Вопрос 1. Сущность, принципы и задачи делопроизводства

Процесс управления социальными системами, в том числе органами внутренних дел, сопровождается значительным количеством различных документов. Необходимость упорядочения всех процедур работы с доку­ментами возникла достаточно давно, хотя делопроизводство стало систем­но изучаться только в XIX в. В современной науке область знаний о по­рядке создания документов и правилах работы с ними является самостоя­тельной дисциплиной, которая сохраняет связи с теорией социального управления.

В России с XVII в. закладывались основы государственного централи­зованного установления правил работы с официальными документами. С тех пор и по настоящее время выделяют следующие исторические периоды его развития: приказное, коллежское, министерское и советское «научное» делопроизводство.

Современное делопроизводство стало стремительно совершенство­ваться, начиная с XX века под воздействием развития технических средств коммуникации и компьютерной техники. Многие стандартные документационные операции приобрели новое содержание, а компьютеризация су­щественно расширила сферу этой деятельности. С развитием компьютер­ных технологий делопроизводство становится доступным любому пользо­вателю. При этом появилась возможность самостоятельно работать с са­мыми разными видами документов и создавать электронные архивы инди­видуального пользования.

В настоящее время под воздействием указанных тенденций возник новый термин - документационное обеспечение управления (ДОУ).Харак­терно, что в законодательных актах и обиходе этот термин понимается как тождественный термину делопроизводство. Однако это не вполне пра­вильно, т.к., например, принципы ведения дел для управленческой доку­ментации отличаются от дел в судопроизводстве, в следственных органах, в нотариатах и других областях деятельности.

Делопроизводство -отрасль деятельности, обеспечивающая до­кументирование и организацию работы с официальными документами. Исходя из области циркуляции официальных документов обычно вы­деляют - управленческое и специальное делопроизводство.

Управленческое делопроизводство регулируется системой законо­дательных актов и осуществляет операции с управленческой документаци­ей (распорядительной, организационной, справочной). Систематизация документов в дела осуществляется службами ДОУ, а перечень наименований дел в организации утверждается в специальном документе - номенклатуре дел.

Специальное делопроизводство регулируется законами, исполне­ние которых связано с реализацией основной функции учреждения или ор­ганизации (правоохранительной, правообеспечительной, надзорной, кон­тролирующей и др.). Создание и систематизация документов в дела осуще­ствляется по специальным правилам, а заведение дел не связано напрямую с управленческим делопроизводством.

Значение рациональной организации документационного обеспече­ния состоит в том, что она позволяет существенно повысить эффектив­ность процесса управления. При этом существующие общие правила рабо­ты с управленческими документами, контроль над их движением и хране­нием, информационная работа с ними, другие компоненты делопроизвод­ства создают условия для оптимизации управленческой деятельности. По­этому деятельность служб ДОУ принято относить к числу вспомогатель­ных, обеспечивающих функций управления.

Для усвоения знаний по делопроизводству необходимо уточнить его принципы. Значимость принципов в организации делопроизводства, как и в любой иной области человеческих знаний, состоит в том, что они опре­деляют исходные правила и общие начала. К числу основных принципов следует отнести:

1. Принцип унификации - приведение какого-либо объекта к единой
форме, системе. Процесс унификация выражается в создании наиболее
общей универсальной модели, применяемой к ряду объектов с некоторыми
общими признаками. На основе унификации в современном делопроизводстве разрабатываются, например, исходные правила выполнения документационных операций. Эти правила носят общий характер для отраслевых министерств и конкретизируются в их нормативно-методических актах.

2.Принцип стандартизации - установление и применение стандар­та как эталона (образца), который принимается в качестве исходного для
сопоставления с ним других подобных объектов. Стандарт как нормативно-методический документ - это комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации, утверждаемый компетентным органом. Между стандартизацией и унификацией не существует тождества, хотя оба процесса взаимосвязаны. Стандартизация - это высшая степень унификации, выраженная в обяза­тельной правовой форме.

3. Принцип системности нормативно-методического регулирова­ния делопроизводстваявляется основой для установления единых требований к организации делопроизводства. Законодательные, нормативные и методические акты по делопроизводству структурируются, исходя из их
иерархии и компетенции. В результате образуется система нормативно-
методического обеспечения.

4. Принцип централизации органов контроля и методического
обеспечения делопроизводстваотражает значение соответствующих функций в системе органов власти и управления. Центральным органом контроля обеспечения делопроизводства в Российской Федерации являются
Госстандарт, а методического контроля – Росархив.

5. Принцип децентрализации делопроизводствапроявляется в том,
что каждое министерство, ведомство, учреждение, предприятие самостоятельно устанавливает задачи служб документационного обеспечения в своих структурных подразделениях, исходя из ведомственных задач. Данный принцип закреплён в Типо­вой инструкции по делопроизводству. При этом ведомственные норматив­но-методические документы (инструкции) не должны ей противоречить только по основным положениям.

Таким образом, развитие и внедрение принципов научной организа­ции делопроизводства - это задача всего общества и государства, т.к. при­менение принципов создает условия для сокращения излишних докумен­тов и потерь времени, затрачиваемого на обработку документов. Отсутст­вие определенного единообразия работы с документами ведет к тому, что число их может произвольно увеличиваться так же, как их формы и назна­чение.

В процессе развития делопроизводства сформировалась единая тер­минология этого вида деятельности. Некоторая часть терминов появилась вследствие использования компьютерной техники в делопроизводстве. Наиболее распространёнными являются следующие термины.

Документирование -запись информации на различных носителях по установленной форме. Оно предполагает некую форму представления информации. При этом процесс записи информации должен обеспечивать ее хранение на каком-либо твердом носителе - бумаге, полимере, оптиче­ском, магнитном носителях и т.д.

Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. По отношению к понятию информации главным является её фиксация, а способ (графика, печать, магнитозапись и прочее) - вторичным.

Информационные ресурсы-отдельные документы и отдельные массивы документов, а также документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и прочее). Формирование и использование информационных ресурсов явля­ется сферой государственного регулирования в Российской Федерации.

Документ —зафиксированная на материальном носителе информа­ция с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Для документа важна форма представления информации. Эту форму обеспечивает нали­чие ряда реквизитов, совокупность которых на документе позволяет отно­сить информацию к документам определенного вида и назначения, т.е. идентифицировать информацию.

Реквизит документа -обязательный элемент оформления офици­ального документа. Действующий стандарт для управленческой докумен­тации указывает для реквизитов строго определённое место на документе, но только некоторые из них являются обязательными и придают докумен­ту юридическую силу.

Официальные документы -это документы, созданные юридически­ми или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установ­ленном порядке. Понятие документа может иметь самую широкую область применения (в редакторе Word каждый файл - документ). Официальным документ становится только после его полного оформления и удостовере­ния, т.е. после заполнения необходимых реквизитов.

Юридическая сила документа -свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издав­шего его органа и установленным порядком оформления. Понятие офици­ального документа не тождественно понятию его юридической силы. При этом только юридическая сила документа способна передавать его распо­рядительное начало. Так, юридическая сила документа включает в себя три обязательных компонента: 1) соответствие содержания закону; 2) полномочность издающего органа; 3) оформление всех необходимых реквизитов в соответствии с требованиями, предъявляемыми к документу конкретного вида.

Документы создаются, приобретают юридическую силу и циркули­руют в структурах министерств, ведомств, учреждений, предприятий и ор­ганизаций. В целях упорядочения работы с различными документами, а также обеспечения соответствующего взаимодействия с различными ве­домствами и учреждениями формируется структурное звено, которое при­звано контролировать правила работы с документами, проводить в жизнь единую систему делопроизводства. Общее название этих структур - служ­бы документационного обеспечения управления.

Департаментделопроизводства и работы с обращениями граждан и организацийявляется структурным подразделением МВД России. На это подразделение возлагается кон­троль за соблюдением единой системы делопроизводства.

Архивный документ -документ, сохраняемый или подлежащий со­хранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника. В определении имеется в виду любой документ на ма­териальном носителе, который может сохраняться как в государственном, так и личном архиве.

Нормативно-правовое регулирование делопроизводства - это об­ласть компетенции целого ряда центральных органов государственной власти и управления. Система этих органов устанавливает правила, норма­тивы и стандарты, которые в совокупности должны обеспечивать единую систему делопроизводства на территории Российской Федерации. Эта сис­тема должна обеспечивать:

1. Обязательность исходных принципов делопроизводства для учре­ждений, организаций независимо от форм собственности. Например: госу­дарственный язык, на котором ведется делопроизводство; государственное регулирование в сфере использования информации и другие принципиаль­ные положения.

2. Установление основных задач и правил в сфере документационной деятельности. Например, создание типовых инструкций, образцов доку­ментов и другие вопросы.

3. Общность требований к осуществлению документирования в наи­более важных областях государственного управления. Например, обороно­способность, судопроизводство, бухгалтерский учёт, гражданское состоя­ние, сфера здравоохранения, правоохранительная деятельность и т.д.

Фундаментом единой системы делопроизводства являются положе­ния Конституции Российской Федерации. Такие принципы, как: право ка­ждого свободно искать, получать, передавать, производить и распростра­нять информацию любым законным способом (ст. 29 Конституции); право граждан обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллек­тивные обращения в государственные органы и органы местного само­управления (ст. 33 Конституции) и ряд других являются основой для орга­низации делопроизводства.

Особенность нормативно-методического регулирования делопроиз­водства в системе органов внутренних дел - в том, что отдельные его ком­поненты входят в функции большинства служб и подразделений. Напри­мер, дежурная часть является самостоятельным органом оперативного управления и одновременно обязана документировать целый ряд вопросов управленческой деятельности. Однако основные зада­чи делопроизводства решают специальные подразделения - секретариаты (канцелярии).

Нормативно-методические акты МВД России в отношении органи­зации делопроизводства не используют термин «документационное обес­печение управления». Единая система делопроизводства в аппарате и под­разделениях МВД России реализуется в процессе исполнения ими своих задач и функций. Организация и совершенствование системы делопроиз­водства, а также контроль над соблюдением установленного порядка рабо­ты с документами осуществляются аппаратом министерства. За организа­цию и состояние делопроизводства непосредственно отвечают начальники делопроизводственных подразделений - начальники секретариатов (канцелярий). Такое подразделение является самостоятельной структурной единицей. Начальнику указанного подразделения непосредственно подчи­нена вся деятельность по организации делопроизводства.

Основные задачи секретариатов в органах внутренних дел можно разделить на документационные и организационные.

Документационные задачи связаны с документированием процесса управления и организацией работы с документами, это:

1. Приём и регистрация входящих документов, отправка исходящих документов.

2. Предоставление документов руководителю для ознакомления и наложения им резолюции (краткого указания о порядке исполнения доку­мента).

3. Передача документов сотрудникам - исполнителям (передача документа должна производиться под роспись исполнителя в регистрацион­ном журнале с указанием даты его получения).

4. Контроль над сроками исполнения документов.

5. Информационно-справочная работа.

6. Составление и изготовление документов в соответствии с поруче­ниями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий (составле­ние - это, как правило, подготовка проектов документов).

7. Систематизация и хранение документов, находящихся в делопро­изводстве. Хранение должно производиться в делах (папках), внутри кото­рых документы располагаются в определенном (как правило, хронологиче­ском) порядке - систематизированно в соответствии с описью документов.

8. Обеспечение сохранности печатей, штампов и бланков. Для реги­страции и заверения официальных документов используются штампы, пе­чати и бланки документов. Сохранность гербовой печати и гербовых блан­ков - это наиболее ответственная задача делопроизводства.

9. Формирование дел в текущем делопроизводстве. Текущим являет­ся ведение дел на протяжении, как правило, календарного года. Каждое дело предназначено для определенной группы документов и носит собст­венное наименование. Номенклатура дел утверждается начальником орга­на внутренних дел.

10. Подготовка документов и дел для передачи в архив. Ценность документа отражается в установленных сроках его хранения. Непосредст­венно хранение различных документов - это одна из задач архивов.

Организационные задачи делопроизводства в наиболее общем виде связаны с вопросами оптимизации процессов управления и отдельных управленческих процедур. К числу организационных задач делопроизвод­ства относятся:

1. Подготовка рабочего места руководителя.

2. Обслуживание штатных средств оргтехники и информационно-справочных картотек (автоматизированных баз данных).

3. Организация приема посетителей, вызов сотрудников по указанию руководителя.

4. Организация телефонных переговоров, выдача справок по телефо­ну.

5. Подготовка служебных командировок.

6. Подготовка совещаний, заседаний, а также стенографирование.

7. Подготовка информационно-справочных материалов по указанию

руководства.

8. Обучение методике организации документооборота, внедрение средств автоматизации делопроизводства.

Вышеизложенный перечень документационных и организационных задач формирует необходимость предусматривать в структуре секретариа­тов создание специализированных подразделений. Это - как правило, ма­шинописные бюро, бюро копирования документов, общественные прием­ные и прочие структуры. Сложность выполняемых обязанностей опреде­ляется также объемом документов, циркулирующих через секретариаты. Непосредственно в секретариатах концентрируется управленческая доку­ментация органа внутренних дел. Другие создаваемые и получаемые доку­менты (оперативного характера, по уголовным делам, справочные) хранят­ся в специальном делопроизводстве либо непосредственно в структурных подразделениях.