Вопрос 3. Назначение и виды документов, составляемых в органах внутренних дел.

Деятельность сотрудников органов внутренних дел связана с повседневным составлением, оформлением, изучением самых раз­личных документов. В науке управления, как уже было отмечено выше, в качестве документов рассматриваются любые носители информации, которые могут обращаться в документационных системах, подвергаясь процессам, поиска, передачи, хранения.

Документы, составляемые в органах внутренних дел, являясь одним из средств связи органов внутренних дел между собой, с другими органами, организациями и гражданами, выполняют также коммуникативную функцию. Так, посредством служебных писем сотрудники органов внутренних дел запрашивают из других органов и организаций необходимую информацию, направляет им предложения по устранению условий, способствующих соверше­нию правонарушений, сообщают гражданам о решениях, приня­тых по их заявлениям, и т.п.

Юридическое значение документов, составляемых в органах внутренних дел, состоит в том, что они являются средством офи­циального удостоверения и юридического доказательства дейст­вий, событий, состояний, имеющих юридическое значение.

В органах внутренних дел составляется множество самых раз­личных документов. Уяснению их разнообразия служит класси­фикация документов, которая осуществляется по различным кри­териям. Применительно к изучению и практическому осуществле­нию делопроизводства наибольший интерес представляет класси­фикация, произведенная по следующим критериям: по направле­ниям деятельности органов внутренних дел, по месту возникнове­ния и направлению движения документов, по количеству отра­жаемых в них вопросов, по участию заинтересованных лиц в со­ставлении и подписании документов, по степени секретности со­держащейся в документах информации и др.

В зависимости от того, при осуществлении какого из направ­лений деятельности органов внутренних дел создаются документы, они подразделяются на управленческие или организационно-распорядительные (ОРД), оперативно-разыскные, уголовно-процессуальные, административно-процессуальные.

Управленческие (организационно-распорядительные) доку­менты создаются в процессе внутриорганизационной деятельности органов внутренних дел. В зависимости от назначения они, в свою очередь, подразделяются на распорядительные, отчетные и документы общего характера.

Группу распорядительных документов составляют письменные правовые акты управления (приказы, инструкции, указания и др.)

Отчетные документы содержат информацию о выполнении
заданий, поручений, запланированных мероприятий (отчет о
боте, рапорт или докладная записка, объяснительная записка
справка и др.).

Группа документов общего характера включает в себя разнообразные документы, составляемые по различным вопросам деятельности органа (подразделения); акт, протокол, служебной письмо, телеграмма и др.

Оперативно-розыскные документы отражают оперативно-разыскную деятельность органов внутренних дел. Порядок оформления таких документов и правила работы с ними устанав­ливаются ведомственными нормативными актами МВД России.

Уголовно-процессуальные документы отражают действия, осуществляемые по расследованию уголовных дел (протоколы следственных действий, постановления и др.). Требования к их содержанию и оформлению во многом определены уголовно-процессуальным законодательством.

Административно-процессуальные документы (протоколы об административных правонарушениях, постановления по делам об административных правонарушениях, акты обследования объектов разрешительной системы и т.п.) отражают административную дея­тельность органов внутренних дел по охране общественного по­рядка и обеспечению общественной безопасности. Требования к содержанию и реквизитам значительной их части определены ад­министративно-процессуальным законодательством, а также ве­домственными нормативными актами МВД России.

По количеству отражаемых в документах вопросов различают простые и сложные документы. Документ, составленный по од­ному вопросу, считается простым. Если в документе содержится информация по двум или большему числу вопросов, он является сложным.

По участию заинтересованных лиц в составлении и подписа­нии документов различают односторонние и двусторонние документы (многосторонние). Односторонниедокументы составляются от имени одного лица (одной стороны - органа или должностного лица). Рапорт, справка, постановление о возбуждении уго­ловного дела, о наложении административного взыскания, приказ о назначении сотрудника на должность и большинство других документов, составляемых в органах внутренних дел, являются односторонними.

Документы, в составлении и подписании которых участвуют представители двух или нескольких заинтересованных сторон, именуют двусторонними(многосторонними). Так, например, акт о приеме одним сотрудником органа внутренних дел от другого каких-либо документов, материалов составляется и подписывается передающим и принимающим эти материалы.

В зависимости от степени секретности содержащейся в доку­менте информации они подразделяются на документы особой важности, совершенно секретные, секретные, для служебного пользования и несекретные (открытые) документы. Порядок работы с документами, содержащими сведения, подлежащие засекречиванию (особой важности, совершенно секретными, секретными) и не подлежащие открытому опубликованию (для служебного пользования), определяется специальными нормативными актами

Характер деятельности сотрудников органов внутренних дел обусловливает интерес к рассмотрению таких видов документов как официальные документы, подлинные документы и докумен­ты-копии. Решение некоторых юридических вопросов может быть основано только на информации, содержащейся в официальном или подлинном документе, для разрешения других вопросов дос­таточно изучения копии документа.

Официальный документ - это документ, созданный организа­цией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке.

Подлинник официального документа — это первый или един­ственный экземпляр официального документа.

Подлинный документ - это документ, сведения о времени и месте создания которого и / или об авторе, содержащиеся в самом документе или выявленные каким-либо путем соответствуют дей­ствительности.

Копия документа - это документ, воспроизводящий инфор­мацию другого документа и все его внешние признаки или часть их.

Различают следующие виды копий.

Факсимильная копия - копия документа, отражающая все без исключения особенности подлинника (фотокопия, ксерокопия документа-подлинника).

Свободная копия содержит всю информацию документа-подлинника, но без графического соответствия последнему. Сво­бодная копия воспроизводит лишь содержание подлинника, но не его форму.

Выписка — копия, содержащая полное воспроизведение части документа и заверенная в установленном порядке (например, вы­писка из протокола служебного совещания, выписка из трудовой книжки и т.п.).

Дубликат — копия, создаваемая взамен утраченного или по­врежденного подлинника и имеющая юридическую силу подлин­ника. По содержанию и по форме дубликат не отличается от до­кумента-подлинника. На таких копиях делается пометка «дубликат».