Составление и оформление докладной записки

Докладная записка - это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки могут составляться по вопросам основной деятельности (о выполнении плановых заданий, об автоматизации производства и т.п.), по личному составу (о переводе работника на другую работу, наложении дисциплинарного взыскания и т.п.), по административно-хозяйственным вопросам (о проведении ремонта, об утрате пропусков и удостоверений, об организации складского хозяйства и т.п.).

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

Докладные записки делятся на внешние и внутренние.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящего органа и подписывается руководителем организации - автора документа. Например, директор Национального исторического архива Беларуси может направить докладную записку на имя директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь: «О необходимости разработки положения о порядке оказания платных услуг и выполнения платных работ государственными архивами», «О необходимости создания издательского центра в системе Государственной архивной службы» и т.п.

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке.

Внутренняя докладная записка адресуется руководителю организации в порядке прямого подчинения и подписывается составителем. Например, внутреннюю докладную записку на имя директора может подать руководитель структурного подразделения (отдела, управления, сектора, цеха и т.п.): заведующий канцелярией - «О состоянии работы с документами в структурных подразделениях»; начальник отдела кадров - «Об организации курсов повышения квалификации работников» и т.п.

Внутренние докладные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении докладной записки используются следующие реквизиты:

- адресат;

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии приложения (если оно имеется);

- отметка об исполнителе (при необходимости);

- визы;

- подпись;

- дата;

- регистрационный индекс.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной составления документа, проводится их анализ. Текст докладной записки не следует начинать словами: «Довожу до вашего сведения». Предпочтительными являются следующие устойчивые обороты: «По вашему поручению проведена…», «Во исполнение приказа…», «В соответствии с планом…» и т.п.

Во второй (основной) части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы. Не рекомендуется заканчивать текст докладной записки словами: «Вносится на ваше рассмотрение», «Докладывается для принятия решения» и т.п. В конце текста докладной записки следует четко указать вносимое предложение (просьбу и т.д.) или сделать выводы. Заканчивать текст целесообразно словами: «Считаю (необходимым, целесообразным и т.д.)…», «Предлагаю… «, «Прошу…» и т.п.

Зарегистрированная докладная записка передается руководителю на рассмотрение. Результат рассмотрения отражается в резолюции, которая пишется на лицевой стороне первого листа документа между адресатом и текстом или на любом свободном месте (но не полях!). Резолюция может быть оформлена также на отдельном листе и приложена к докладной записке.