Учет командировочных расходов

Нормы возмещения командировочных расходов установлены приказом Минфина РФ от 6 июля 2001 г. N 49н "Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ", которые дифференцируют нормы расходов для целей налогообложения.

Командированному работнику возмещаются:

- оплата найма жилого помещения (по фактическим затратам, но не более 550 рублей в сутки, а при отсутствии подтверждающих документов возмещается только 12 руб. в сутки);
- суточные (100 рублей за каждый день нахождения в командировке);
- расходы по проезду к месту командировки и обратно по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами, включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Кроме того, предприятия имеют возможность в порядке исключения производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх норм. Но при этом следует помнить, что для целей налогообложения эти выплаты учитываются в пределах норм; кроме того, сверхнормативные суммы подлежат обложению налогом на доходы работников.

Нормы возмещения расходов в иностранной валюте работникам, находящимся в краткосрочных командировках за границей, сообщены соответствующим постановлением Правительства Российской Федерации и зависят от конкретной страны, в которую направляется работник.

В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Отчет о расходах по командировке, например, должен быть представлен в течение 3 дней по возвращении из командировки.

Авансовый отчет заполняется работником. После его сдачи в бухгалтерию документ проверяется бухгалтером, который проставляет бухгалтерские проводки. Сроки обработки сданных отчетов составляют 5 дней. Право утверждения отчетов принадлежит руководителю.

По приказу руководителя при предъявлении соответствующих документов (копия техпаспорта) подотчетному лицу могут быть компенсированы затраты на Использование ими личных легковых автомобилей по нормам, установленным Правительством Российской Федерации, Которые в связи с инфляцией также имеют тенденцию к увеличению. При этом выплаты могут быть произведены и свыше норм, но для целей налогообложения учитываются в утвержденных размерах. Кроме того, суммы превышения также облагаются налогом на доходы работника.

Новый аванс работникам выдается только после расчета по предыдущему. Бухгалтерия может удержать из зарплаты сумму задолженности у подотчетного лица, не предъявившего оправдательных документов или не возвратившего остаток средств. Возврат неиспользованного аванса оформляется приходным кассовым ордером, перерасход же выдается по расходному ордеру.

ЛЕКЦИЯ 6