Особливості організації робіт з узагальнення даних обліку при складанні звітності

Ураховуючи тривалість складання річного фінансового звіту, весь комплекс робіт доцільно розчленувати на окремі етапи. Виділяють такі етапи робіт: організаційну підготовку (жовтень), річну інвентаризацію (листопад — грудень), складання річного бухгалтерського пробного балансу, фінансових звітних форм, пояснювальної записки тощо (січень), заключні роботи (лютий).

При складанні графіків найбільш оптимальним є послідовність виконання робіт з урахуванням установлених строків подання звітності, досвіду роботи, рекомендацій.

Для організації складання звітності кожне підприємство повинно мати загальний табель звітності. Для його складання насамперед визначають користувачів підсумкової інформації, установлюють перелік адресатів і форм звітності, визначаються особи, відповідальні за виконання. Цей табель дає змогу простежити за своєчасністю подання даних у відповідні органи, а також впливає на зміст заключних робіт з організації звітності.

При організації руху носіїв облікової інформації цього етапу робіт необхідно визначити:

- перелік робіт, які треба виконати під час заповнення окремих форм звітності;

- взаємозв’язок окремих форм;

- склад осіб, що відповідають за підготовку даних для заповнення тієї чи іншої форми;

- строки підготовки даних (дні, години);

- спосіб передачі даних виконавцю;

- технічні засоби, які використовуються для підготовки зведених даних.

На підставі табелів розробляють загальний графік підготовки, складання та подання річного звіту. У графіку передбачають такі підрозділи: загальні питання, інвентаризація, уточнення показників, складання балансу за грудень, окремих форм звітності в січні, підготовку пояснювальної записки, обговорення, здавання, заключні роботи. У кожному розділі передбачають відповідні види робіт, які потрібно виконати.