Деловая беседа. Переговоры

В деятельности менеджера наиболее распространенной формой общения является деловая беседа. Деловая беседа представляет собой форму устного обмена деловой информацией между двумя или несколькими людьми. Официальные решения по итогам бесед принимаются далеко не всегда, однако участники получают информацию для размышлений и последующих действий.

Деловые беседы бывают:

• по характеру – официальными и неофициальными (рабочими);

• по направленности – целевыми (преследующими конкретные задачи) и общими (для обмена информацией по теме);

• по степени свободы – регламентированными и нерегламентированными;

• по уровню собеседников – равноправными (с партнерами, коллегами на сопоставимых должностях) и неравноправными (с начальниками, подчиненными, особо

важными или, наоборот зависимыми внешними партнерами);

• по адресу – обращенными вовне (с деловыми партнерами: поставщиками, потребителями, инвесторами,

заказчиками, представителями регулирующих органов или

общественности, СМИ и т.п.) и обращенными вовнутрь предприятия (с подчиненными, начальниками, коллегами).

Деловая беседа и публичное выступление - разные виды

коммуникаций. Выступление – это односторонняя коммуникация, монолог, в котором элементы обратной связи (вопросы аудитории к выступающему, реакция аудитории и т.п.) присутствуют в незначительной мере. Деловая беседа – это диалог, где каждая сторона одновременно и воздействует на другую, и испытывает обратное влияние.

Не то чтобы деловая беседа, каковые часто происходят в процессе управления людьми, требует особой длительной

подготовки. И все-таки деловая беседа имеет некоторые каноны, более или менее строгое соблюдение которых

зависит от важности беседы и статуса ее участников.

Прежде всего, конечно, всякая деловая беседа должна иметь цель, которую неплохо осознавать до начала беседы.

Беседы обычно не имеют повестки, тем не менее, надо

представлять круг вопросов, которые будут затронуты в ходе беседы, в том числе собеседником.

Заранее следует продумать следующие моменты.

1) Чего вы ждете от предстоящей деловой беседы? А чего может ждать от нее ваш собеседник? Каковы ваши цели и цели собеседника, чем они отличаются, чем схожи?

2) Кто ваш собеседник, что он собой представляет? Необходимо составить представление о других участниках беседы, их служебном положении, отношении к окружающим, любимых или запретных темах.

З) Какова стратегия беседы и ваш план ее ведения? В важных случаях стоит набросать этот план, в котором будет

отражена схема и последовательность изложения материала,

обмена информацией. Иногда стоит заготовить ключевые формулировки и тезисы, иллюстрации, цифры. Возможно,

понадобятся иллюстративные материалы – схемы, таблицы,

графики. В серьезных беседах допускается открытое использование тезисного плана ведения беседы. Важно также загодя для себя решить, какими позициями вы можете пожертвовать в ходе беседы, а какие позиции для вас незыблемы.

4) Где лучше провести деловую беседу - в кабинете, на рабочем месте сотрудника, в переговорной комнате? Место беседы необходимо согласовать с партнером (либо оповестить собеседника, если он - подчиненный). Стоит учитывать, что место встречи влияет на ее ход (дома - и стены помогают). Если участниками беседы являются сотрудники одной организации, то встреча может проходить в кабинете руководителя, на рабочем месте подчиненного, в зале заседаний, а также во внеслужебной обстановке. С посторонними лицами беседы проводятся в кабинете – пригласившего их, или в специальной комнате для переговоров.

5) Какие дополнительные средства необходимы для проведения деловой беседы? Бывает важно заранее позаботиться о том, чтобы угостить собеседника чаем или кофе, подготовить сувенирную продукцию с логотипами вашей фирмы, предупредить секретаря и охрану о предстоящем визите к вам, чтобы исключить неловкие ситуации, в которых ваш собеседник может подвергнуться

«допросу с пристрастием»: кто он, к кому направляется и по

какому вопросу.

Во вступительной части беседы, с первых же слов, желательно снять психологическое напряжение, в том числе с помощью шутки, установить взаимопонимание на основе проявления искреннего уважения и интереса к личности и делам друг друга. Обычно инициатива принадлежит здесь хозяину или старшему по положению.

В основной части беседыактивной стороной обычно является инициатор, старающийся от начала до конца

придерживаться выбранного основного направления беседы

путем постепенного, но настойчивого проведения собственной линии и последовательной постановки запланированных им вопросов для обсуждения.

Поскольку в процессе беседы важно выяснить, почему собеседник воспринимает ситуацию так, а не иначе, ему

нужно давать возможность высказаться, вставляя в нужные моменты замечания или задавая вопросы.

По ходу беседы разумно делать записи. Это поможет вам

зафиксировать ключевые промежуточные и конечные договоренности, важную информацию, чтобы в дальнейшем проанализировать ее. На стадии завершения беседы надо постараться достичь

следующих целей:

- закрепить в сознании собеседника общие решения, выработанные в беседе;

- создать у него настрой на практическое выполнение решений;

- зафиксировать возможность и направления дальнейшего развития деловых взаимоотношений.