Необхідність і сутність контролю

В попередніх темах з'ясовано, що бухгалтерський облік повинен обов'язково вестися на кожному підприємстві. Облік сприяє грамотному та виваженому управлінню діяльністю та забезпечує процес контролю за нею. Можна скласти досить точні та реальні плани, чітко обліковувати все, що витрачено та отримано в процесі роботи, але не досягнути бажаного результату. Виявлення відхилень від запланованого та з'ясування їх причин може забезпечити контроль за діяльністю підприємства.

Контроль (від франц. - "controle") - перевірка або спостереження відхилень. Французьке " controle", у свою чергу, утворилося від латинського префіксу "contra", що означає "протидію", "протилежність" тому, що виражено в другій частині слова, наприклад "контрреволюція", "контрманевр .У другій частині слова "контроль" міститься слово "роль" (від лат. «role» ), тобто "міра впливу, значення, ступінь участі в чомусь". "Ступінь участі в чомусь" - один із варіантів тлумачення слова "роль", яке слід розглядати як вчинення певної дії.

Таким чином, контроль - це систематичне спостереження та перевірка процесу функціонування відповідного об'єкту для виявлення його відхилень від зданих параметрів і вжиття заходів для їх усунення. Як правило, такими «метрами є планові показники, які порівнюють з даними бухгалтерського обліку про фактичний стан справ. Наприклад, на підприємстві "Вітер" складаються щомісячні плани {з деталізацією подекадно) щодо обсягів витрачання матеріалів на виробництво. У результаті порівняння даних бухгалтерського обліку про фактичний відпуск матеріалів за першу декаду ПО днів) з плановим обсягом виявлено перевищення плану на 5000 грн. Як з'ясувалося, причиною цього факту стали високі темпи виробництва, що призводило до виготовлення неякісної продукції, визнаної браком. У зв'язку з цим, керівництво уточнило плани виробництва, дещо знизивши їх рівень.

Навіть у Ваших особистих фінансових справах, якщо Ви ведете облік своїх витрат, але не маєте бази для оцінки їх величини - тобто контролю, досягти економії або ж підвищення раціональності витрачання кишенькових грошей просто неможливо.

У значенні слова "контроль", окрім "перевірки" або "нагляду з метою перевірки, слід вирізнити ще один зміст, який іноді не береться до уваги, протидія чомусь небажаному. У такому розумінні більш правильно тлумачити слово "контроль" як перевірку, а також спостереження з метою перевірки для виявлення, попередження та припинення протиправної поведінки з боку будь-кого. Своєчасно виявлені неточності та відхилення дозволяють керівництву оперативно відреагувати на них (з'ясувати причини виникнення, винних осіб, оцінити наслідки) та вжити термінові заходи для усунення негативних явищ і виправлення ситуації.

Отже, контроль - це необхідна умова існування будь-якого виробництва, він є енергією господарського життя, яка дає імпульс соціально-економічному розвитку. Він ніби розповсюджує та посилює все позитивне, що було накопичене попередньо.

Контроль сприяє одержанню інформації про те, які процеси відбуваються в суспільстві, допомагає виробити найбільш доцільні рішення загальних і специфічних питань розвитку економіки, надає можливість оцінити чи правильно прийнято рішення, чи своєчасно воно втілено в життя, наскільки ефективне.

Однак слід враховувати, що ефективного контролю без належного бухгалтерського обліку бути не може. Лише завдяки обліку контроль належним чином здатний виконати поставлені перед ним завдання.

Виходячи з вищенаведеного, контроль спрямований на встановлення невідповідності фактичних показників від запланованих, здійснення заходів щодо усунення виявлених відхилень та впровадження профілактичних дій для попередження їх виникнення у майбутньому. Ті величини, стан яких порівнюється з передбаченими показниками, є об'єктами контролю. Наприклад, об'єктом контролю дотримання запланованих обсягів відпуску матеріалів на виробництво є безпосередньо матеріали, кількість витрачання яких перевіряється.

Невід'ємною та обов'язковою складовою контролю є його суб'єкти -особи, які здійснюють контроль. Але не кожна людина може розглядатися як суб’єкт контролю. Вона перетворюється в нього, коли в неї виникає спрямованість, з'являється бажання чи зобов'язання здійснювати контрольну діяльність. Причинами цього можуть бути посадові обов'язки, вольова та емоційна спрямованість.

По відношенню до суб'єкта господарювання, що перевіряється, контроль може бути зовнішнім і внутрішнім. Зовнішній контроль здійснюють суб'єкти, що не входять до складу структурного підрозділу підприємства, діяльність якого контролюється, і не є його працівниками.

Представники Державної податкової служби, Контрольно-ревізійного управління та Держказначейства (в бюджетних установах і на підприємствах, які використовують кошти бюджету), Державного Пенсійного фонду разом із суб'єктами третьої групи - слідчими прокуратури контролюють діяльність підприємства та бухгалтера за допомогою даних бухгалтерського обліку. Тому останні повинні бути чіткими, достовірними, належним чином

оформленими та своєчасними.

Внутрішній контроль діяльності підприємства здійснюється безпосередньо працівниками або власниками підприємства. Отже, бухгалтер також є суб'єктом внутрішнього контролю, причому в кількох вимірах. Перш за все, він контролює правильність записів бухгалтерського обліку про господарську діяльність підприємства.

Взаємна звірка даних бухгалтерського обліку між: бухгалтерами повинна обов'язково проводитися з певною періодичністю (один раз в тиждень, десять днів, місяць). Наприклад, порівнюють дані обліку касир і бухгалтер банківських операцій: чи сума, видана з каси, повністю передана в банк і навпаки. Як правило, зовнішні перевіряючі звертають увагу на такі операції, тому внутрішній контроль сприяє спокою бухгалтера та безпеці підприємства.

Крім того, бухгалтер у своїй діяльності контролює правильність даних про здійснені на підприємстві господарські операції, що надаються іншими підрозділами. Зокрема, бухгалтер може встановити, чи правильні відомості про відпуск матеріалів, надані комірником: чи не відпущено зі складу більше матеріалів, ніж за бухгалтерськими документами.

Відповідно, бухгалтер повинен знати механізм реалізації контролю та яким чином вести облік, щоб забезпечити його успішне функціонування и використовувати як для покращання якості своєї роботи, так і для управління вцілому.

Контроль роботи бухгалтера зовнішніми суб'єктами та контроль, який реалізує бухгалтер, залежно від етапу проведення господарських операцій та прийняття управлінських рішень може бути попередиш (полягає у перевірці доцільності та можливості вчинення певних дій перед їх здійсненням), поточним (проводиться у процесі проведення операцій для оперативного виявлення відхилень та забезпечення нормальної їх реалізації) та наступним необхідний для оцінки досягнутих результатів після здійснення господарських операцій).

Причому, контроль може здійснюватися на основі вивчення лише документів документальний - перевірка облікових документів, а також , реальним - перевірка наявності товарно-матеріальних цінностей, грошових засобів шляхом їх безпосереднього огляду та підрахунку.

Гармонійне поєднання та ефективність бухгалтерського обліку і контролю можливі за рахунок розумної та раціональної реалізації усіх наведених видів контролю. Чіткі та підлагоджені дії систем обліку та контролю забезпечують успішний розвиток як окремого підприємства, так і держави вцілому.