Импорт или связывание данных из электронных таблиц

Допускается импорт или связывание данных из электронных таблиц Microsoft Excel. Обычно в Microsoft Access для принимаемых данных создается новая таблица, которую в дальнейшем можно присоединить к уже существующей таблице. Можно добавлять данные в существующую таблицу, если заголовки столбцов электронной таблицы соответствуют именам полей таблицы.

Перед началом операции необходимо убедиться, что в каждом поле (столбце) электронной таблицы содержатся данные одного типа и что все строки содержат одни и те же поля. Если первая строка электронной таблицы содержит заголовки столбцов, Access использует их в качестве имен полей. В таблице Excel не должно быть поля счетчика. Перед импортом Excel необходимо закрыть, БД Access должна быть открыта.

Для импорта электронной таблицы надо выбрать в меню команду Файл/ Внешние данные / Импорт и в диалоговом окне Импорт в списке Типфайла выбрать Microsoft Excel. Затем надо выбрать диск и папку, где находится файл электронной таблицы, выделить значок файла и нажать кнопку Импорт. Мастер по импорту электронной таблицы начнет работу.

Далее, следуя инструкциям в диалоговых окнах Мастера, определяем, будут ли использоваться данные из первой строки таблицы в качестве имен полей; будут ли сохраняться данные в новой или уже существующей таблице; определяем ключевое поле и имя таблицы, в которую выполняется импорт.

Microsoft Access пытается присвоить импортируемым полям подходящий тип данных, но результаты следует проверить, чтобы убедиться, что каждое поле получило правильный тип. В случае необходимости можно задать значения свойств полей, определяющих форматирование.

Для связывания электронной таблицы надо выбрать в меню команду Файл/ Внешние данные / Связь с таблицами. Затем в диалоговом окне Связь следует выбрать каталог, а в списке Тип файла выбрать Microsoft Excel и дважды щелкнуть на имени файла. Следуя указаниям Мастера, устанавливаем связь. По окончании работы Мастера изображение связанной таблицы появится в окне БД.

Связанную таблицу можно открывать и просматривать так же, как любую другую таблицу Access, хотя на самом деле она таковой не является. Всякое изменение информации в таблице Excel немедленно отразится в связанной таблице.