Інформаційна технологія обробки даних

Характеристика і призначення.Інформаційна технологія обробки даних призначена для рішення добре структурованих задач, в яких відомі вхідні дані і відомі алгоритми й інші стандартні процедури їхньої обробки. Ця технологія застосовується на рівні операційної діяльності персоналу невисокої кваліфікації з метою автоматизації деяких рутинних постійно повторюваних операцій управлінської праці. Тому впровадження інформаційних технологій і систем на цьому рівні істотно підвищить продуктивність праці персоналу, звільнить його від рутинних операцій, можливо, навіть приведе до необхідності скорочення чисельності працівників.

На рівні операційної діяльності вирішують наступні задачі:

· обробка даних про операції, вироблених фірмою;

· створення періодичних контрольних звітів про стан справ у фірмі;

· одержання відповідей на всілякі поточні запити й оформлення їх у виді паперових чи документів звітів.

Приклади рутинних операцій:

· операція перевірки на відповідність нормативу рівня запасів зазначених товарів на складі. При зменшенні рівня запасу видасться замовлення постачальнику з вказівкою потребного кількості товару і термінів постачання;

· операція продажу товарів фірмою, в результаті якої формується вихідний документ для покупця в виді чека квитанції.

Приклад контрольного звіту: щоденний звіт про надходження і видачі наявних засобів банком, формований з метою контролю балансу наявних засобів.

Приклад запиту: запит до бази даних по кадрам, що дозволить одержати дані про вимоги, пропонованих до кандидатів на заняття визначеної посади.

Існує кілька особливостей, зв'язаних з обробкою даних, що відрізняють дану технологію від всіх інших:

· виконання необхідних фірмі задач по обробці даних. Кожній фірмі запропоновано законом мати і зберігати дані про свою діяльність, які можна використовувати як засіб забезпечення і підтримки контролю на фірмі. Тому в будь-якій фірмі обов'язково має бути інформаційна система обробки даних і розроблена відповідна інформаційна технологія;

· рішення тільки структурованих задач, для яких можна розробити алгоритм;

· виконання стандартних процедур обробки. Існуючі стандарти визначають типові процедури обробки даних і наказують їхнє дотримання організаціями усіх видів;

· виконання основного обсягу робіт в автоматичному режимі з мінімальною участю людини;

· використання деталізованих даних. Запису про діяльність фірми мають детальний (докладний) характер, що допускає проведення ревізій. У процесі ревізії діяльність фірми перевіряється хронологічно від початку періоду до його кінця і від кінця до початку;

· акцент на хронологію подій;

· вимога мінімальної допомоги в рішенні проблем з боку фахівців інших рівнів.

Основні компоненти. Представимо основні компоненти інформаційної технології обробки даних (рис. 3.12) і наведемо їх характеристики.

Збір даних. В міру того як фірма працює виготовляє продукцію чи надає послуги, кожна її дія супроводжується відповідними записами даних.

Рис. 3.12. Основні компоненти інформаційної технології обробки даних

Обробка даних. Для створення на основі даних, що надходять, інформації, що відбиває діяльність фірми, використовуються наступні типові операції:

· класифікація угруповання. Первинні дані звичайно мають вид кодів, що складаються з одного чи декількох символів. Ці коди, що виражають визначені ознаки об'єктів, використовуються для ідентифікації й угруповання записів. (Приклад. При розрахунку заробітної плати кожен запис містить у собі табельний номер працівника, код підрозділу, в якому він працює, займану посаду і т.п.. Відповідно до цих кодів можна зробити різні груповання.)

· сортування, за допомогою чого впорядковується послідовність записів;

· обчислення, що включають арифметичні і логічні операції. Ці операції, виконувані над даними, дають можливість одержувати нові дані;

· укрупнення агрегування, що служить для зменшення кількості даних і реалізоване у формі розрахунків підсумкових чи середніх значень.

Збереження даних. Багато даних на рівні операційної діяльності необхідно зберігати для наступного використання або тут же, або на іншому рівні. Для їхнього збереження створюються бази даних.

Створення звітів (документів). В інформаційній технології обробки даних необхідно створювати документи для керівництва і працівників фірми, а також для зовнішніх партнерів. При цьому документи в зв'язку з проведеною фірмою операцією так і періодично наприкінці кожного місяця, чи кварталу року.