Совещание – способ коллективного обмена деловой информацией, при котором руководство приглашает

необходимых специалистов и выслушивает их мнение (организует дискуссию) для принятия решений. Обычно совещания собирают с участием руководителя, руководителей подразделений, ведущих специалистов - то есть тех, чье мнение значимо и может повлиять на принятие

решения.

Итак, задача собрания – проинформировать трудовой коллектив, задача совещания - выработать совместное

решение в более узком кругу причастных к проблеме

специалистов. Различие этих форматов делового общения легко понять с помощью анализа этимологии

(происхождения) их названий: на собрание собирают для

любой цели, на совещание собирают, чтобы посовещаться. Любое совещание является собранием, но не любое Собрание является совещанием. Совещание предполагает обычно более узкий формат, поэтому далее рассмотрим основные принципы организации и проведения собрания, чтобы охватить более широкий спектр аспектов.

Подготовка собранияначинается с постановки цели, определения темы, повестки и состава участников.

Результативность собрания во многом определяется

временем и местом его проведения, а также составом его

участников. Приглашать на собрание следует минимальное количество людей – только тех, без кого оно окажется неэффективным. (Иногда разумно отпускать еще до завершения собрания тех работников, в присутствии которых уже нет необходимости.)

Основа успеха собрания – правильно составленная повестка дня. Обычно она доводится до участников собрания заблаговременно, чтобы они уже знали, какие вопросы будут обсуждаться на собрании, и могли подготовиться. В любом случае, повестка обязательно объявляется в самом начале собрания.

Повестка дня часто выполняется в виде отдельного документа. Этот документ одновременно является и

объявлением о собрании, и распоряжением, предписывающим провести собрание на такую-то тему с

такими-то вопросами и такими-то участниками. Поэтому есть смысл вывешивать его на доске распоряжений.

Повестка собрания должна содержать:

·название (тему) собрания;

·информацию о месте, времени и продолжительности собрания; .

·информацию об участниках собрания (кому явиться);

·перечень вопросов для обсуждения (если надо – с именами докладчиков);

• регламент – распределение времени по вопросам повестки. Если статус собрания незначителен, в повестке достаточно указать тему, время-место, перечень вопросов, и

перечень категорий работников (или персональный перечень), которые должны участвовать в собрании.

Некоторые собрания не требуют подробной повестки. Например, для проведения небольшого совещания иногда

достаточно устно объявить место-время, состав участников и

тему. Перечень обсуждаемых вопросов будет выработан уже на самом совещании.

Начало собрания.Собрание всегда ведет один человек -

председательствующий, чаще всего, сам руководитель. В самой первой, начальной фазе собрания председатель, прежде всего, доводит до сведения основные процедурные вопросы: тему и цель собрания, содержание повестки, регламент.

Ведение собраниядля руководителя всегда разбивается на две параллельные линии: ведение процедуры и ведение содержания.

Таб. 6.1

Ведение собрания

Ведение собрания с точки зрения процедуры, в основном, сводится к предоставлению слова выступающим в соответствии с повесткой собрания. С точки зрения содержания, руководитель вставляет также свои комментарии, выступает с сообщениями, организует обмен мнениями, подводит итоги собрания, объявляет его результаты и формулирует решения.

Важно не удариться в крайности. Если слишком подчиняться процедуре, то можно упустить интересные для

обсуждения линии, которые требуют отклонения от регламента, но могут быть полезны для дела. Если слишком

подчиняться содержанию, то можно пойти вразнос по всем увлекательным темам, забыв о регламенте и необходимости

выработать формальные решения. Поэтому управление процедурой должно быть гармонично сбалансировано с управлением содержанием. И оба процесса должны подчиняться здравому смыслу.

Для формирования делового настроя на собрании, совещании, следует сразу же заявить, что во время совещания

обсуждаются и критикуются идеи, а не высказавшие их

люди.

Демократия хороша как общественный механизм; в производственном процессе она бывает разрушительной. Поэтому следует также четко определить ограничения, связанные с правом принятия решения. Есть вопросы, решение по которым может принять собрание. Но чаще всего, собрание является способом выработки решений, консультативным органом. Решение же принимает руководитель или конкретные менеджеры.

В то же время нельзя задавить инициативу сотрудников авторитетом руководителей. Собрание и, особенно,

совещание не будет иметь смысла, если на нем будет выступать только топ-менеджер, а специалисты и сотрудники

будут благоговейно внимать. Надо стимулировать их инициативу, предлагать им слово, подбадривать, отмечать хорошие идеи и просто преданность делу.