Створення звітів

Звіти являють собою підготовлену до друку інформацію з бази даних. За допомогою звітів можна подати дані в найбільш ефектній формі: додати емблему фірми, подати дані у вигляді діаграм, згрупувати їх по деякій ознаці, додати підсумкові значення і т.д. Звіти можна створювати вручну, за допомогою засобу Автоотчетабо за допомогою майстра звітів.

Майстри звітів використовуються для створення звітів у стовпчик, стрічкових звітів з групами та без, поштових наклейок та підсумкових звітів. Для створення звіту за допомогою майстра звітів необхідно:

1. У вікні бази даних відкрити вкладку Отчеті натиснути кнопкуСоздать. З’явиться діалогове вікно Новый отчет.

2. Вибрати у списку праворуч пункт Мастер отчетов, а у списку внизу - таблицю (чи запит), дані яких будуть використані у звіті.

3. Натиснути кнопку ОК . З’явиться діалогове вікно Создание отчетов, в якому слід встановити значення певних параметрів, після чого натиснути кнопку Далее для переходу до наступного діалогового вікна і т. д.

4. Після виходу з шостого діалогового вікна звіт можна надрукувати одним зі способів, наприклад, ФайлÞПечать.

Простіший варіант створення звіту полягає в такому. Якщо є вибрана таблиця чи запит, відкриваємо меню кнопки Новый объектпанелі інструментів і вибираємо командуАвтоотчет.Буде створено звіт у стовпчик.

Контрольні запитання до теми 9

1. Поясніть поняття "база даних", "система управління базами даних".

2. Опишіть процедуру створення бази даних засобами Access.

3. Поясніть поняття "структура таблиці". Як в Access створюється структура нової таблиці?

4. Перерахуйте основні типи даних Access та дайте стислу характе­рис­тику кожному з них.

5. Як в Access уточнюються параметри окремих полів таблиць?

6. Опишіть процедуру заповнення таблиці даними. Яким чином в таблицю можна додати новий запис? Як вилучаються записи з таблиць?

7. Як вносяться зміни в структуру таблиці?

8. Яким чином проводиться редагування записів таблиці?

9. Опишіть процедуру збереження таблиць, перейменування та копіювання.

10. Дайте стислу характеристику контекстного меню стовпців.

11. Дайте стислу характеристику контекстного меню рядків.

12. Дайте стислу характеристику контекстного меню таблиці.

13. Дайте стислу характеристику контекстного меню заголовка таблиці.

14. Дайте стислу характеристику контекстного меню окремої клітинки.

15. Опишіть процедуру пошуку даних в таблицях.

16. Опишіть процедуру сортування даних.

17. Для чого використовуються фільтри? Опишіть процедуру встановлення фільтрів. Як відміняються фільтри?

18. Опишіть процедуру приховування стовпців таблиці.

19. Як можна змінити порядок розташування стовпців таблиці?

20. Що таке запит? Які види запитів ви знаєте ?

21. На основі яких об'єктів БД створюються нові запити?

22. Як можна відредагувати структуру запита?

23. Опишіть процедуру створення запитів в режимі Конструктор.

24. Як формулюються критерії відбору даних в запитах?

25. Чи можна в умовах відбору даних використовувати поля, які не виводяться на екран в даному запиті?

26. Опишіть процедури збереження запитів та перегляду змісту.

27. Чи потрібно вносити зміни в запит при оновленні таблиць?

28. Опишіть процедуру копіювання запитів.

29. Опишіть процедури перейменування та видалення запитів

30. Для чого використовуються форми? Перерахуйте основні способи створення форм.

31. Опишіть загальну процедуру створення автоформ.

32. Дайте порівняльну характеристику різних автоформ.

33. Перерахуйте основні види подання форм. Як можна швидко перейти від одного виду до іншого?

34. Як викликається робочий вид форми та які дії можна виконувати в цьому випадку?

35. Як викликається табличний вид форми, для чого він використо­вується?

36. Як викликається проектний вид форми? Які дії можна виконувати в цьому випадку?

37. Опишіть процедуру зміни положення та розмірів окремих елементів форм.

38. Яким чином можна внести зміни в назви полів форми?

39. Опишіть процедуру вибору стиля оформлення форми.

40. Для чого використовуються звіти? Опишіть процедуру створення авто звіту.

Розділ 4