Вопрос 2. Организация документооборота

Документооборот призван обеспечить информационный обмен в структуре аппарата управления. Одновременно с этим он служит общим целям делопроизводства, а именно рациональной организации работы с документацией. При этом в делопроизводстве документооборот является элементом коммуникационной деятельности канцелярий и секретариатов.

Документооборот -движение документов в организации с мо­мента их создания или получения до отправки или уничтожения.

Организация документооборота заключается в соблюдении правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в организа­ции, учреждении.

Объем документооборота определяется общим количеством доку­ментов, поступающих в организацию или созданных в ней за определен­ный период.

1. Организация документооборота в системе органов внутренних дел основывается на требованиях нормативных актов МВД России. В настоя­щее время основным таким актом является Приказ МВД России от 20 июня 2012 г. № 615 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации.

Помимо этого, непосредственно в каждом органе внутренних дел разрабатывается Инструкция по делопроизводству, Табель документов, Альбом форм документов и Номенклатура дел.

Инструкция по делопроизводствуустанавливает систему делопроиз­водства в органе внутренних дел, порядок работы с документами, основ­ные правила их подготовки и оформления, порядок рассмотрения обраще­ний граждан.

Табель документов - это перечень форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач органов внутренних дел. При этом запрещается создавать документы, не утвержденные табелем. Новые формы вносятся в табель в строго установленном порядке.

Альбом форм документов (разрабатывается на основе табеля форм документов) - это сборник прошедших унификацию формуляров докумен­тов, т.е. образцов применяемых управленческих документов, в которых приведено строго определённое расположение реквизитов, а текст приве­дён к трафаретной, анкетной или табличной форме.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименова­ний дел, заводимых в организации (органе внутренних дел), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел используется при построении информационно-справочной системы для документов, т.к. содержит исчерпывающий пере­чень наименований дел, в которых должен найти место любой управленче­ский документ. Номенклатура дел утверждается начальником органа внут­ренних дел и вводится в действие с 1 января. Следовательно, номенклатура дел - это разновидность управленческого решения, посредством которого обеспечивается система формирования дел и хранения документов. В но­менклатуре дел указывается:

- наименование раздела для каждого дела, которое соответствует структурному подразделению либо одному из направлений деятельности органа внутренних дел;

- заголовок для каждого дела, в котором указываются признаки до­кументов, хранящихся внутри соответствующего дела.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содер­жания и количества документов, образующихся в деятельности органа внутренних дел. В номенклатуру не включаются дела оперативного учёта и дела наблюдательного характера. Для таких, а также других документов с ограничением доступа (секретных, совершенно секретных и особой важ­ности) составляется Единая номенклатура особой важности.

Табель документов, альбом форм и номенклатура дел относятся к числу тех нормативно-методических актов, которые предназначены для организации документооборота. Практика свидетельствует, что в настоя­щее время имеется тенденция усложнения системы организации докумен­тооборота, кроме того, происходит рост объёма различных документов. В этой связи возникает очень сложная и важная задача по сокращению объё­ма документооборота и его организации на научной основе. В делопроиз­водстве выработан научный подход для правильной организации и сокра­щения документооборота. Его основными правилами являются:

1. Прямоточность движения документов (исключение потерь времени на возвратные движения) - обеспечивается разработкой схем прохождения основных управленческих документов в структуре органа внутренних дел.

2. Ритмичностьдвижения документов (сокращение любых «простоев») - обеспечивается обязательным контролем этапов движения документа. 3. Единый порядок движения однотипных документов - обеспечива­ется применением Табеля форм документов.

4. Выполнение стандартных документационных операций над всемидокументопотоками (максимальное сокращение инстанций на маршруте движения документов) - обеспечивается организацией делопроизводства всоответствии с ведомственной Инструкцией по делопроизводству.

Отчеты по объему документооборота в органах внутренних дел со­ставляются ежеквартально. Общий объем входящих, исходящих и внут­ренних документов подсчитывается на основе их учёта (регистрации) по всем подразделениям МВД России. При этом учитывают только оригина­лы управленческих документов. Письма граждан, копии идубликаты до­кументов не учитываются. Отчеты по объему документооборота являются предметом анализа в органах внутренних дел (и аппарате министерства) и содержат информацию, которая позволяет совершенствовать управление, а именно:

1.Выявлять закономерности в колебаниях объема основных документопотоков в структуре органов внутренних дел.

2. Выявлять организационные просчеты в работе с отдельными группами документов.

3. Оптимизировать маршруты движения документов.

4. Совершенствовать делопроизводство и его отдельные технологи­ческие участки (структуру секретариатов и функции его персонала).

5. Рассчитывать штаты отдельных организационных структур, непо­средственно обслуживающих документопотоки.

Для организации документооборота особую роль играет регистрация документов в секретариатах, которая решает в делопроизводстве следую­щие задачи:

1) учёт документов (присвоение регистрационного номера);

2) контроль над всеми документопотоками (отслеживание всех эта­пов движения документа);

3) установление срока исполнения документа;

4) справочная работа по регистрационной базе данных и предостав­ление информации о зарегистрированных документах.

В органах внутренних дел применяется журнальная, картотечная и автоматизированная формы регистрации.

Журнальная- это наиболее простая форма. По этой форме регистра­ция ведется в хронологическом порядке поступающих документов. Её не­достатком является трудоемкость, а также сложность поиска документа в случае, если не известна дата регистрации.

Картотечнаяформа основана на ведении специальных контрольных карточек для формирования нескольких картотек: сроковая картотека (по дате регистрации); номинальнаякартотека (по наименованию документов); справочнаякартотека (из карточек исполненных документов). Достоинст­во такой формы - лёгкость поиска документов по картотекам; недостаток -сравнительно высокая трудоёмкость заполнения карточек.

Автоматизированная - ведётся с помощью средств вычислительной техники, которые позволяют связывать в системе управления базами дан­ных (СУБД) регистрационные электронные карточки и соответствующие им полнотекстовые файлы (документы в их электронном виде).

Помимо ведения учёта документов, секретариаты также организуют контроль над этапами движения документов в структуре органа внутренних дел. В основе такого контроля лежат сроки исполнения документов. Они могут определяться различными путями. В частности, срок исполне­ния конкретного документа может определяться законодательством (на­пример, для заявлений о преступлениях), содержаться в самом документе (как правило, в распорядительных), либо его назначает руководитель орга­на внутренних дел в своей резолюции. Отдельные резолюции указывают конкретный срок исполнения. При этом могут указываться резолюции: I «Срочно» - документ должен быть исполнен в срок не более 3-х суток; «В кратчайшие сроки» либо «Оперативно» - означает срок исполнения в течение 10 дней. В целях организации контроля исполнения документов работник секретариата фиксирует в регистрационной форме соответствующую дату контроля. Практика деятельности служб документационного обеспечения свидетельствует, что наиболее чёткий и объективный контроль осуществляется при использовании автоматизированной базы данных.

Одновременно с этим при организации делопроизводства необходимо выделять информацию, касаемую признака документа, которая позво­ляет хранить документы упорядоченно (систематизированно). Одним из таких признаков является документопоток. Он образуется в процессе дви­жения документа между двумя структурами управления. Это простейший признак систематизации документов. В одном документопотоке объеди­няются документы разных видов. Общим для них является направление движения документов. Исходя из системы отношений, как правило, выде­ляют три основных документопотока:

1. Исходящие документы - создаются в органе внутренних дел и предназначены для отправки в адрес других органов, организаций и учреж­дений.

2. Входящие документы- приходят на почтовый адрес (по факсу, нарочным и т.и.) органа внутренних дел.

3. Внутренние документы- не предназначены для отправки в другие организации и или учреждения. Они служат для решения внутриорганизационных вопросов.

На основе этих документопотоков работники секретариатов (канце­лярий) производят регистрацию документов по трём основным видам учё­тов. В каждом из них следует выделять также и дополнительные признаки документов. Такой подход позволяет:

- идентифицировать каждый документ, т.е. относить его к опреде­лённому подразделению либо участку работы;

- группировать однотипные документы в дело для хранения;

- проводить быстрый поиск любого документа, который зарегистрирован в органе внутренних дел.

Выделение подобных дополнительных признаков документов долж­но производиться в секретариатах оперативно, по реквизитам документа. В противном случае пришлось бы тщательно изучать содержание всех доку­ментов, проходящих регистрацию, что крайне снизило бы оперативность делопроизводства.

Теорией и практикой делопроизводства и архивного дела выделены и признаки группировки документов в дела. К таким, признакам относят: номинальный, хронологический, предметно-вопросный, авторский, кор­респондентский, географический, экспертный.

Номинальный признак предполагает группировку в одно дело доку­ментов одного наименования; например: приказы, протоколы, акты и т.д.

Хронологический признакобъединяет документы одного временного периода; например: планы работы за 1-е полугодие.

Предметно-вопросный признак предполагает объединение в одно дело документов по одному вопросу (предмету); например: документы по строительству, документы по служебной подготовке и др.

Авторский признак берется за основу, когда в дело объединяются документы одного автора; например: работа постоянно действующей ко­миссии, документы вышестоящего органа, должностного лица и т.д.

Корреспондентский признак основан на выделении документов по переписке с определённым корреспондентом; например: переписка с орга­ном материально-технического снабжения.

Географический признак указывает общность документов, соответст­вующих одному административно-территориальному образованию; на­пример: переписка с районными подразделениями.

Экспертный признак указывает общий срок хранения документов в одном деле, так как документы с постоянным сроком хранения (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет) не могут группироваться в одно дело.

Для систематизации документов по делам на практике используется несколько признаков. Признаки группировки документов отражаются в за­головке каждого дела. Например, Дело: «Приказы начальника ОВД за 2011 г.» содержит номинальный, авторский и хронологический признаки. На каждом из таких дел должен быть указан срок хранения - экспертный признак.

Соответствие между составом документов, образующихся в процессе управления, и номенклатурой дел должно ежегодно проверяться экспертно-проверочной комиссией органа внутренних дел. Состав этой комиссии утверждается начальником органа внутренних дел. Если комиссия уста­навливает, что состав документов соответствует действующей номенкла­туре, то последняя не изменяется на очередной год. Вместе с тем номенк­латура дел должна утверждаться не реже одного раза в пять лет.

Дела формируются по установленным в секретариатах правилам по их наименованиям после окончания исполнения документов. Основанием для списания документа в дело является резолюция начальника органа внутренних дел, который должен указать в какое дело подлежит списанию исполненный документ. Сроки хранения дел указаны в ведомственном Ти­повом перечне документов и исчисляются с 1 января после окончания года текущего делопроизводства. Разделяют временный срок хранения дел (до 10, более 10 лет) и дела постоянного хранения.

Хранение документов и дел в текущем делопроизводстве допускает­ся для переходных дел (например, дела с плановыми и отчётными доку­ментами), а также для дел с трёхлетним сроком хранения документов. Оно имеет двойное содержание, ибо, помимо собственно хранения, включает в себя информационно-справочную работу с документами. Первое заключается в обеспечении сохранности дел и документов, для этого дела должны храниться в металлических шкафах, и доступ к ним имеют только ответст­венные за хранение работники секретариата. Второе - в возможности обеспечить сотрудников необходимой для них информацией о предыду­щей деятельности и её условиях.

Правила хранения документов, дел, а также бланков документов, пе­чатей и штампов устанавливается Инструкцией по делопроизводству в ор­ганах внутренних дел. Например, бланки с воспроизведением Государст­венного герба называются гербовыми бланками, изготовляются типогра­фией МВД России и являются бланками строго учёта. Они имеют учётные номера и должны храниться в металлических шкафах. Их применение учи­тывается в специальной учётно-регистрационной форме (журнале). Испор­ченные гербовые бланки сдаются лицу, ответственному за их учёт.

Текущее хранение дел предусматривает возможность пользования документами как информационно-справочными материалами. До заверше­ния дела (в период его формирования) имеющиеся в нём документы могут изыматься для пользования ответственным за хранение работником. На место изъятого документа закладывается лист-заместитель. После завер­шения дела (подшивки документов) необходимый документ выдается вме­сте с делом, на место дела ставится карта-заместитель. Лист-заместитель и карта-заместитель содержат запись о дате и сотруднике, который взял во временное пользование документ или дело.

По окончании текущего года сформированные и оформленные в ус­тановленном порядке дела подлежат сдаче в архив. Этап подготовки дел к сдаче в архив является заключительным в цикле движения документов. При информационных центрах МВД, ГУМВД, УМВД действуют отделы (от­деления) специальных фондов (спец. фонды), которые осуществляют приём и хранение дел управленческого делопроизводства, а также дела специаль­ного делопроизводства.

В подготовке дел к передаче в спец. фонд участвуют как работники секретариатов, так и экспертно-проверочной комиссии. Основными зада­чами таких комиссий являются:

1. Проведение экспертизы научной и практическойценности доку­ментов, передаваемых в спец. фонд (ценность документаотражается в сроке его хранения).

2. Проверка полноты и правильности систематизации документов в каждом деле (томе).

3. Оформление дел в соответствии с требованиями спец. фонда.

На оформленные к сдаче в ведомственный спец. фонд дела составля­ются описи, которые служат основным учётным и справочным средством в архивном делопроизводстве, на этом этапе выделяются дела для уничтожения, срок хранения которых истек по состоянию на 1 января очередного года.

Деятельность специальных фондов Министерства внутренних дел регулируется системой законодательных и нормативно-методических до­кументов. Базовым законодательным актом являются Основы законода­тельства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федера­ции и архивах; а также ведомственный нормативной акт - Приказ МВД РФ от 15.08.2011 №935 «Об организации архивной работы в системе МВД России» и методический акт - Инструкция по архивной работе в органах внутренних дел, утверждаемая МВД России.