Роль документоведения в совершенствовании процессов управления

Делопроизводство возникает в процессе управления, но сам процесс управления может существовать только тогда, когда в нем поставлено делопроизводство, то есть, определен порядок документирования и организации работы с документами. Следовательно, делопроизводство и управление - это две стороны одного процесса, которые взаимообусловлены и взаимосвязаны. Без управленческого аппарата нет делопроизводства, без делопроизводства не может работать управленческий аппарат.

По существу, делопроизводство это технология управления, его "кухня". В делопроизводстве, как в зеркале, отражается сама система управления. И постановка делопроизводства в различных организациях отражает сегодня чаще всего недостаточно организованную систему управления с расплывчатыми задачами, отсутствием распределения обязанностей и делегирования полномочий на нижестоящий уровень. Процесс управления не прописан тщательно и скрупулезно, как этого требует организация управленческого труда в XXI веке.

Термин "делопроизводство" обозначает то же самое, что и термин "документационное обеспечение управления", который вошел в научный оборот сравнительно недавно в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию. Это было вызвано внедрением в сферу работы с документами средств компьютерной техники и появлением новых информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации.

Именно делопроизводство сегодня пытается провести упорядочение управленческого процесса путем расписывания порядка составления, оформления, утверждения, согласования, подписания, исполнения, сохранения документов при решении определенных вопросов.

Делопроизводственное обслуживание в организациях должно
выполняться организационно-обособленной службой структурным подразделением: управлением, отделом, канцелярией, сектором. А в небольших организациях, где объем обрабатываемых документов (документооборот) невелик и создание специального структурного подразделения нецелесообразно, всю работу, выполняемую службой делопроизводства, возлагают на секретаря руководителя или на специально назначенного работника.

Основными задачами службы делопроизводства или работника, ответственного за ведение делопроизводства, являются постановка и ведение делопроизводственного обслуживания, установления единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения) и заканчивая сдачей в архив.