Реквизиты заголовочной части документов (постоянные).

К реквизитам заголовочной части документа относятся:

- Государственный герб РБ;

- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации;

- код документа;

- наименование вышестоящей организации;

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- почтовый адрес отправителя;

- коммуникационные и коммерческие данные;

- название вида документа;

- дата документа;

- регистрационный индекс;

- ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

- место составления или издания.

Рассмотрим более подробно каждый реквизит.

1. Государственный герб РБ.

Изображение Государственного герба РБ помещается на бланках документов и угловых штампах государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь.

Изображение Государственного герба РБ на бланках располагается в центре верхнего поля. Диаметр изображения - не более 17 мм.

Не допускается располагать изображение Государственного герба РБ между бланковыми надписями на двух языках.

2. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном законом порядке, по усмотрению организации помещаются на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля расположено изображение Государственного герба РБ.

Организации негосударственной формы собственности помещают эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) на верхнем поле бланка. При продольном расположении реквизитов эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещаются в центре верхнего поля бланка, при угловом - над серединой строки реквизита «наименование организации» («наименование вышестоящей организации»).

3. Код организации.

Код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа.

Органы государственной власти и управления указывают код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления». Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели».

4. Код документа.

Код документа располагается на верхнем поле справа под кодом организации.

При составлении конкретных документов код проставляется только на тех из них, унифицированные формы которых включены в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы».

5. Наименование вышестоящей организации.

Этот реквизит обозначает ведомственную принадлежность организации - автора документа.

При наличии вышестоящей организации указывается ее полное официальное наименование.

6. Наименование организации.

Наименование организации обозначает автора документа, которым является юридическое лицо, создавшее документ.

Наименование организации - автора документа указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней. Сокращенное наименование организации приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного или в скобках.

Документ, подготавливаемый совместно двумя и более организациями, оформляется на чистом листе бумаги. Наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне.

Пример

При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк.

7. Наименование структурного подразделения.

Наименование структурного подразделения указывается на документе в том случае, если оно является его автором.

8. Почтовый адрес отправителя.

Почтовый адрес отправителя оформляется в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи.

Пример

ул.Кропоткина, 55, 220002, г.Минск.

9. Коммуникационные и коммерческие данные.

Коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи) помещаются ниже почтового адреса отправителя. Группы цифр в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации.

Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка и т.д. и располагаются ниже коммуникационных данных.

10. Название вида документа.

Название вида документа определяется его назначением и должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия, а также Табелю унифицированных форм документов организации.

Реквизит «название вида документа» должен содержать каждый документ. Это позволяет выделить искомый документ из всей массы документов, дает самое первое общее представление о нем. На письмах название вида документа не указывается.

Этот реквизит помещается после указания автора документа выше реквизитов «дата» и «регистрационный индекс» и пишется прописными буквами без разрядки, например: ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ, РЕШЕНИЕ, ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.

Вид документа может быть указан заранее при изготовлении бланка (такие бланки называются специальными, т.е. для отдельных видов документов; они изготавливаются на основании общего бланка организации). В остальных случаях для обозначения вида документа на бланке оставляется свободное место, которое заполняется при составлении конкретного документа (такие бланки называют общими). В служебных документах с продольным вариантом расположения реквизитов на бланке название вида документа дается посередине, а при угловом варианте - в левом верхнем углу. При использовании бланка на двух языках название вида документа указывается на этих языках, например: ЗАГАД - ПРИКАЗ, ДАВЕДКА - СПРАВКА.

11. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), датой является дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др.) - дата утверждения.

Датой совместного документа является дата его подписания последней организацией.

При подготовке проекта документа допускается указывать только обозначение месяца и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах: «текст», «ссылка на индекс и дату входящего документа», «резолюция», «визы», «гриф приложения», «отметка о наличии приложения», «отметка о поступлении», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «отметка о заверении копии», «отметка о переносе данных на машинный носитель» - оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.

Пример

08.07.2007

При оформлении дат в документах, содержащих сведения финансового характера, а также нормативных правовых актах Республики Беларусь допускается использование словесно-цифрового способа: число и год указывают арабскими цифрами, а месяц - прописью.

Пример

6 февраля 2006 г.

12. Регистрационный индекс.

Регистрационный индекс документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.

Регистрационный индекс не следует путать с регистрационным номером документа. Регистрационный номер отражает только порядковый номер, присвоенный входящему, исходящему или внутреннему документу при его регистрации в пределах календарного года.

Например, регистрационный индекс приказа по основной деятельности, как правило, включает только регистрационный номер (индекс и номер совпадают): № 1, № 2 и т.д. Регистрационный индекс приказа о приеме на работу кроме регистрационного номера содержит дополнительное литерное обозначение, выделяющее его из ряда других приказов: № 1-к, № 2-к и т.д. Регистрационный индекс письма наряду с порядковым регистрационным номером включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет подшит документ после исполнения: № 1-15/118, где 1-15 - индекс дела по номенклатуре, 118 - порядковый номер. Регистрационный индекс обращений граждан часто включает начальную букву фамилии автора и порядковый номер поступившего обращения: № А-124.

На документах, изданных (составленных) совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо), например № 215/68.

13. Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа.

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа располагается на бланке для писем и включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.

14. Место составления или издания.

Реквизит «место составления или издания» располагается под реквизитами «дата» и «регистрационный индекс».