Способы удостоверения документов (подпись, гриф утверждения, печать)

Способы удостоверения документов (17, 23, 27). Удосто­верение документов является формой выражения ответ­ственности за их содержание и законность. Основные спосо­бы удостоверения документов — подписание, утверждение и проставление печати.

Подпись (23). Реквизит выступает обязательным элемен­том документа. В его состав входят:

1) наименование должности лица, подписавшего документ (печатают от нулевого положения табулятора);

2) личная подпись;

3) расшифровка подписи (печатается от шестого положения табулятора (после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм (2,6 мм • 48 = 124,8 мм), причем инициа­лы размещают перед фамилией, пробелы между инициала­ми и фамилией не делают.

Если документ подписан не на бланке, то в состав наиме­нования должности включают наименование организации:

Директор АО «Полесье» (подпись) Е.Л. Кротов

Две и более подписи проставляют в том случае, ес­ли за содержание документа несут ответственность несколь­ко лиц (это относится к финансовым документам, актам, до­кументам на получение товарно-материальных ценностей). Например:

Директор завода (подпись) В.М. Морозов

Главный бухгалтер (подпись) Л. П. Куравлева

Утверждение — особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений и должностных лиц.

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юри­дическую силу только с момента его утверждения.

Утверждение имеет два варианта оформления:

• утверждение документа руководителем;

• издание распорядительного документа (постановление, решение, приказ).

Гриф утверждения (17). Реквизит проставляют в правом верхнем углу первого листа документа от пятого положения табулятора (40 печатных знаков от границы левого ноля или 100 мм).

В соответствии со способом утверждения документа гриф имеет два варианта оформления.

В первом случае гриф состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, указания должности руководителя, наименования учрежде­ния, личной подписи, расшифровки подписи с инициалами перед фамилией и датой утверждения. Во втором случае пи­шется слово УТВЕРЖДЕНО, указываются вид распоряди­тельного документа (в именительном падеже), его номер и дата. Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДАЮ набираются прописными буквами без кавычек и пробелов.

УТВЕРЖДАЮ

Председатель правления банка

(подпись) В. И. Зотов

05.07.200Х

УТВЕРЖДЕНО

Приказ министра

финансов Республики Беларусь

11.12.200Х№22

Для удостоверения наиболее важных документов ставит­ся печать, свидетельствующая об их подлинности.

Печать (27) проставляется таким образом, чтобы ее от­тиск затрагивал часть названия должности и личной подпи­си подписавшего документ. Например:

Директор (печать) (подпись) С.А. Киселев

От 6-го положения табулятора после 48 печатных знаков 120 мм

Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в ее центре изображен герб государства, а по окруж­ности дается полное наименование организации. Оттиск та­кой печати проставляется на подлинниках документов, удос­товеряющих личность, стаж, квалификацию, на договорах, актах. Б]е проставление часто оговаривается в специальных нормативных правовых актах. Кроме гербовой печати в ор­ганизации бывает несколько простых печатей. Они могут иметь различную форму: квадратную, прямоугольную, треу­гольную, круглую. Место герба занимает название организа­ции или ее структурного подразделения. Простыми печатя­ми удостоверяют размножение экземпляра распорядитель­ных документов, копии документов, пропуск и др.

Служебные отметки на документах (резолюция, отметка о контроле, отметка об исполнителе, отметка о заверении копии, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, отметка о поступлении, отметка о переносе данных на машинный носитель)

Резолюция (18).Реквизит содержит указания руководи­теля по исполнению документа. Он включает:

1) фамилию, инициалы исполнителя;

2) предписание действий;

3) порядок и сроки исполнения;

4) подпись руководителя;

5) дату наложения резолюции.

Резолюция располагается на первом листе документа. Она выполняется рукописным способом под реквизитом «Ад­ресат» или на любой свободной от текста площади параллель­но или под углом к основному тексту. Помещать резолюцию на тексте и других реквизитах нельзя. Общие указания содер­жат предлог «к», например «к сведению», «к исполнению».

Конкретные указания выражаются в форме повелитель­ного наклонения или в неопределенной форме глагола и ад­ресуются подчиненным лицам, например: «Срочно принять меры»; «Немедленно подготовить письмо»; «Разобраться и доложить».

Градович Ю.М. Акулич В.В.

К исполнению

Подпись руководителя 10.10.2005

Отметка о контроле (20)необходима на документах, ис­полнение которых проверяется, и состоит из заглавной бук­вы «К» или слова КОНТРОЛЬ, которые пишут от руки или проставляют резиновым штемпелем на левом ноле докумен­та на уровне заголовка к тексту. Обычно их наносят цветным карандашом или чернилами красного цвета. Отметка может быть дополнена контрольной датой.

Отметка об исполнителе(28). Реквизит располагается на лицевой стороне последнего листа, пишется от границы ле­вого поля и включает фамилию исполнителя (без инициалов) и номер его телефона.

Ниже данного реквизита допускается указывать индекс машинистки (первые буквы в ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дату печатания. При оформлении на компьютере отметка выполняется размером шрифта 9 пт, перед фамилией исполнителя размещают индекс структурного подразделения, в котором создавался доку­мент, а на второй строке добавляется имя файла. Например:

Соколов 250 35

45 МЛ 5

Отметка о заверении копии (29). Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлин­ного документа и все его внешние признаки или часть его.

Организация может выдавать копии только тех докумен­тов, которые созданы в процессе ее деятельности. Характер­ной особенностью копии является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник, поэтому подлежит заверению.

Заверительную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого ноля. В нее входят: слово Вер­но (с прописной буквы без кавычек), наименование должнос­ти лица, заверившего копию, его личная подпись, расшиф­ровка подписи и дата заверения, например:

Верно

Инспектор отдела кадров (подпись, дата) Е.В. Крылов

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (30). Реквизит размещается в левом нижнем углу пер­вой страницы документа и включает:

1)слова «В дело» и индекс дела по номенклатуре дел,
в которое будет подшит документ;

2)краткие сведения о порядке решения вопроса;

3)подпись исполнителя (руководителя структурного подразделения -исполнителя);

4) дату.
Например:

В дело № 5-35

Подготовлен ответ № 13-17/214 от 20.01.200Х

(подпись) В. В. Лисов

22.01.200Х

Отметка о поступлении (31). Реквизит оформляется на входящих документах от руки или с помощью штампа в пра­вом нижнем углу первой страницы документа. В состав рек­визита входят сокращенное наименование организации (по­ручителя), дата поступления и регистрационный индекс до­кумента. Например:

АО «Импульс»

03.03.200Х

№ 11