СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Наиболее известными в настоящее время системами авто­матизации документооборота являются:

- система «Босс-Референт» компании АйТи. Цена — 3750 долларов США;

- система «Дело» компании «Электронные офисные сис­темы», на базе СУБД Microsoft SQL Server. Цена — 1725 долларов США. Эта же система на базе СУБД Огасl имеет цену 3050 долларов США;

- система «Optima-WorkFlow», компании «Оптима». Цена — 3350 долларов США;

- система «Евфрат-Документооборот» компании «Cognitive Technologies Ltd». Цена стандартного комплекта систе­мы, включающего серверное программное обеспечение и клиентское программное обеспечение на 10 рабочих мест составляет около 2000 долларав США.

Функциональные возможности систем

Все названные системы:

- осуществляют регистрацию документов;

- обеспечивают разработку составных документов;

- поддерживают все форматы файлов;

- реализуют функции полнотекстового индекса и полно­текстового реквизитного поиска;

- обладают функциями встроенного сканирования и уче­та бумажных документов без наличия электронного представ­ления документа;

- обеспечивают контроль исполнения документов;

- поддерживают совместную работу нескольких пользо­вателей с одним документом;

- обеспечивают возможности изменения электронных до­кументов, их маршрутизации, генерации и печати от­четов;

- располагают средствами и возможностями администри­рования;

- обеспечивают поддержку Internet/Intranet и интеграцию с внешними приложениями;

- располагают средствами разграничения прав доступа. Однако в разных системах названные функции и возмож­ности реализуются по-разному. Во многих случаях требуется установка за отдельную плату дополнительных модулей.

Для организации работы с документами предназначена про­грамма «Эффект Офис». По мнению специалистов фирмы «Гарант-Интернешнл», разработавших эту систему, введение еди­ного корпоративного стандарта на работу с документами по­зволит достичь нескольких целей:

- повысить эффективность работы офиса — унифициро­ванный внутренний документооборот организации со­кратит время на выполнение поставленных задач;

- усилить уровень контроля за работой персонала — ру­ководитель будет информирован, как и какие задачи решают его сотрудники, каковы сроки завершения ре­шения и форма представления результатов решения;

- снизить издержки на обслуживание компьютерного пар­ка и минимизировать затраты на содержание архива.

При внедрении системы вначале строится модель структу­ры предприятия, включая всех сотрудников, участвующих в документообороте, составляется и вводится список всех воз­можных типов документов, их параметров и статусов. Далее вводятся сами документы и обозначаются все возможные их связи с конкретными сотрудниками предприятия, проходя че­рез которых документы могут менять статусы и сроки. В ре­зультате все сотрудники работают в едином информационном пространстве. Система позволяет работать с широким кругом приложений. Встроенный сервер «Эффект Почта» максималь­но упрощает процесс отправки/приема электронной почты.

Другие системы для работы с документами.Система Microsoft Office for Windows включает в себя СУБД Access, табличный процессор Excel, текстовый редактор Word, электронную почту Mail и ее расширение Form Designer, про­граммы обслуживания факс-модемов At Work PC Fax и тех­нику для презентаций Power Point и многое другое. Программ­ные средства Microsoft Office обеспечивают весь комплекс ра­бот по обработке информации, созданию, редактированию и хранению документов.

Интегрированная система Team Office — это полная офис­ная открытая информационная система, поддерживающая работу со многими текстовыми процессорами, системами де­ловой графики, табличными процессорами, системами управ­ления базами данных. Система имеет программы, организую­щие свою библиотеку (Team Library), электронную почту (Team Mail), систему телеконференций и доску объявлений (Team Forum), электронный еженедельник (Team Calendar) для пла­нирования различных мероприятий, электронный координа­тор деловых процедур, маршрутизатор информации между пользователями (Team Flow) и многое другое.

Названные программы входят в наиболее интенсивно раз­вивающуюся область программного обеспечения, предназна­ченного для реализации совместной работы с электронными документами многих пользователей. В таких системах ком­пьютер превращается в мощное средство управления элект­ронными документами и коммуникационное средство, он мо­жет быть подключен к абонентской телефонной сети, полу­чать доступ к другим абонентам этой сети, к электронной по­чте, к телетайпам и телефаксам, работающим с этой сетью.

Системы передачи и управления электронными документами.Системы передачи недокументированной информации:

- телефонная связь — это самый распространенный вид оперативной административно-управленческой связи.

Абонентами сети телефонной связи являются как фи­зические лица, так и предприятия;

- внутриучрежденческие телефонные системы;

- радиотелефонная связь;

- видеотелефонная связь;

- радиопоисковая связь предназначена для оперативного поиска и передачи информации сотрудникам — абонен­там этой связи;

- пейджинговая связь.

Системы передачи документированной информации:

- телеграфная связь предназначена для передачи на рас­стояние по электрическим проводным каналам связи алфавитно-цифровой информации, как правило, корот­ких текстовых документированных сообщений;

- дейтефонная связь использует для передачи информа­ции телефонные каналы связи, а в качестве приемопе­редающей аппаратуры может использоваться как обыч­ная телетайпная аппаратура совместно с модемами, так и специальная аппаратура;

- факсимильная связь обеспечивает передачу на рассто­яние информации в виде текстов, чертежей, рисунков, схем, фотоснимков и т.п. Факсимильные сервис-сис­темы формируются путем подключения факсимильно­го аппарата к имеющимся системам факс-сервиса.