Этапы подготовки и проведения переговоров

Докоммуникативный этап

1. Сбор информации.

2. Анализ проблемы.

3. Определение целей и задач.

4. Аргументация вариантов решений.

5. Составление проекта документов.

6. Определение времени и места встречи, ее участников.

Коммуникативный этап

1. Представление сторон друг другу.

2. Изложение проблем и целей.

3. Диалог участников (уточнение, обсуждение, согласование интересов).

4. Подведение итогов и принятие решений.

Посткоммуникативный этап- представляет собой анализ переговоров.

Харви Маккей – миллионер, автор книги «Как уцелеть среди акул» - считает, что в ходе переговоров выигрывает тот, у кого больше информации, лучше план и выше мастерство. На первое место автор выдвигает тщательную подготовку к деловой встрече. Этот этап включает два основных направления: 1) проработка основного содержания, 2) решение организационных вопросов. Работа над содержанием переговоров начинается со сбора информации. Очень важно, чтобы она была разнообразной, всесторонней, а также правдивой, реальной. Плодотворный диалог возможен только на основе глубокого знания проблемы, компетентности в данной области. Ценным достоянием являются сведения о фирме, с которой предстоит сотрудничать: когда и кем основана, в каких сделках имела успех, каков объем операций, финансовое положение и т.п. Полезно узнать кое-что о руководстве фирмы-партнера и о тех, с кем намечено вести переговоры. Изучаются также психологические особенности членов делегации противоположной стороны.

В процессе анализа материалапродумываются возможные альтернативы решения, требующие меньших затрат и усилий. Особое внимание обращают на интересы. Интересы могут быть двух видов: 1) общие, 2) различные. Следует выписать на листе бумаги интересы свои и партнера – и определить, какого типа они. На основе анализа проблемы формулируется общий подход (т.е. цели и задачи), собственная позиция, возможные варианты решения, продумывается аргументация. Работа над содержанием завершается написанием документов и материалов (проекты договоров, соглашений и т.п.).

К организационным вопросам подготовки относят определение времени, регламента, программы, места встречи, формирование состава делегации.

Определение места и времени проведения переговоров.Исследователи полагают, что лучшее время встречи – задолго до или за полчаса после обеда, планировать контакт надо на среду или четверг. Переговоры обычно длятся 1,5 – 2 часа.

Убедитесь, что стороны одинаково понимают, где и в какое время пройдут предстоящие переговоры. Например, фраза: "договорились, встречаемся в понедельник, в восемь, у меня'' может бытьпонята участниками предварительных переговоров по-разному. Во-первых, в какой понедельник состоится встреча? В ближайший или через неделю? Чтобы стороны однозначно поняли информацию, содержащуюся в этой фразе, было бы логичнее сказать, что встреча состоится в понедельник, 19 декабря. Во-вторых, время переговоров. Что имелось ввиду: восемь утра или восемь вечера? Чтобы устранить двусмысленность, стоило сказать, что встреча, состоится в 20.00. В-третьих, что означает "у меня"? В, офисе, дома, на даче и т.п.? Не лишним будет не только уточнить, где именно, но и указать адрес места предполагаемой встречи.

Офис следует подготовить к встрече, разложить на столе (лучше круглой формы) блокноты, карандаши, поставить фужеры, воду, пепельницы.

Определение того, с кем предстоит вести переговоры, а также возможностей и полномочий этого лица. Перед началом переговоров убедитесь, что человек, с которым вам предстоит вести переговоры, уполномочен принимать интересующее вас решение. Следовало бы заранее узнать его имя, фамилию, отчество и должность.

Собирая информацию, целесообразно поинтересоваться прошлым оппонента, ознакомиться с результатами его настоящей деятельности, навести справки о его предыдущих успехах и неудачах, личных вкусах и слабостях, взаимоотношениях с начальством, коллегами и т. д.

Перечень контрольных вопросов для сбора информации

ü Фамилия, имя, отчество

ü Место работы (компания)

ü Как долго он работает в этой организации?

ü Какие планы этот человек связывает с этой компанией?

ü Если он планирует уволиться, то когда и по какой причине?

ü Насколько этот человек готов к проведению переговоров с профессиональной точки зрения?

ü Имеется ли у этой компании какая-либо стратегия в отношении переговоров подобного рода?

ü Какова система оплаты труда этого человека? Существует ли какая-то система премирования, если в результате переговоров будут сэкономлены какие-либо деньги?

ü Труд этого человека оплачивается в виде комиссионного вознаграждения или он получает установленную зарплату?

ü Имеются ли у второй стороны по переговорам какие-либо временные ограничения? Какие иные факторы давления действуют в отношении этого человека со стороны его организации (компании)?

ü С кем еще должен проконсультироваться этот человек перед принятием окончательного решения?

ü Ограничены ли каким-либо образом полномочия этого человека? Другими словами, существуют ли некие пределы, в рамках которых этот человек имеет право заключать сделки и при выходе за которые необходимо расширение его полномочий?

ü Каковы эти пределы?

ü Какие установки получены вашим оппонентом по пе реговорам от его начальников?

ü Как этот человек относится лично к вам?

ü К вашей организации (компании)?

ü К предмету переговоров, который вы предлагаете?

ü Заключал ли кто-либо подобные сделки с этим человеком?

ü Каким образом вы можете вступить в контакт с этими людьми?

ü Что эти люди могут вам сообщить о человеке, с которым вы будете вести переговоры?

Какую общую оценку вы можете дать этому человеку?