Документообіг за обліковою політикою підприємства

Документальне оформлення операцій, формування первинних, зведених та узагальнюючих даних і показників, складання звітності пов’язані з великою кількістю операцій, у здійсненні яких беруть участь багато виконавців. Це потребує узгодженої схеми дій та процедур руху облікової інформації. Упорядкування руху кожного документа з моменту складання до передачі в архів підприємства в економічній літературі отримало назву документообіг.

Правильна організація документообігу на підприємстві – найважливіша частина побудови всього облікового процесу, оскільки від того, наскільки чітко й ефективно налагоджене переміщення документів, залежить їх своєчасне опрацювання, складання звітності, контроль за процесами господарювання та одержання інформації для потреб управління.

Рух первинних документів за термінами та відповідальними особами визначається графіком документообігу, що є індивідуально розробленою схемою взаємодії всіх підрозділів підприємства від моменту створення чи отримання документа до його передачі у місця зберігання.

Документообіг є на будь-якому підприємстві, а його графік – усе ще рідкість. Графік документообігу визначає послідовність виконуваних облікових робіт, терміни виконання і дозволяє усунути можливість дублювання, визначити точки перетину взаємо-контрольованих показників, рівномірно розподіляти зайнятість працівників в обліковому процесі.

Переконані, що підприємство в цілому та його керівництво й бухгалтерський відділ зокрема мають бути зацікавлені в наявності графіка документообігу.

Розрізняють індивідуальні та зведені носії облікової інформації, однак перевагу надають останнім. Зведені графіки можна формувати за підприємством в цілому, за топологічними ознаками (облік касових операцій, облік основних засобів) і за темами (облік надходження матеріалів, відпуск на виробництво), за господарськими процесами.

Вважаємо, що раціональна організація документообігу та циркуляція інформації передбачає: чітке визначення осіб, відповідальних за виписування, візування, перевірку й опрацювання документів, терміни подання до бухгалтерії, порядок зберігання та відповідальних виконавців.

Оскільки документуванням займаються на лише працівники бухгалтерії, а й особи, які безпосередньо здійснюють господарські операції чи дають дозвіл на їх проведення, кожному виконавцеві слід зробити витяг із графіка документообігу з переліком первинних документів, що належать до його функціональних обов’язків.

Структура документообігу має бути такою, щоб забезпечувати вчасне надходження необхідної інформації як для обліку, так і для контролю та оперативного управління рухом матеріальних цінностей, від документалізації обліку матеріальних ресурсів залежить правильне віднесення їх на витрати виробництва, реальність оцінки незавершеного виробництва та його відображення у звітності.