Тема 13. Організація і методика аудиту діяльності бюджетних установ

(див.: Методичні рекомендації з проведення органами державної контрольно-ревізійної служби аудиту фінансової та господарської діяльності бюджетних установ. Затв. наказом ГоловКРУ

від 19.12.2005 № 451.)

Аудит фінансово-господарської діяльності (фінансово-господарський аудит) бюджетних установ і організацій – це форма державного фінансового контролю, яка спрямована на попередження фінансових порушень у бюджетній установі та забезпечення достовірності її фінансової звітності.

Основним завданням фінансово-господарського аудитує сприяння бюджетній установі у забезпеченні правильності ведення бухгалтерського обліку, законності і ефективності використання бюджетних коштів, державного і комунального майна, формування достовірної фінансової звітності та організації дієвого внутрішньогосподарського фінансового контролю.

Об'єктами фінансово-господарського аудитує управлінські рішення керівництва бюджетної установи з питань її фінансово-господарської діяльності, планові документи, господарські договори, фінансово-господарські операції, бухгалтерський облік, фінансова і статистична звітність та внутрішньогосподарський фінансовий контроль.

Базовими елементами фінансово-господарського аудиту є:

1) визначення ризиків та

2) оцінка їх можливого впливу на результати фінансово-господарської діяльності бюджетної установи і показники її фінансової звітності.

Для проведення фінансово-господарського аудиту за бюджетний рік за конкретною бюджетною установою наказом керівника ГоловКРУ чи контрольно-ревізійного управління в Автономній Республіці Крим, області, місті Києві або Севастополі закріплюються державні аудитори.

Кількість державних аудиторів на одну бюджетну установу визначається залежно від:

·кількості бюджетних програм, учасником яких є бюджетна установа,

·обсягів бюджетного фінансування, кількості структурних підрозділів,

·особливостей організації бухгалтерського обліку, системи внутрішньогосподарського фінансового контролю та інших чинників (в межах 1-3 чол.).

За одним державним аудитором, залежно від обсягів фінансування, кількості бюджетних програм, учасником яких є бюджетна установа, та інших чинників, може бути закріплено від 1 до 5 бюджетних установ.

Керівнику бюджетної установи, у якій проводитиметься фінансово-господарський аудит, не пізніше ніж за 10 календарних днів до його початку надсилається повідомлення про відповідальних за його здійснення посадових осіб. Державний аудитор зобов'язаний пред'явити керівнику бюджетної установи своє службове посвідчення та направлення встановленого зразка.

Фінансово-господарський аудит проводиться за такими етапами:

I етап «Підготовка до проведення фінансово-господарського аудиту» (лютий-квітень поточного бюджетного року);

II етап «Проведення поточних аудиторських процедур» (квітень-грудень поточного бюджетного року);

III етап «Дослідження річної фінансової звітності» (січень-березень року, наступного за звітним).

Завданням першого етапу є детальне ознайомлення з особливостями діяльності бюджетної установи, системи її бухгалтерського обліку, фінансової звітності, внутрішньогосподарського фінансового контролю, здійснення оцінки ризиків та підготовка програми фінансово-господарського аудиту.

На цьому етапі державний аудитор зобов’язаний:

1) визначити за кожною з наведених систем діяльності бюджетної установи фактори ризику (слабкі місця в управлінні фінансами та майном бюджетної установи, у здійсненні внутрішньогосподарського фінансового контролю);

2) здійснити оцінку ризиків;

3) за результатами оцінки ризиків скласти програму фінансово-господарського аудиту.

Програма аудиту затверджується керівником (заступником керівника) відповідного органу ДКРС і повинна включати:

1) конкретні ризикові сфери діяльності, операції, ділянки бухгалтерського обліку та внутрішньогосподарського контролю, ризики ІТ тощо;

2) перелік суб'єктів господарювання (пов'язаних осіб), від яких доцільно отримати інформацію шляхом направлення запитів, проведення у них зустрічних перевірок (звірок) у встановленому законодавством порядку;

3) конкретна мета аудиторської процедури чи її елементу;

4) обсяг аудиторських процедур за кожним фактором ризику;

5) назву робочого документа, який складатиметься після виконання аудиторської процедури чи окремого її елемента;

6) виконавця (конкретного державного аудитора);

7) дату виконання аудиторських процедур, у тому числі обстежень в бюджетній установі;

8) дату перегляду матеріалів вищестоящим керівником державного аудитора.

Завданням другого етапу є підтвердження законності проведених операцій, достовірності їх відображення в бухгалтерському обліку та періодичній фінансовій звітності, а у разі виявлення недоліків чи порушень - надання керівництву бюджетної установи рекомендацій щодо їх усунення та моніторинг стану їх врахування.

На цьому етапі державний аудитор зобов'язаний:

1) за затвердженою програмою аудиту здійснювати поточні аудиторські процедури (моніторинг, камеральні перевірки, обстеження тощо) стосовно ризикових сфер, операцій, ділянок обліку та внутрішньогосподарського контролю;

2) уточнювати програму аудиту – у разі виявлення інших, ніж у попередньому етапі, факторів ризику або у разі встановлення обстеженням, що фактори, попередньо визначені як ризикові, фактично такими не являються;

3) при виявленні в ході поточних аудиторських процедур недоліків, ознак порушень чи порушень – скласти довідку та надати її примірник керівництву бюджетної установи;

4) готувати відповідь (висновки) на письмові зауваження (заперечення) керівництва бюджетної установи до довідки, складеної за результатами аудиторської процедури;

5) готувати для керівництва бюджетної установи (на його письмове звернення) роз'яснення з питань проведення фінансово-господарських операцій, бухгалтерського обліку, фінансової звітності та організації внутрішньогосподарського фінансового контролю;

6) передавати довідки, складені за результатами аудиторських процедур, якими виявлено порушення з ознаками зловживань, керівникам органів ДКРС для прийняття рішення щодо подальшої їх реалізації;

7) відстежувати стан врахування керівництвом бюджетної установи письмових рекомендацій державного аудитора;

8) вести облік роботи державного аудитора в спеціальному журналі.

До основних поточних аудиторських процедурцього етапу належать:

– моніторинг операцій на рахунках, відкритих в органах Державного казначейства України, та фінансової звітності бюджетної установи;

– камеральна перевіркафінансової звітності;

– обстеження здійснюється з обов'язковим виходом в бюджетну установу, під час якого за кожним фактором ризику застосовуються документальні та/або фактичні методи контролю за затвердженою програмою аудиту, використовуються інформаційні та аналітичні матеріали, підготовлені за результатами моніторингу і камеральних перевірок.

При оцінці стану внутрішньогосподарського фінансового контролюбюджетної установи слід виходити з того, що він повинен забезпечувати:

1) недопущення фінансових порушень та/або мінімізацію їх наслідків;

2) своєчасне надання керівництву установи повної і достовірної інформації для прийняття управлінських рішень;

3) внесення керівництву бюджетної установи обґрунтованих пропозицій щодо підвищення ефективності використання бюджетних коштів, державного і комунального майна.

З огляду на це, аналіз його організації потрібно проводити на трьох рівнях:

– на рівні керівника бюджетної установи;

– на рівні головного бухгалтера установи;

– на рівні спеціалізованого контрольного підрозділу установи (при наявності).

Кожна здійснена державним аудитором аудиторська процедура відображається в Журналі обліку роботи державного аудитора. У разі виявлення недоліків, ознак порушень чи порушень також складається довідка.

Державний аудитор має право давати керівництву бюджетної установи усні або письмові роз'яснення щодо застосованих ним методів оцінки фактів, викладених у довідці. У разі незгоди з фактами, викладеними у довідці, або рекомендаціями державного аудитора керівництво бюджетної установи має право направити відповідному органу ДКРС письмові зауваження (заперечення) з обґрунтуванням своєї позиції, яка підтверджується нормативно-правовими актами, первинними або розпорядчими документами, фінансовою звітністю тощо.

Письмовий висновок за результатами розгляду зауважень (заперечень) складається державним аудитором та підписується керівником (заступником керівника) відповідного органу ДКРС у двох примірниках. Стан виправлення недоліків та/або усунення порушень і їх наслідків державний аудитор досліджує під час чергового обстеження в бюджетній установі.

Державний аудитор веде облік наданих бюджетній установі впродовж бюджетного року рекомендацій в Журналі обліку роботи державного аудитора та здійснює постійний моніторинг і оцінку стану їх врахування керівництвом бюджетної установи.

Завданням третього етапу є підготовка висновку щодо достовірності річної фінансової звітності, складання, узгодження та підписання аудиторського звіту та реалізація результатів дослідження.

Під час цього етапу державний аудитор зобов'язаний:

1) вийти в бюджету установу для проведення обстеження за затвердженою програмою аудиту, визначення ступеня достовірності річної фінансової звітності, оцінки стану врахування пропозицій, які надавалися керівництву бюджетної установи протягом попереднього року;

2) скласти проект аудиторського звіту з висновками і пропозиціями;

3) забезпечити конкретність і об'єктивність висновку в аудиторському звіті про рівень достовірності фінансової звітності бюджетної установи, ступінь дотримання її посадовими особами законодавства з фінансових питань та стан врахування внесених пропозицій;

4) обговорити з керівництвом бюджетної установи проект аудиторського звіту з метою максимального уникнення розбіжностей;

5) внести до аудиторського звіту пропозиції і зауваження керівництва бюджетної установи, щодо яких досягнуто згоди, та задокументувати розбіжності щодо аудиторського звіту у відповідному протоколі, який є невід'ємною частиною аудиторського звіту;

6) надати керівництву бюджетної установи підписаний аудиторський звіт;

7) забезпечити реалізацію результатів фінансово-господарського аудиту (інформування при потребі інших користувачів фінансової звітності про рівень її достовірності).

Результати фінансово-господарського аудиту відображаються в звіті, який повинен виключати можливість неоднозначного трактування будь-яких його положень і містити лише обґрунтовану та об'єктивну інформацію.

При формуванні аудиторського звіту необхідно забезпечити: достовірність і повноту зібраної інформації; точність і об'єктивність аналізу та ґрунтовність висновків; реальність, конкретність та корисність наданих рекомендацій; переконливість (доказовість) опису висновків і рекомендацій.

Аудиторський звіт складається з: вступної частини; описової частини (результати аудиту); аудиторського висновку; рекомендацій; додатків.

В основному розділі аудиторського звіту – аудиторському висновку, має міститися оцінка достовірності фінансової звітності бюджетної установи.

Аудиторський висновок загалом може бути: позитивним– підтверджується достовірність фінансової звітності; позитивним із застереженням – засвідчується, що фінансову звітність можна прийняти, однак є застереження до певних господарських операцій або відображення їх в обліку і звітності; при цьому застереження суттєво не впливають на достовірність звітності; негативним – застерігається, що фінансова звітність бюджетної установи є недостовірною, оскільки виявлені і не усунуті бюджетною установою відхилення, недоліки чи порушення суттєво впливають на достовірність звітності.

У рекомендаціях наводяться додаткові пропозиції щодо виправлення бухгалтерського обліку, уточнення фінансової звітності, пропозиції стосовно підвищення дієвості внутрішньогосподарського контролю, реалізація яких сприятиме забезпеченню правильності ведення бухгалтерського обліку, законності використання бюджетних коштів, державного і комунального майна, формування достовірної фінансової звітності та організації внутрішнього фінансового контролю відповідно до визначених законодавством стандартів, а також зазначаються пропозиції щодо внесення змін до діючих нормативно-правових актів.

Проект аудиторського звіту на термін до 3-х робочих дні передається для обговорення керівництву бюджетної установи. За результатами обговорення проекту звіту та зауважень і пропозицій до нього складається протокол.

Оприлюднення органами ДКРС інформації, що міститься в аудиторських звітах, здійснюється відповідно до законодавства про інформацію, про звернення громадян тощо. Така інформація може також використовуватися органами ДКРС в інформаційних та оглядових листах, що направляються державним органам.