Автоматизація офіса

Характеристика і призначення. Історично автоматизація почалася на виробництві і потім поширилася на офіс, маючи спочатку метою лише автоматизацію рутинної секретарської роботи. В міру розвитку засобів комунікацій автоматизація офісних технологій зацікавила фахівців і керівників, що побачили в ній можливість підвищити продуктивність своєї праці.

Автоматизація офісу (мал. 3.14) покликана не замінити існуючу традиційну систему комунікації персоналу (з її нарадами, телефонними дзвониками і наказами), а лише доповнити її. Використовуючись спільно, обидві ці системи забезпечать раціональну автоматизацію управлінської праці і найкраще забезпечення керівників інформацією.

Рис. 3.14. Основні компоненти автоматизації офісу

Автоматизований офіс привабливий для менеджерів усіх рівнів керування у фірмі не тільки тому, що підтримує внутріфірмовий зв'язок персоналу, але також тому, що надає їм нові засоби комунікації з зовнішнім оточенням.

Інформаційна технологія автоматизованого офісу - організація і підтримка комунікаційних процесів як усередині організації, так і з зовнішнім середовищем на базі комп'ютерних мереж і інших сучасних засобів передачі і роботи з інформацією.

Офісні автоматизовані технології використовуються керівниками, фахівцями, секретарями і конторськими що служать, особливо вони привабливі для групового рішення проблем. Вони дозволяють підвищити продуктивність праці секретарів і конторських працівників і дають їм можливість справлятися зі зростаючим обсягом робіт. Однак ця перевага є другорядним у порівнянні з можливістю використання автоматизації офісу як інструмент для рішення проблем. Поліпшення прийнятих менеджерами рішень у результаті їх більш зробленої комунікації здатно забезпечити економічний ріст фірми.

В даний час відомо кілька десятків програмних продуктів для комп'ютерів і некомп'ютерних технічних засобів, що забезпечують технологію автоматизації офісу; текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, електронний календар, аудиопочта, комп'ютерні і телеконференції, відеотекст, збереження зображень, а також спеціалізовані програми управлінської діяльності: ведення документів, контролю за виконанням наказів і т.д.

Також широко використовуються некомп'ютерні засоби: аудио- і відеоконференції, факсимільний зв'язок, ксерокс і інші засоби оргтехніки.

Основні компоненти

База даних. Обов'язковим компонентом будь-якої технології є база даних. В автоматизованому офісі база даних концентрує в собі дані про виробничу систему фірми так само, як у технології обробки даних на операційному рівні. Інформація в базу даних може також надходити з зовнішнього оточення фірми. Фахівці повинні володіти основними технологічними операціями по роботі в середовищі баз даних.

Приклад 3.27. У базі даних збираються зведення про щоденні продажі, передані торговими агентами фірми на головний комп'ютер, чи зведення про щотижневі постачання сировини.

Можуть щодня по електронній пошті надходити з біржі зведення про курс чи валют котирування цінних паперів, у тому числі й акцій цієї фірми, що щодня коректуються у відповідному масиві бази даних.

Інформація з бази даних надходить на вхід комп'ютерних додатків (програм), таких, як текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, комп'ютерні конференції й ін. Будь-який комп'ютерний додаток автоматизованого офісу забезпечує працівникам зв'язок один з одним і з іншими фірмами.

Отримана з баз даних інформація може бути використана й у некомп'ютерних технічних засобах для передачі, тиражування, збереження.

Текстовий процесор. Це вид прикладного програмного забезпечення, призначений для створення й обробки текстових документів. Він дозволяє чи додавати видаляти слова, переміщати пропозиції й абзаци, установлювати формат, маніпулювати елементами тексту і режимами і т.д. Коли документ готовий, працівник переписує його в зовнішню пам'ять, а потім роздруковує і при необхідності передає по комп'ютерній мережі. Таким чином, у розпорядженні менеджера мається ефективний вид письмової комунікації. Регулярне одержання підготовлених за допомогою текстового процесора листів і доповідей дає можливість менеджеру постійно оцінювати ситуацію на фірмі.

Електронна пошта. Електронна пошта (E-maіl), ґрунтуючись на мережному використанні комп'ютерів, дає можливість користувачу одержувати, зберігати і відправляти повідомлення своїм партнерам по мережі. Тут має місце тільки односпрямований зв'язок. Це обмеження, на думку багатьох дослідників, не є занадто важливим, оскільки в п'ятдесяти випадках зі ста службові переговори по телефоні мають на меті лише одержання інформації. Для забезпечення двостороннього зв'язку прийдеться багаторазово посилати і приймати повідомлення по електронній чи пошті скористатися іншим способом комунікації.

Електронна пошта може надавати користувачу різні можливості в залежності від використовуваного програмного забезпечення. Щоб повідомлення, що посилається, стало доступно всім користувачам електронної пошти, його варто помістити на комп'ютерну дошку оголошень, при бажанні можна вказати, що це приватна кореспонденція. Ви також можете послати відправлення з повідомленням про його одержання адресатом.

Коли фірма вирішує впровадити в себе електронну пошту, у неї маються дві можливості. Перша - купити власне технічне і програмне забезпечення і створити власну локальну мережу комп'ютерів, що реалізує функцію електронної пошти. Друга можливість зв'язана з покупкою послуги використання електронної пошти, що надається спеціалізованими організаціями зв'язку за періодично внесену плату.

Аудиопочта. Це пошта для передачі повідомлень голосом. Вона нагадує електронну пошту, за винятком того, що замість набору повідомлення на клавіатурі комп'ютера ви передаєте його через телефон. Також по телефоні ви одержуєте прислані повідомлення. Система містить у собі спеціальний пристрій для перетворення аудиосигналов у цифровий код і назад, а також комп'ютер для збереження аудиосообщений у цифровій формі. Аудиопочта також реалізується в мережі.

Пошта для передачі аудиосообщений може успішно використовуватися для групового рішення проблем. Для цього посылающий повідомлення повинне додатково вказати список облич, яким дане повідомлення призначене. Система буде періодично обзванивать усіх зазначених співробітників для передачі їм повідомлення.

Головною перевагою аудиопочты в порівнянні з електронної є те, що вона простіше ? при її використанні не потрібно вводити дані з клавіатури.

Табличний процесор. Він так само, як і текстовий процесор, є базової складової інформаційної культури будь-якого співробітника й автоматизованої офісної технології. Без знання основ технології роботи в ньому неможливо повноцінно використовувати персональний комп'ютер у своїй діяльності. Функції сучасних програмних середовищ табличних процесорів дозволяють виконувати численні операції над даними, представленими в табличній формі. Поєднуючи ці операції по загальних ознаках, можна виділити найбільш численні і застосовувані групи технологічних операцій:

· уведення даних як із клавіатури, так і з баз даних;

· обробка даних (сортування, автоматичне формування підсумків, копіювання і перенесення даних, різні групи операцій по обчисленнях, агрегирование даних і т.д.);

· висновок інформації в друкованому виді, у виді імпортованих файлів в інші системи, безпосередньо в базу даних;

· якісне оформлення табличних форм представлення даних;

· багатопланове і якісне оформлення даних у виді діаграм і графіків;

· проведення інженерних, фінансових, статистичних розрахунків;

· проведення математичного моделювання і ряд інших допоміжних операцій.

Будь-яке сучасне середовище табличного процесора має засобу пересилання даних по мережі.

Електронний календар. Він надає ще одну можливість використовувати мережний варіант комп'ютера для збереження і маніпулювання робочим розкладом керівників і інших працівників організації. Менеджер (чи його секретар) установлює дату і час чи зустрічі іншого заходу, переглядає розклад, що вийшов, вносить зміни за допомогою клавіатури. Технічне і програмне забезпечення електронного календаря цілком відповідає аналогічним компонентам електронної пошти. Більш того, програмне забезпечення календаря часто є складовою частиною програмного забезпечення електронної пошти.

Система додатково дає можливість одержати доступ також і до календарів інших менеджерів. Вона може автоматично погодити час зустрічі з їх власними розкладами.

Використання електронного календаря виявляється особливо ефективним для менеджерів вищих рівнів керування, робочі дні яких розписані надовго вперед.

Комп'ютерні конференції і телеконференції.Комп'ютерні конференції використовують комп'ютерні мережі для обміну інформацією між учасниками групи, що вирішує визначену проблему. Природно, коло облич, що мають доступ до цієї технології, обмежений. Кількість учасників комп'ютерної конференції може бути в багато разів більше, ніж аудио- і відеоконференцій.

У літературі часто можна зустріти термін телеконференція. Телеконференція містить у собі три типи конференцій: аудио, відео і комп'ютерну.

Відеотекст. Він заснований на використанні комп'ютера для одержання відображення текстових і графічних даних на екрані монітора. Для облич, що приймають рішення, маються три можливості одержання інформації у формі відеотексту:

· створити файли відеотексту на своїх власних комп'ютерах;

· укласти договір зі спеціалізованою компанією на одержання доступу до розробленим нею файлам відеотексту. Такі файли, спеціально призначені для продажу, можуть зберігатися на серверах компанії, що здійснює подібні послуги, чи поставлятися клієнту на магнітних чи оптичних дисках;

· укласти договори з іншими компаніями на одержання доступу до їх файлів відео тексту.

Обмін каталогами і цінниками (прайс-листами) своєї продукції між компаніями у формі відеотексту здобуває зараз усе велику популярність. Що ж стосується компаній, що спеціалізуються на продажі відеотексту, те їхньої послуги починають конкурувати з такою друкованою продукцією, як газети і журнали. Так, у багатьох країнах зараз можна замовити чи газету журнал у формі відеотексту, не говорячи вже про поточні зведеннях біржової інформації.

Збереження зображень. У будь-якій фірмі необхідно тривалий час зберігати велика кількість документів. Їхнє число може бути так велико, що збереження навіть у формі файлів викликає серйозні проблеми. Тому виникла ідея зберігати не сам документ, а його образ (зображення), причому зберігати в цифровій формі.

Збереження зображень (іmagіng) є перспективною офісною технологією і ґрунтується на використанні спеціального пристрою - оптичного распознавателя образів, що дозволяє перетворювати зображення чи документа фільму в цифровий вид для подальшого збереження в зовнішній пам'яті комп'ютера. Збережене в цифровому форматі зображенні може бути в будь-який момент виведено в його реальному виді на чи екран принтер. Для збереження зображень використовуються оптичні диски, що володіють величезними емкостями. Так, на пятидюймовый оптичний диск можна записати близько 200 тис. сторінок.

Варто нагадати, що ідея збереження зображень не нова і реалізовувалася раніш на основі мікрофільмів і микрофиш. Створенню даної технології сприяла поява нового технічного рішення - оптичного диска в комбінації з цифровим записом зображення.

Аудиоконференции. Вони використовують аудиосвязь для підтримки комунікацій між територіально вилученими чи працівниками підрозділами фірми. Найбільш простим технічним засобом реалізації аудиоконференций є телефонний зв'язок, оснащена додатковими пристроями, що дають можливість участі в розмові більш ніж двом учасникам. Створення аудиоконференций не вимагає наявності комп'ютера, а лише припускає використання двосторонньої аудиосвязи між її учасниками.

Використання аудиоконференций полегшує прийняття рішень, воно дешево і зручно. Ефективність аудиоконференций підвищується при виконанні наступних умов:

· працівник, що організує аудиоконференцию, повинний попередньо забезпечити можливість участі в ній усіх зацікавлених осіб;

· кількість учасників конференції не повинне бути занадто великим (звичайно не більш шести), щоб удержати дискусію в рамках обговорюваної проблеми;

· програма конференції повинна бути повідомлена її учасникам завчасно, наприклад, з використанням факсимільного зв'язку;

· перед тим як почати говорити, кожен учасник повинний представлятися;

· повинні бути організовані запис конференції і її збереження;

· запис конференції повинен бути роздрукований і відправлена всім її учасникам.

Відеоконференції. Вони призначені для тих же цілей, що й аудиоконференции, із застосуванням відеоапаратури. Їхнє проведення також не вимагає комп'ютера. У процесі відеоконференції її учасники, вилучені друг від друга на значну відстань, можуть бачити на телевізійному екрані себе й інших учасників. Одночасно з телевізійним зображенням передається звуковий супровід. Хоча відеоконференції дозволяють скоротити транспортні і командировочні витрати, більшість фірм застосовує їхній не тільки з цієї причини. Ці фірми бачать у них можливість залучити до рішення проблем максимальна кількість менеджерів і інших працівників, територіально вилучених від головного офісу.

Найбільш популярні три конфігурації побудови відеоконференцій:

· однобічна відео- і аудиосвязь. Тут відео- і аудиосигналы йдуть тільки в одному напрямку, наприклад від керівника проекту до виконавців;

· однобічна відео- і двостороння аудиосвязь. Двостороння аудиосвязь дає можливість учасникам конференції, що приймає відеозображення, обмінюватися датися аудиоинформацией з передавальним відеосигнал учасником;

· двостороння відео- і аудиосвязь. У цій найбільш дорогій конфігурації використовуються двостороння відео- і аудиосвязь між всіма учасниками конференції, що звичайно мають той самий статус.

Факсимільний зв'язок. Цей зв'язок заснований на використанні факсу-апарата, здатного читати документ на одному кінці комунікаційного каналу і відтворювати його зображення на іншому.

Факсимільний зв'язок вносить свій внесок у прийняття рішень за рахунок швидкого і легкого розсилання документів учасникам групи, що вирішує визначену проблему, незалежно від їхнього географічного положення.