ДОКУМЕНТАЦИЯ И ТЕХНОЛОГИЯ ЕЕ ФОРМИРОВАНИЯ

Основными носителями информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, т. е. ут­вержденной формы носители информации, имеющие юридиче­скую силу. Входная документация содержит первичную, не об­работанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется вручную либо при помощи техниче­ских средств. Выходная документация включает сводно-группировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки и изготовляется, главным образом, на печатающих устройствах машины. В бухгалтерском учете и финансово-кредитной системе принятые формы документации регулируют­ся действующими едиными нормативными актами, правилами и инструкциями, разрабатываемыми Министерством финансов РФ и Центробанком РФ. Вся документируемая информация обеспечивает приведение множества управленческих показате­лей в определенную систему с целью установления терминоло­гического единства, однозначности описания, взаимосвязи ме­жду показателями. Например, структура системы показателей в бухгалтерском учете распределяется по различным участкам уче­та: труду и заработной плате, материалам, основным средствам и др.; в кредитных органах документация используется для управления денежным обращением, межбанковскими расчета­ми, кредитованием; в финансовых органах система документа­ции служит для формирования бюджета, распределения нацио­нального дохода.

Документы можно классифицировать по ряду признаков, на­пример:

• по сфере деятельности — плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и др.;

• по отношению к объекту управления — входящие (первич­ные), исходящие (сводные), промежуточные, архивные;

• по содержанию хозяйственных операций — материальные, денежные, расчетные;

• по назначению — распорядительные, исполнительные, комбинированные;

• по объему отражаемых операций — единичные и сводные;

• по способу использования — разовые и накопительные;

• по числу учитываемых позиций — однострочные и много­строчные;

• по способу заполнения — вручную или при помощи средств автоматизации учета.

Развитие систем автоматизированной обработки управленче­ской информации, предусматривающих обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации, предназначенной для отражения управленческой информации. Унификация документации была проведена в государственном масштабе в 1970-х годах. Так, постановлением Госкомитета стандартов «Унифицированные системы документации, используемые в АСУ» определены требования к унифицированной системе документации (УСД). Она включает комплекс взаимо­связанных документов, отвечающих единым правилам и требо­ваниям построения.

Поддокументом понимается информационное сообщение на есте­ственном языке зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющем юридическую силу. В состав УСД входит учетная, отчетно-статистическая, финансовая, банков­ская, расчетно-платежная и другая документация. Каждому доку­менту присвоен код в соответствии с общегосударственным клас­сификатором управленческой документации (ОКУД).

По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартные формы бланков. Унификация выдвинула следующие требования к документам: стандартная форма построения, приспо­собление к автоматизированной обработке, минимизация показа­телей, исключение дублирования, включение всех необходимых для целей управления показателей.

Документация, действующая в орга­нах управления, является полностью унифицированной для всех организа­ций. Что же касается первичной документации для бухгалтер­ского учета, то создать полностью унифицированные системы документации по всем его участкам пока не представляется возможным вследствие многообразия отраслевых форм и мето­дик для некоторых участков учета.

Так, для учета основных средств, финансовых операций созда­ны единые для всех предприятий межотраслевые унифицирован­ные документы (формы № ОС-1 и др.). Для учета труда и заработ­ной платы, учета материалов разработаны отраслевые типовые формы документов, которые приспосабливаются к действующим учетным методикам в данной отрасли.

Требования к унифицированной документации предписывают документам иметь стандартную форму построения, предусматри­вающую выделение в документе трех частей: заголовочной, содер­жательной и оформляющей (см. рис. 1).

Заголовочная часть содержит следующие характеристики доку­мента и учитываемого объекта:

• наименование учитываемого объекта (предприятия, организа­ции, работающего);

• характеристика документа (индекс, код по ОКУД – общероссийский классификатор управленческой деятельности);

• наименование документа;

• зона для проставления кодов постоянных для документа рек­визитов-признаков.

В заголовочной части отражается в основном текстовая инфор­мация, которую необходимо закодировать для автоматизированной обработки. Для этого вверху документа выделяется рамка для про­ставления кодов. Рамка построена по зональной форме. Ее эле­менты имеют по две регистрационные клетки: в одной типограф­ским способом впечатано название признака, в другой — от руки проставляют его коды. В основном это коды тех группировочных признаков, по которым производится сводка.

Содержательная часть строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, где располагаются количественно-суммовые основа­ния и их названия, которые обычно размещены в левой части таб­лицы. Документы, как правило, являются многострочными, с по­стоянным или переменным составом подлежащего таблицы. Все производные строки и графы документа имеют подсказки.

Оформляющая часть документа содержит подписи юридических лиц, отвечающих за правильность его составления, а также дату за­полнения документа.

На предварительной стадии проектирования автоматизирован­ной обработки какой-либо управленческой задачи в ходе обследо­вания объекта тщательно изучаются все виды и формы первичных документов, применяемых при решении задач. При этом выявля­ются унифицированные документы, а также выясняется возмож­ность замены действующих документов унифицированными. Если такая возможность не представляется, то осуществляется разработ­ка форм новых первичных документов, т. е. замена действующих документов новыми, приспособленными к автоматизированной обработке. Эта работа выполняется специалистами по машинной обработке совместно с управленцами-пользователями.