Подготовка ОРД с использованием компьютерных технологий

Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий, устанавливает единый порядок оформления организационно-распорядительных документов (далее - документы) с использованием компьютерных технологий с учетом требований Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ 6.38-2004)

Печатание и оформление документов в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам со следующими параметрами настройки в редакторе Microsoft Word:

формат А4 (210 x 297 мм) - для протоколов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для писем - формат А4 и формат А5 (148 x 210 мм);

поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого - до 8 мм (когда текст не вмещается);

шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пунктов. В таблицах допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);

номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется);

Реквизиты документа (за исключением текста), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Отметка о наличии приложения" отделяют друг от друга одним интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным интервалом.

Например:

СОГЛАСОВАНО Одинарный

Председатель Комитета

по архивам и делопроизводству Точно 14 пт

при Совете Министров

Республики Беларусь Одинарный

Подпись Инициалы, фамилия Одинарный

Дата Полуторный

При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков (70 мм).

От границы левого поля (без отступа первой строки) печатают следующие реквизиты: "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ". Если заголовок к тексту превышает 5 строк, его допускается продлевать на 120 мм от левого поля документа.

Начало абзацев в тексте печатают с отступом первой строки 12,5 мм.

Реквизит "Адресат" оформляется с отступом от левого поля 80 мм.

Реквизиты "Гриф утверждения" и "Гриф ограничения доступа к документу" оформляется с отступом от левого поля 100 мм; отметка о приложении к правовому акту оформляется в правом верхнем углу колонтитула с отступом от левого поля 140 мм.

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" оформляется с отступом от левого поля 120 мм, на уровне последней строки наименования должности.

28. Реквизиты «Адресат», «отметка о наличии приложения», «заголовок к тексту»

Отметки о наличии приложения (22). Данный реквизит обычно дополняет, разъясняет, детализирует отдельные воп­росы основного документа.

Слово «Приложение» печатают от нулевого положения табулятора строчными буквами, после него ставится двоето­чие. Если документ имеет приложения, упомянутые в тек­сте, то их оформляют следующим образом:

Приложение: на 20 л. в 3 экз.

Если документ содержит приложения, на которые отсут­ствуют ссылки в тексте, их названия необходимо перечис­лить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложения: 1. Балансовый отчет на 50 л. в 2 экз.

2. Штатное расписание на 2 л. в 1 экз.

Заголовок к тексту (19). Реквизит предназначен для эф­фективного поиска документа, проведения его регистрации без предварительного прочтения всего текста, а также для контроля исполнения документа. Заголовок рекомендуется формулировать с помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос «о чем?», например приказ об уволь­нении, письмо о поставке продукции.

Исключение составляют акт, протокол, положение, ин­струкция, в которых заголовок сочетается в падеже с наиме­нованием документа. Например, акт - «чего?» - ревизии

кассы.

Заголовок текста печатают флаговым способом строчны­ми буквами от нулевого положения табулятора через один межстрочный интервал. Если заголовок к тексту превышает 140 знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до гра­ницы пятого положения табулятора после 40 печатных зна­ков или 100 мм от границы левого поля.

Адресат (16). Реквизит проставляют в правой верхней части документа от четвертого положения табулятора (после 32 печатных знаков от границы левого поля или 80 мм).

Адресат — сложный реквизит, включающий в себя сле­дующие части:

1) наименование учреждения и структурного подразделе­ния (в именительном падеже);

2) указание должности и фамилии получателя (в дательном падеже);

3) почтовый адрес.
Например:

Белорусский филиал «Мосэнергобанка» Начальнику управления инженерно-инвестиционной деятельности г-ну

Давыдову О.М.

ул. Луговая, 61, 220078, г. Минск

Если документ направляют частному лицу, то сначала приводят фамилию и инициалы получателя, а затем почто­вый адрес.