Запрос на обновление записей вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц.

После создания запроса на выборку записей, подлежащих обновлению, рекомендуется просмотреть отобранные записи в режиме Таблицы. Затем в режиме Конструктора надо выбрать команду меню Запрос/ Обновление или в раскрывающемся списке кнопки Тип запроса выбрать пункт Обновление. Откроется окно Запрос на обновление, в бланке которого появится строка Обновление. Эта строка используется для ввода нового значения поля в отобранные записи. В эту строку может быть введено любое правильно построенное выражение, содержащее имена одного или нескольких полей из исходных таблиц.

Для выполнения сформированного запроса надо выполнить команду меню Запрос/ Запуск или нажать кнопку Запуск панели инструментов. В открывшемся диалоговом окне Access выводит сообщение о числе обновляемых записей и запрашивает подтверждение на обновление. Созданный запрос можно сохранить, если в дальнейшем предполагается его неоднократное использование.

Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен для выполнения следующих действий:

- создание таблицы для экспорта в другую базу данных Microsoft Access. Например, требуется создать таблицу, содержащую несколько полей из таблицы СОТРУДНИКИ, а затем экспортировать эту таблицу в базу данных, используемую отделом кадров;

- создание архивной таблицы, сохраняющей все устаревшие записи, прежде чем они будут удалены из текущей таблицы;

- повышение быстродействия форм и отчетов, базирующихся на многотабличных запросах.

Предположим, что по результатам одного и того же сложного запроса на выборку требуется составить несколько отчетов. Если время выполнения запроса велико, то на составление каждого из отчетов уйдет много времени. Можно сэкономить время, если создать по результатам запроса временную таблицу и затем подготовить все отчеты на основе этой таблицы.

Для формирования запроса на создание таблицы надо сначала построить запрос на выборку, затем преобразовать его в запрос на создание, выбрав команду меню Запрос/ Создание таблицы. В открывшемся окне Создание таблицы следует ввести имя итоговой таблицы. Запрос выполняется командой меню Запрос/ Запуск или после нажатия кнопки Запуск панели инструментов. Access запрашивает подтверждение на выполнение запроса. В новой таблице нужно определить первичный ключ и вновь создать поля подстановки.

Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Предположим, например, что записи о новых поступлениях книг заносятся в отдельную таблицу. Периодически содержимое этой таблицы должно заноситься в основную таблицу КНИГИ. Эту операцию удобно выполнять с помощью запроса на добавление.

Запрос на добавление полезен также для решения задачи архивации устаревших данных. С помощью запроса на выборку из основной таблицы можно отобрать все устаревшие записи, а затем, преобразовав его в запрос на добавление, переписать отобранные записи в архивный файл.

Запрос на добавление, как и другие запросы на изменение, можно получить преобразованием запроса на выборку с помощью команды меню Запрос/ Добавление. Access запрашивает подтверждение на выполнение запроса.

Добавляемые записи должны иметь структуру и типы данных, соответствующие определению конечной таблицы. В таблице-источнике добавляемых записей не должно быть поля счетчика.

Во время выполнения запросов на изменение Access определяет четыре категории ошибок:

- возможность появления дубликатов первичного ключа. Access не будет добавлять или обновлять записи, создающие ситуацию дублирования ключа;

- ошибки преобразования данных. Такие ошибки возникают, если типы полей-получателей и полей-источников не совпадают и данные поля-источника не могут быть преобразованы автоматически к нужному типу;

- заблокированные записи. Эти ошибки возникают при попытке выполнения запроса на изменение к записям таблицы, с которой работают другие пользователи сети. В этом случае можно попытаться повторить выполнение запроса через некоторое время;

- нарушение условий на значение. Если вставляемые или обновляемые записи не удовлетворяют условию на значение поля, Access сообщит об ошибке и исключит эти записи при выполнении запроса.