Текст документа. Формы представления текста унифицированных документов

Текст документа- информация, зафиксированная письмом или любой системой зву­козаписи, заключающая в себе всю основную часть документа.

В зависимости от количества вопросов, затрагиваемых в документе, выделяют доку­менты простыеи сложные.

Простые документы- это те документы, в которых рассматривается один вопрос.

Сложные документы- те документы, в которых рассматривается несколько вопросов.

Простые документы более удобны в обработке, легче регистрируемы, их легче подши­вать в дела, использовать в архиве. Обработка сложных документов может вызвать ряд труд­ностей. Их сложно регистрировать (в графу содержания журнала / карточки надо писать не­сколько вопросов, при направлении на исполнение, если вопросы касаются разных струк­турных подразделений организации, нужно устанавливать очередность выполнения или снимать копию с документа). Исполнение документа задерживается. Если исполнение во­просов, поднятых в документе, взято на контроль и исполнители и сроки исполнения разные, то на каждый вопрос приходится заполнять отдельную контрольную карточку. Еще сложнее решается вопрос при помещении документа в дело. Если информация, зафиксированная в документе, имеет большое научное и практическое значение, при формировании дел иногда снимают копии и делают выписки, помещая в разные дела в соответствие с номенклатурой.

Сложными являются такие документы, как правила, приказы, протоколы, отчеты.

Письма и докладные записки должны составляться по одному вопросу.