Ділове спілкування

Ділове спілкування умовно поділяють на два види. Пер­ший із них має інформаційний характер, його мета – отри­мання інформації. Спілкування може бути одностороннім, коли в отриманні інформації зацікавлена одна сторона, і двостороннім, коли в ньому зацікавлені обидва співбесідники. Другий вид спілкування – дискусійний, під час якого кож­на із сторін наполягає на своїй думці. Найефективнішими є безпосередні контакти.

Поділ ділового спілкування на два види має практичне значення, визначає особливості їх підготовки і проведення.

Запорукою успішного спілкування є компетентність і так­товність працівника, володіння прийомами ведення бесіди, прагнення оперативно й ефективно вирішити чи обговорити питання. Попередня підготовка передбачає передусім визна­чення мети спілкування, терміну його проведення (не більше 40-45 хвилин). При підготовці до інформаційного спілку­вання попередньо формулюють основні запитання, які необ­хідно поставити співбесіднику, складають детальний перелік фактів (даних), що підлягають уточненню та ін. При підго­товці до дискусійного спілкування бажано правильно дібра­ти аргументи, необхідні для захисту своєї думки, викласти їх у логічній послідовності. Важливо спробувати поглянути на обговорюване питання очима свого опонента, передбачити можливі заперечення і варіанти відповідей.

При підготовці до спілкування важливо оцінити професій­ний рівень співбесідника, його вік, риси характеру.

Свої особливості має і техніка спілкування. Є певна сис­тема правил і прийомів, які роблять ділову розмову найбільш ефективною. Це такі:

1) визначеність, тобто чітке визначення предмета обго­ворення, цілі розмови, формулювання обговорюваних питань, можливих варіантів рішень;

2) обґрунтованість, тобто оптимально можлива аргументованість своєї точки зору, система доказів і логічність їхнього викладу;

3) послідовність у захисті своїх поглядів, думок, несуперечність тверджень, доказів, готовність до зміни свого рішен­ня лише за наявності дійових аргументів опонента.

Слід пам’ятати, що будь-яка дискусія – це діалог, де ви­клад співбесідником власних доказів має змінюватись ува­гою до доказів опонента. Уміння слухати, терпіння, неупереджене ставлення, делікатність забезпечують ефективність спілкування. Під час спілкування рекомендується дивитися співбесідникові у вічі, не переривати його. Можна занотову­вати деякі важливі моменти під час бесіди. Після її завер­шення необхідну інформацію слід докладно записати, щоб мати можливість проаналізувати доводи співбесідника, його аргументи, виділити головне.