Особистий архів (бібліотека) здобувача

З часом у дослідника накопичуються різноманітні за фор­мою та змістом документи: рукописи, ксеро­копії, картотеки, конспекти, вирізки, фотографії, диски, які в сукупності утворюють особистий архів. Крім того, науковець має певну кількість книг, періодичних ви­дань, інших видів опублікованих документів, що складають його особисту бібліотеку.

Ведення власного архіву є обов’язковим для науковця. Обсяг інформаційних документів, використовуваних особис­то, як правило, великий. Ці матеріали треба відповідним чином організувати, оскільки без цього утруднюється пошук необхідної інформації, знижується ефективність праці.

Починати упорядкування особистого архіву слід якнайраніше, коли кількість матеріалів невелика. Обліку мають підлягати всі документи: опубліковані й неопубліковані.

Розрізнені документи систематизують за темами, формою, характером використання, терміном зберігання в окремих папках. Папка має певну назву і порядковий номер, які за­значають також і на каталожній картці. Документи, які неможливо підшити, зберігають у підписаних коробках, кон­вертах, по можливості окремо (за видами, темами). Конспек­ти також доцільно зберігати в папках з написами на корінці. Заведені на них картки заносяться у відповідні розділи картотеки. Диски, слайди та інші документи подібної форми зберігаються в спеціальних коробках. Кожний доку­мент і коробку надписують. Окремо зберігають документи, робота з якими проведена, і поточні документи.

При формуванні папок використовують швид­козшивачі, розраховані в середньому на 100 аркушів, або на 400-600 аркушів. Останні призна­чені для багаторазового використання, тому всі необхідні відо­мості про документи коротко фіксують на змінному аркуші-вкладиші, котрий поміщають у спеціальну «кишеню» на корінці обкладинки. Такі «кишені» можуть мати різні розмі­ри: від невеликого осередку у верхній частині корінця до повного формату корінця папки.

В особистій бібліотеці слід виділити на окремій полиці свої власні праці. Розстановка книг і брошур здійснюється таким чином: універсальні енциклопедії, енциклопедичні словники, спеціальні енциклопедії, словники, довідники. Основний масив книг розставляють за галузями, темами, а в їх межах – за алфавітом авторів та назв. За необхідності застосовують картонні роздільники або закладки різного ко­льору. На цю частину фонду особистої бібліотеки доцільно вести абеткову або систематичну картотеку (каталог).

Робота з періодичними та продовжуваними виданнями має свою специфіку. Доведено, що для фахівця являє інтерес лише невелика частина річного комплекту журналу (до 20-30 відсотків). Тому доцільно розрізнено зберігати поточні ви­дання та журнали минулих років. Необхідні для роботи жур­нали слід зберігати окремо за роками видання. Потрібні для роботи статті можна копіювати і робити підшивки з окре­мих напрямів дослідження.

Значно підвищують ефективність роботи реєстраційні книги або реєстраційні картотеки періодичних і неперіодич­них документів, бази даних та ін.