Ділова розмова по телефону

Ділова телефонна розмова – доволі поширена форма спілкування. Слід враховувати її специфіку, зважити, на­скільки в даному разі потрібний телефонний дзвінок – мож­ливо, ефективнішим буде безпосередній контакт або напи­сання листа.

Передусім, необхідно мати телефонний довідник або запис­ник, що містить прізвище, ім’я та по батькові абонента, посаду, номер телефону. Крім того, ретельно продумати і чітко уявляти мету дзвінка, визначити і записати питання, які слід вирішити з абонентом, підготувати необхідні документи та ін.

Дуже важливо визначити слушний час для дзвінка, зва­жаючи на інтереси абонента. Проявом делікатності є попе­редній дзвінок для уточнення часу ділової розмови. Не реко­мендується телефонувати на початку, в кінці робочого дня, близько до обідньої перерви. Неетично телефонувати додому поважній особі після 21-ї години.

Правильно набравши номер абонента і отримавши відповідь-підтвердження, слід назвати себе, прізвище, ім’я та по батькові потрібного вам абонента. Інколи необхідно назвати його посаду, після взаємних представлень викласти причину дзвінка. Телефонна розмова має бути гранично лаконічною, корисною, без зайвих емоцій, не перевищувати 5-6 хвилин. Вкінці варто підсумувати розмову, виділити найголовніше зі сказаного. Закінчує розмову той, хто зателефонував. Дореч­ними будуть фрази: «Дякую за розмову», «Рада була Вас чути», «Успіхів Вам» та ін.