И НАПРАВЛЕНИЯ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Увеличение числа обрабатываемых документов требует внедрения новых технологий работы с ними и совершенствования системы документооборота.
Особенности российской технологии работы с документами:
- на предприятиях создаются специализированные службы, занимающиеся вопросами документационной деятельности — канцелярии, экспедиции и другие;
- функционирование названных служб и порядок работы с документами регламентируется соответствующими инструкциями и стандартами;
- для отслеживания потоков документов в службах документационного обеспечения ведутся регистрационные журналы и карточки: журнал регистрации договоров, актов ввода, приема и передачи основных средств и нематериальных активов, журнал учета выданных доверенностей, регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и платежных ведомостей, регистрации нормативных документов, принятых к исполнению, и другие;
- движение документальных потоков происходит преимущественно по вертикали — от руководителя к исполнителям и от исполнителя к руководителям;
- функции руководителей и исполнителей состоят в непосредственной работе с документами, а функции персонала, занимающегося делопроизводством, в отслеживании их действий;
- бухгалтерские документы в силу своей специфичности не подлежат централизованной регистрации, а сразу передаются на исполнение в бухгалтерию;
- поступающие в бухгалтерию документы подлежат проверке по форме и содержанию, систематизируются по датам совершения операций, оформляются мемориальными ордерами (накопительными ведомостями), содержащаяся в них информация может накапливаться в учетных регистрах;
- используемые программные средства призваны обеспечивать сокращение объема бумажного документооборота и снижение рутинных операций по обработке документов.
Особенности западной технологии работы с документами:
- отсутствуют централизованный контроль за движением документов в рамках всей организации и соответствующие организационные структуры предприятия;
- движение документальных потоков происходит преимущественно по горизонтали. Документы регистрируются их непосредственными исполнителями, а потому система изначально ориентирована на высокую исполнительскую дисциплину работников;
- используемые программные средства призваны обеспечивать максимальное использование электронных документов;
- имеет место выраженный отказ от использования бумажных носителей информации.
Направления автоматизации документооборота.Автоматизация документооборота предусматривает автоматизацию процессов разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов. В современных технологиях автоматизации документооборота используются:
- системы обработки изображений документов;
- системы оптического распознавания символов;
- системы управления документами;
- системы автоматизации деловых процедур;
- программное обеспечение для рабочих групп.
Системы обработки изображений документов предназначены для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов, их классификации по различным критериям, передачи изображений на рабочую станцию для просмотра, модификации или печати. Применяются в организациях с большим объемом документооборота.
Системы оптического распознавания символов позволяют решить проблему перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла, получать электронную копию документа с печатного листа, либо копию документа, пришедшего по факсу. С помощью сканирующего устройства изображение считывается с документа и преобразуется в текстовый файл. В результате бумажный документ автоматически преобразуется в электронную форму.
Системы, управления документами обеспечивают автоматизацию хранения, поиска и управления электронными документами различных форматов, в том числе и изображениями документов. Такие системы облегчают заполнение полей форм документов, избавляя сотрудников от ручного труда, в них реализована функция контроля, предназначенная для передачи заданий исполнителям работ, уведомления о требующих выполнения работах, получения сведений об их исполнении. Развитые системы управления документами выполняют функции индексирования, поиска по ключевым словам, организации доступа к документу независимо от места его хранения, функции выдачи, возврата и рассылки документов.
Системы автоматизации деловых процедур предназначены для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов. Позволяют производить обработку по принятому алгоритму и заранее определенным маршрутам, описывать документопоток в виде диаграмм с указанием сроков представления отчетов и их форм. При жесткой маршрутизации движение документа по всем рабочим местам определяется заранее, при свободной — путь движения документов исполнитель может определить сам.
Программное обеспечение для рабочих групп разрабатывается для предприятий, сотрудникам которых требуется постоянный обмен документами. С его помощью осуществляется хранение, просмотр и совместное использование документов, их маршрутизация, календарное планирование, управление изображениями документов и другие виды работ. Хранение электронных документов осуществляется во внешней памяти ЭВМ. Для хранения и поиска данных может быть использован бумажный журнал регистрации входящих и исходящих документов. Некоторые фирмы предлагают электронную регистрацию и поиск документов. Манипулирование электронными документами предполагает непосредственную работу с ними, контроль исполнения, электронное распространение, распечатку и тиражирование.
Дата добавления: 2015-08-20; просмотров: 845;