попередження персоналу про погані новини задовго до офіційного повідомлення про них. Неформальні комунікації згуртовують людей, допомагають “відвести душу”, дають можливість у неофіційній ситуації обговорити робочі проблеми. Спілкування людей здійснюється за допомогою вербальної та невербальної комунікації.

Вербальна комунікація – передача інформації шляхом повідомлень, зашифрованих у словах. Вербальні комунікації реалізуються через усні та письмові повідомлення. Усна передача інформації проводиться в процесі мовного діалогу, нарад, переговорів, презентацій, телефонних розмов, коли найбільший її обсяг передається за допомогою голосового зв’язку. Письмові комунікації реалізуються через документи у вигляді листів, наказів, розпоряджень, інструкцій, нормативних положень, коли керівник передає підлеглому письмові вказівки.

Невербальні комунікації – передача інформації без використання слів, за допомогою мови рухів, параметрів мови, та інших форм самовираження людей. Важливість невербальної комунікації проявляється в наступному:

- близько 70% інформації людина сприймає по зоровому (візуальному) каналу;

- невербальні сигнали дозволяють зрозуміти справжні почуття і думки співбесідника;

- відношення до співрозмовників нерідко формується під впливом першого враження, а воно, в свою чергу, є результатом дії невербальних факторів: стиля одягу, виразу обличчя, погляду, манери поведінки;

Невербальні сигнали завжди спонтанні, несвідомі і, на відміну від слів, щирі.

Невербальна комунікація включає до себе п’ять підсистем:

1. Просторова підсистема (міжособиста відстань).

2. Погляд.

3. Оптико-кінетична підсистема (зовнішній вигляд, міміка, пози, жести).

4. Паралінгвістична чи коломовна підсистема (вокальні якості, діапазон, тональність, тембр голосу).

5. Екстралінгвістична чи позамовна підсистема (темп мови, паузи, сміх і т.п.).

Роль невербальної комунікації у діловому спілкуванні підтверджується експериментальними дослідженнями, згідно яких слова розкривають тільки 7 - 10 % змісту інформації, до 40 % значення мають звуки, інтонації та 50 % - пози і жести.

За носіями інформації комунікації розподіляються на усні, письмові, електронні.

У багатьох ситуація найбільш ефективною є усна комунікація, що здійснюється при безпосередньому контакті. Під час усної комунікації є можливість точної і детальної передачі суті повідомлень, уточнення незрозумілих питань, виключення неправильного розуміння завдань. Якщо підлеглий може задавати питання, то ймовірність того, що він правильно зрозумів розпорядження, збільшується на 20 %, а якщо він може висловлювати зауваження, то його розуміння підвищується ще на 15%.

Письмова комунікація здійснюється в організації шляхом розробки і розповсюдження різного роду документів – наказів, інструкцій, службових записок і т.п. До завдань письмової комунікації відносяться: інформування співробітників; здійснення на них управлінського впливу; інструктаж у зв’язку з початком певної роботи; контроль за її результатами; звітування про виконане за певний період; повідомлення про події. Відповідно до завдань письмової комунікації розробляються документи, які можуть бути: розпорядчими (наказ, вказівки); організаційними (положення, статут, інструкція, протокол); інформаційно-довідковими (довідка, докладна чи пояснювальна записка, акт, службовий лист, телеграма, телефонограма, факсограма); особистими (автобіографія, заява, довіреність).

Ключем до ефективної письмової комунікації є дотримання певних вимог до інформації: ясність, повнота, надійність, правильність.