Общая характеристика и состав группы справочно-информационных документов

К справочно-информационным документам относятся: акты, служебные, докладные, объяснительные записки, заявления, деловые письма и др. Они выполняют служебную роль по отношению к организационным. Характерно, что данные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом (как в случае рас­порядительных документов), а инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Протокол — документ, содержащий запись хода обсуж­дения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и других формах работы коллегиаль­ных органов.

Акт — документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами или одним должностным лицом) и подтверждающий установленные факты и события.

Докладная записка —документ информационного ха­рактера, адресуемый вышестоящему руководителю и содер­жащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с вы­водами и предложениями.

Объяснительная записка —справочно-информационный документ, объясняющий причины какого-либо дей­ствия, факта, происшествия, составляемый работником ор­ганизации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Различают также объяснительные записки, которые прилагают к некоторым документам, например к отчетам, актам, сметам. Их назначение в этом случае — дать поясне­ние каким-либо фактам в указанных документах (прил. 22).

Справка — документ информационно-справочного, ана­литического или отчетного характера, представляемый ру­ководству.

Письмо — обобщенное название различных по содержа­нию документов, пересылаемых по почте.

Служебное письмо выражает не личные интересы, а инте­ресы организации, т.е. юридического лица.