Сутність і основні елементи системи зв’язків з громадськістю

Система(від грец. systema — ціле, складене із частин і об’єднане) — це безліч або певна кількість елементів, взаємопов’язаних та взаємодіючих один з одним, які створюють цілісність, єдність. Існує кілька типів системи:

1) система неорганічної природи;

2) біологічні — системи певних організмів;

3) соціальні (прості й складні);

4) абстрактні (поняття, теорії, гіпотези, наукові знання
і т. ін.);

5) лінгвістичні (мовні) тощо.

Система зв’язків з громадськістю — це підсистема загальної соціальної системи, яка обслуговує економічну, політичну, соціально-культурну системи — підсистеми загальної соціальної системи, їхню інформацію та зв’язки з громадськістю, управління громадською думкою.

Система ЗЗГ складається з таких основних елементів:

1) організація (керівник, фірма, заклад), яка зацікавлена у зв’язках з громадськістю;

2) громадськість — це певна група (групи) людей, які виражають свою думку з тієї чи іншої проблеми, а також реагують на події, заходи та поведінку своєї організації та ситуацію, що виник­ла (відкрита і закрита групи);

3) громадська думка — рівень і стан масової свідомості громадськості;

4) інформація — первинні дані про конкретний предмет, явище, процес, їхні кількісні та якісні характеристики, які отримуються і передаються людьми усним та письмовим способами або за допомогою технічних прийомів;

5) канали збору, переробки інформації — безпосереднє спілкування, телефон, радіо, преса, телебачення тощо, а також зворот­ний зв’язок;

6) бар’єри, що обмежують, перешкоджають обміну інформа-
цією;

7) дослідні організації і агенції зі зв’язків з громадськістю
та ін. (схема 3).

Усі названі елементи системи ЗЗГ безперервно взаємодіють і пов’язані між собою. Якщо не існує певної організації (фірми, закладу, керівника), то ЗЗГ нікому здійснювати, і навпаки, не існує такої організації (не може бути), яка не мала б свою громадськість, зацікавлену у зв’язках зі своєю організацією (керівником, фірмою, закладом), тобто будь-яка система ЗЗГ є об’єктивно необхідною.

Схема 3

Система зв’язків з громадськістю

З цієї досить спрощеної схеми випливає, що будь-яка система ЗЗГ існує і функціонує в певному соціальному середовищі і є час­тиною загального соціального середовища.

Визначаючи і характеризуючи систему ЗЗГ та її елементи, слід зазначити, що:

по-перше, система ЗЗГ створюється лише тоді, коли є реальна організація, яка зацікавлена в ній;

по-друге, фірма (організація)-замовник завжди виступає в ролі ініціатора у встановленні зв’язків зі своєю (цільовою) аудиторією,
а також у здійсненні зворотного зв’язку;

по-третє, агенція, що отримує замовлення, збирає, обробляє, аналізує і систематизує необхідну інформацію для здійснення
ЗЗГ;

по-четверте, кожне звернення ЗЗГ має три основні частини: 1) заголовок (назву), в якому стисло викладено ідею всього тексту звернення і який зазвичай складається із 6—10 слів; 2) основний текст, що має бути представлений у стислій письмовій формі, написаний грамотно, зрозумілою мовою, з чітким визначен­ням мети, принципових способів і методів виконання поставле­ного завдання (що? де? коли? яким чином?); 3) фірмовий знак, реквізити, що характеризуються чітко визначеною докладною адресою, номерами банківського рахунка, телефону, факсу, телексу, торгової марки;

по-п’яте, канали передачі інформації містять велику кількість форм просування інформації, зокрема:

· усні мовні звернення (ораторські виступи, відкриття ярмарків, аукціонів, дикторський текст по каналах радіо та телебачення);

· візуальні форми (реклама фільмів, відеоролики і кліпи з виділенням фірмового кольору, товарного знака, фірмового стилю, традицій);

· засоби масової інформації (ЗМІ) — преса, радіо, телебачення;

по-шосте, цільова аудиторія являє собою певну частину співтовариства (суспільства), конкретну групу реальних та потенційних споживачів з виокремленням їхніх специфічних ознак (психологічних, соціальних з урахуванням їхнього ставлення до реаль­них економічних, соціальних, політичних та духовно-культурних процесів, до своєї організації);

по-сьоме, зворотний зв’язок, який відіграє велику роль в ефективному функціонуванні всієї системи зв’язків з громадськістю, забезпечує організацію інформацією про стан громадськості та її реакцію на діяльність керівництва своєї організації (фірми). Крім того, соціальне середовище, всередині якого функціонує система ЗЗГ, як правило, має різні перешкоди для її функціонування у вигляді інформаційних бар’єрів, що заважають нормальному проходженню інформації. Для подолання цих бар’єрів спеціалісти ЗЗГ мають володіти комплексом знань і професіоналізмом у таких галузях, як соціологія, психологія, юриспруденція, журналістика, менеджмент і маркетинг.

Лише глибокі знання системи ЗЗГ, усіх її елементів та локальних етапів функціонування дасть спеціалістам із ЗЗГ і керівництву організації можливість наповнити модель системи певним конкретним змістом, знайти напрями, форми і методи впливу на громадськість з урахуванням її інтересів та інтересів самої організації.