Типовая структура предприятия

При обсуждении общих вопросов делопроизводства под термином «предприятие» обычно подразумевают достаточно широкий спектр различных организаций. То есть не только предприятия, производящие материальный продукт (заводы и фабрики), но и организации, результатом деятельности которых является нематериальный продукт или услуга (школа, институт, банк, химчистка и т.п.).

Любое предприятие состоит из подразделений, т.е. имеет некоторую организационную структуру. В наиболее общем виде она показана на рисунке 8.1.

Рис. 8.1.Типовая схема предприятия

Практически любая организация имеет производственные подразделения (производящие тот или иной продукт или услугу), администрацию, службы управления, службы обеспечения и сбыта.

Производственными условно называют подразделения, выполняющие основную функцию предприятия как в случае производства материальных продуктов, так и при оказании профильных услуг. На заводе это могут быть цеха и конструкторские бюро, в научных центрах – лаборатории и т.д.

Предприятием можно назвать как небольшую фирму со штатом в несколько человек, так и огромный завод. На большом предприятии каждое подразделение (администрация, бухгалтерия, отдел кадров) обычно состоит из десятков сотрудников со своей иерархией. Напротив, на небольшом предприятии некоторые отделы (или даже несколько отделов) могут быть представлены одним человеком. Например, возможна ситуация, когда руководитель небольшой молодой фирмы лично занимается вопросами приёма сотрудников на работу, совмещая роль директора и начальника отдела кадров.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах. На предприятии существует целый ряд специализированных служб, занимающихся работой с документами.

Рассмотрим подробнее функции некоторых из этих отделов.

Канцелярия – это отдел организации, ведающий служебной перепиской и оформлением текущей документации.

Отдел кадров решает вопросы, связанные с подбором сотрудников, приёмом их на работу, увольнением, обучением, выходом на пенсию. Отдел кадров ведёт документацию дел по личному составу (личные дела, трудовые книжки, должностные инструкции и т.п.).

Бухгалтерия осуществляет сбор и обработку финансовой информации о предприятии, а также предоставление отчётности о деятельности организации в государственные органы. В частности, бухгалтерия занимается расчётом заработной платы сотрудников, уплатой налогов и т.п.

Архив – отдел, где хранятся документы, образовавшиеся в результате деятельности предприятия. Архивные работники обеспечивают учёт, сохранность документов в течение определённого законом периода, а также их уничтожение по истечении срока хранения.

Службы обеспечения занимаются вопросами снабжения предприятия оборудованием и комплектующими.

Отдел маркетинга занимается подготовкой маркетинговых планов, которые используются при подготовке общего бизнес-плана предприятия, разработкой маркетинговых программ и т.п.

Предприятие имеет внутренние информационные связи (взаимодействие руководства с исполнителями) и внешние информационные связи (взаимодействие с контролирующими смежными предприятиями, потребителями, клиентами и т.п.). От вышестоящих органов на предприятие поступает руководящая информация в виде законов, нормативов, рекомендаций, распоряжений. В вышестоящие органы поступают отчёты и планы.

В роли контролирующих органов для предприятия могут выступать такие организации, как налоговая служба или пожарная инспекция, предоставляющие инструкции и контролирующие их исполнение. Сотрудничать с предприятием могут предприятия-партнёры, заказчики продукции и т.п.