Понятие подотчетных лиц

Предприятия могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

Подотчетными лицами считаются физические лица, которым выданы наличные денежные средства, а также иные ценности, которые обязаны предоставить отчет об их использовании.

Подотчетными суммами называются денежные авансы выдаваемые предприятием из кассы на расходы экспедиций геологоразведочных партий, хозяйственные расходы, расходы по командировкам для осуществления оперативной деятельности предприятия. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены Инструкцией ЦБ РФ.

Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером на основании заявления работника, приказа руководителя. Сумму аванса командировки определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов.

Нормы и порядок возмещения расходов при направлении работников предприятий и организаций для выполнен монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом, полевых работ, за постоянную работу в пути установлены соответствующим постановлением Министерства труда РФ.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Подотчетные суммы для контроля за их расходованием учитываются в разрезе каждого работника предприятия в ведомости и журнале-ордере по счету 71. Основанием для заполнения этих документов являются расходные и приходные кассовые ордера - при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет - при списании израсходованных сумм.

При этом по дебету счета 71 фиксируются полученные в подотчет или в счет компенсации произведенных расходов денежные средства обычно в корреспонденции со счетом 50 "Касса (в этом случае возникает задолженность работника перед предприятием или погашается задолженность предприятия ему), по кредиту же направление их расходования в корреспонденции с соответствующими счетами (при этом возникает задолженность работнику или погашается его задолженность перед предприятием).

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" (согласно новому Плану счетов). В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда удержания не могут быть произведены).

Кроме того, необходимо помнить о включении в облагаемый налогом доход работника суммы превышения выплачиваемых суточных, средств за пользование личным автотранспортом сверх установленной законодательством компенсации. При этом налог на доходы начисляется по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 68 "Расчеты по налогам и сборам.

Что касается списания из подотчета работника суммы Превышения против установленных норм, то они в связи с внесенными в Положение о составе затрат изменениями фиксируются по кредиту счета 71 с отнесением на себестоимость, но для целей налогообложения отражаются отдельно.

На всех первичных документах бухгалтером предварительно должна быть проставлена соответствующая корреспонденция счетов. При этом следует помнить, что суммы расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по установленным нормам, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без налога на добавленную стоимость.