Определение реквизита документа. Состав реквизитов, установленный СТБ 6.38-2004.

Реквизит документа- это обязательный элемент его оформления. Например, наименование документа, его автор, адресат, текст, дата составления документа, подпись на нем - все это реквизиты документа.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, составляющих документы, определяется их видом, назначением и другими факторами.

Для некоторых документов число реквизитов строго ограничено. С другой стороны, отсутствие или неправильное указание какого-либо обязательного реквизита в служебном документе делает его недействительным.

Набор реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром
документа.

Формуляр, характерный для конкретного вида документов, (например, приказа, заявления, протокола) называется типовым формуляром. Формуляры документов разрабатываются в соответствии со стандартами, принятыми в каждой стране. Например, в Республике Беларусь в соответствии со стандартом СТБ 6.38-2004.

В стандарте перечислены в определенной последовательности реквизиты,
присущие всем видам организационно-распорядительных документов,
изложены правила грамотного написания и оформления каждого
реквизита, а каждому реквизиту отведено определенное место на листе
бумаги.

Состав реквизитов:

1- Государственный герб Республики Беларусь;

2- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3- код организации: код ОКОГУ по [1] для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП по [2] для других организаций;

4- код документа по [3];

5- наименование вышестоящей организации;

6- наименование организации;

7- наименование структурного подразделения;

8— почтовый адрес отправителя;

9- коммуникационные и коммерческие данные;

10 - название вида документа;

11 - дата;

12- регистрационный индекс;

13- ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

14- место составления или издания;

15- гриф ограничения доступа;

16- адресат;

17- гриф утверждения;

18- резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20- отметка о контроле;

21- текст;

22- отметка о наличии приложения;

23- подпись;

24- гриф приложения;

25- гриф согласования;

26- визы;

27- печать;

28- отметка об исполнителе;

29- отметка о заверении копии;

30- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31- отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

32- отметка о переносе данных на машинный носитель.

21. Согласование служебных документов. Правила оформления реквизита «Виза» и «Гриф согласования».

Согласование служебных документов (25, 26). Согласова­ние является способом предварительной оценки сущности проекта документа. Оно проводится с организациями, струк­турными подразделениями и должностными лицами. Разли­чают внешнее и внутреннее согласование. Внешнее оформля­ется грифом согласования (25) или представлением протоко­ла обсуждения проекта документа на заседании коллектив­ного органа, внутреннее — визой (26).

Гриф согласования (25) проставляется слева ниже рекви­зита «Подпись» непосредственно от границы левого служеб­ного поля и включает следующие элементы:

1) слово СОГЛАСОВАНО, которое пишется прописными буквами без кавычек и двоеточия;

2) указание должности, включая наименование организации; 3) личную подпись; 4) расшифровку подписи (инициалы, фамилия); 5) дату. Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор ПО «Нефтегаз»

(подпись) С. С. Луговой

01.05.200Х

Если согласование документа производится коллегиаль­ным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

научно-технического совета

23.10.200Х№ 10

Визы (26). Реквизит располагают от границы левого слу­жебного поля (нулевое положение табулятора) ниже рекви­зита «Подпись» и проставляют на остающихся в организа­ции экземплярах документов. Первым проект документа ви­зирует исполнитель, что подтверждает его ответственность за содержание, полноту и качество документа. Затем визиро­вание осуществляется в следующей очередности: руководи­тели исполнителя; заинтересованные в документе должност­ные лица; представители общественных организаций (если необходимо); ответственные лица финансовых и экономи­ческих служб; заместитель руководителя организации (фир­мы), курирующий данный вопрос; главный бухгалтер (при необходимости); юристы; служба документационного обес­печения.

Например:

Юрисконсульт

(подпись) С. П. Кравцов

05.01.200Х

Визы проставляются на обороте первого экземпляра до­кумента, если он подлежит размножению. Если документ исходящий, визируются экземпляры, остающиеся в делоп­роизводстве учреждений. Внутренние документы визируют­ся на первом экземпляре. Отказываться от визирования не допускается.

Реквизит «Виза» используется и при оформлении проце­дуры ознакомления с документом.

Виза ознакомления начинается словами «С приказом (ак­том, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен(а, ы)» и включает личную подпись работника, ее рас­шифровку и дату, например:

С приказом ознакомлена (подпись) Л.В. Бахмутская

12.03.200Х