Основные функции менеджмента

Функции менеджмента – это конкретный вид управленческой деятельности, а также соответствующая организация работы.

Анри Файоль в начале 20 века выделил 5 исходных функций административного процесса: предвидение, организация, распорядительство, согласование, контроль. В настоящее время наука менеджмент оставила 4 функции: планирование, организация, мотивация и контроль. Все эти функции взаимосвязаны, проникают друг в друга и объединены в единый, целостный процесс.

Планирование - разработка целей и путей их достижения.

Уровни планирования:

- стратегические планы;

- тактические планы;

- оперативно-календарные планы.

Стратегический план – это план на долгий период времени (5-10 лет), он всегда связан с решением важнейших проблем. Он позволяет планировать с позиции завтрашнего дня, в результате которого происходит постоянная корректировка принятых управленческих решений, постоянный контроль за их выполнением.

Тактический план определяет пути, обеспечивающие приближение к заданным целям и параметрам и связан с решением задач на ближайшее время (до года-двух).

Оперативно-календарный план составляется на минимальный промежуток времени для выполнения насущных задач.

Английскими представителями административной школы управления разработаны принципы рационального планирования:

- чем больше предприятие, тем разностороннее и четче должно быть планирование его деятельности;

- необходимо предвидеть ход развития событий на предприятии, в отрасли, в подразделениях, у конкурентов;

- разрабатывается запасной «аварийный» план, который удастся выполнить даже при самых неблагоприятных обстоятельствах;

- процесс планирования должен быть встречным, когда задействованы все звенья управления;

- планированием должны заниматься профессионалы;

- особое внимание следует уделить составлению бюджетов фирмы.

Основными принципами планирования являются: комплексность,

точность, непрерывность, гибкость и экономичность.

Целостность процесса планирования обеспечивает непрерывность

производственного процесса, бесперебойную работу предприятия, стабильность его хозяйственных связей.

Суть функции планирования заключается в том, что с ее помощью в определенной мере решается проблема неопределенности в организации. Планирование помогает менеджерам лучше справиться с этой проблемой и более эффективно реагировать на нее.

Организация – это распределение задач между сотрудниками и распределение ответственности между сотрудниками.

Функция организации выполнения принятых решений включает в себя:

- доведение принятого решения (плана) до исполнителя;

- материально-техническое обеспечение возможности выполнения данного решения (плана);

- согласование данного решения (плана) с установками и потребностями личности исполнителя.

Существуют три главных этапа в построении организации:

- определение характера выполняемой работы;

- распределение работ между отдельными элементами менеджмента;

- построение логических групп управления.

Практика показывает, что недостаточно построить надлежащую структуру организации, необходимо скоординировать работу всех ее элементов.

Координация деятельности организации – это процесс распределения деятельности во времени, приведение ее элементов в такое сочетание, которое позволит эффективно и оперативно достичь

Для эффективной работы организации важно четко и ясно определить функциональные обязанности и полномочия, а также их взаимоотношение. Каждый сотрудник компании должен понимать, что ожидается от него, какими полномочиями он обладает, какими должны быть его взаимоотношения с другими служащими. Это достигается с помощью четкого распределения обязанностей.

Для четкого распределения обязанностей, масштаба полномочий и меры ответственности по каждой должности введен документ «Должностные инструкции», где содержатся следующие положения:

- название должности;

- отдел, в котором имеется эта должность;

- уровень положения;

- описание выполняемых функций;

- обязанности и права;

- взаимоотношения с руководством, коллегами и подчиненными;

- ограничения в полномочиях.

Мотивация – это процесс побуждения человека к определенной деятельности с помощью внутриличностных и внешних факторов.

Мотивация зародилась еще с древних времен через кнут и пряник. С конца 18 века стал распространен метод убеждения, и было доказано, что люди будут работать больше, если есть возможность заработать. Практика показала, что создать мотив работы можно, если создать соответствующие вознаграждения в обмен на труд.

Мотивация не зарождается сразу, это процесс, который проходит 6 стадий:

- возникновение потребностей – человек ощущает, что ему что-то не хватает;

- поиск путей удовлетворения потребностей – поиск возможностей по устранению неудовлетворенности;

- определение направления действия – определение средств по устранению потребности;

- осуществление действия – приложение усилий для осуществления действий, которые предоставляют возможность для получения того, чтобы устранить потребность;

- получение вознаграждения за осуществление действия – по результату работы человек получает то, чтобы удовлетворить свою потребность;

- устранение потребности – человек либо прекращает деятельность до появления новой потребности, либо продолжает деятельность для полного устранения потребности.

Мотивация бывает трех видов:

- материальная – выплата сотрудникам зарплаты, премий и других материальных вознаграждений за труд.

- моральная – благодарность, грамота, фото на доске почета…

- социальная – это создание менеджером условий для интересной творческой работы в дружном, слаженно работающем коллективе, в котором каждый может рассчитывать на поддержку и взаимопомощь коллег по работе.

Дополнительно мотивацию труда создает обстановка причастности каждого сотрудника к решению актуальных для предприятия задач.

Для менеджера должно стать правилом выражение: «Довольный рабочий – это производительный рабочий».

Таким образом, менеджер должен стремиться к построению конструктивных отношений с сотрудниками, которые характеризуются социальным согласием и единством целей.

Контроль – это процесс соизмерения фактически достигнутых результатов с запланированными.

Система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определенными первоначальными планами менеджмента, и реальными показателями деятельности организации.

Практика показывает, тот, кто имеет современные и точные системы контроля, имеет больше шансов выжить.

Эффективно использовать все виды контроля:

- предварительный – осуществляется до фактического начала работ. В процессе предварительного контроля можно выявить и предвидеть отклонения от стандартов в различные моменты. Этот вид контроля имеет 2 разновидности:

диагностический - включает в себя измерители, эталоны, предупреждающие сигналы, указывающие на то, что в организации что-то не в порядке;

терапевтический – позволяет не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры.

- текущий – осуществляется в ходе проведения работ, позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

- заключительный – помогает проанализировать полученный результат и предотвратить ошибки в будущем.

Универсальной системы контроля нет. Система контроля должна разрабатываться в зависимости от индивидуальных особенностей каждого предприятия и считается действенной только в том случае, если контроль создает условия для осуществления менеджером необходимой корректировки деятельности предприятия.

Итоги занятия:

- Функции менеджмента, входящие в состав цикла менеджмента (планирование, организация, мотивация и контроль), находится в состоянии постоянной взаимосвязи и взаимозависимости:

- От эффективного планирования зависит, насколько удастся менеджеру осуществить работу по организации производства;

- продуманный комплекс действий менеджера по мотивации персонала во многом способствует совершенствованию организационной структуры предприятия (сокращение лишних подразделений и должностей с последующим повышением уровня заработной платы труда оставшимся сотрудникам), повышению производительности труда и качества работы;

- действенный контроль за работой сотрудников позволяет менеджеру выявлять лучшие кадры и с помощью соответствующей мотивации поощрять их к дальнейшим успехам в работе;

- на базе информации, полученной при контроле, и ее анализа у менеджера появляется возможность внесения необходимых уточнений в ранее намеченные планы производства.

Таким образом, налицо тесная взаимная связь и зависимость составляющих цикла менеджмента.